Ochrana súkromia

1. Správca údajov a prevádzkovateľ služby

Správcom osobných údajov, ktoré zákazník do služby vkladá (údaje používateľov, kontaktov, dokladov a pod.), je v typickom usporiadaní zákazník — podnikajúca právnická alebo fyzická osoba, ktorá službu využíva. Pre práva dotknutých osôb v tomto rozsahu kontaktujte príslušnú osobu u zákazníka.

Prevádzkovateľom cloudovej služby OmniFlow je spoločnosť OmniSys s.r.o., so sídlom Martinů 1342, 250 92 Šestajovice, Česká republika, IČO 24937282, DIČ CZ24937282. Voči údajom spracúvaným v rámci služby pre zákazníka vystupuje OmniSys ako sprostredkovateľ v zmysle čl. 4 ods. 8 GDPR (spracúvanie na pokyn správcu a v rozsahu zmluvného dojednania). Otázky k spracúvaniu zo strany prevádzkovateľa môžete smerovať na contact@omniflow.cz.

2. Aké údaje spracúvame

• Používatelia: meno, e-mail, heslo (neúplné), prístupové oprávnenia k firmám
• Kontakty a odberatelia: meno, IČO, DIČ, adresa, e-mail, telefón – údaje zadané v systéme
• Doklady: faktúry, ponuky, zálohy, prijaté faktúry – obsahujú údaje o odberateľoch a dodávateľoch
• Technické údaje: IP adresa pri prihlásení, záznamy o odoslaných e-mailoch (pre faktúry, upomienky)

3. Účel a právny základ spracúvania

Údaje spracúvame na prevádzku fakturačného systému: vydávanie dokladov, evidenciu kontaktov, odosielanie faktúr e-mailom, účtovné a daňové povinnosti. Právnym základom je plnenie zmluvy, oprávnený záujem správcu alebo zákonná povinnosť.

4. Cookies

Aplikácia používa tieto cookies:

• omniflow_session: technická cookie pre prihlásenú reláciu (session). Nevyhnutná pre fungovanie aplikácie. Platnosť do zavretia prehliadača alebo do určitej doby nečinnosti.
• omniflow_cookie_consent: ukladá voľbu v cookie lište. Platnosť je obmedzená (typicky až jeden rok podľa nastavenia prevádzkovateľa inštalácie). Po „Rozumiem“ je hodnota plný súhlas; ak lišta ponúka „Odmietnuť“, uloží sa voľba len nevyhnutných cookies (technická hodnota v prehliadači).

Cookies sú nastavené s atribútmi HttpOnly, SameSite=Lax a v produkcii tiež Secure.

5. Doba uchovávania

Účtovné doklady a súvisiace údaje sa uchovávajú v súlade s platnými právnymi predpismi (zákon o účtovníctve, zákon o DPH – typicky 10 rokov). Údaje používateľov a kontaktov sa uchovávajú počas trvania zmluvy a podľa zákonných lehôt po jej skončení.

Údaje, ktoré zákazník do služby vloží, nie sú sprístupňované tretím osobám mimo nižšie uvedených subsprostredkovateľov a mimo používateľov s oprávnením v rámci príslušnej organizácie či firmy a prevádzkových zásahov v nevyhnutnom rozsahu (podpora, bezpečnosť, plnenie zmluvy o spracúvaní). Ak oprávnená osoba požiada o výmaz údajov, pri ktorých zákon neukladá dlhšie uchovávanie, vykonáme výmaz v aktívnych systémoch bez zbytočného odkladu. Kópie môžu v zálohách pretrvať najdlhšie počas bežnej rotácie záloh prevádzkovateľa (obvykle nie dlhšie ako 30 dní od okamihu, keď sa výmaz prejaví v bežnej prevádzke). Obdobne možno vyžiadať odstránenie dočasných technických záznamov z neprijatých alebo nespárovaných e-mailov s bankovými výpismi.

6. Vaše práva

V súlade s GDPR máte právo na prístup k údajom, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a námietku. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému úradu (ÚOOÚ). Na uplatnenie práv kontaktujte správcu údajov (pozri odsek 1).

7. Bezpečnosť a zdieľanie

Údaje sú uložené v zabezpečenej databáze. Heslá sa ukladajú v šifrovanej podobe (bcrypt). K prevádzkovým dátam majú prístup používatelia, ktorých zákazník do služby pozval a oprávnil. Zamestnanci a prípadní zmluvní spolupracovníci prevádzkovateľa (OmniSys s.r.o.) môžu k údajom pristupovať len v nevyhnutnom rozsahu — najmä technická podpora na žiadosť zákazníka, zaistenie bezpečnosti a dostupnosti služby, riešenie incidentov a plnenie zmluvy — a sú viazaní mlčanlivosťou či obdobnými záväzkami. Údaje neposkytujeme tretím stranám na marketingové účely. Môžu byť odovzdané na základe zákonnej povinnosti (súd, správa daní) alebo v súvislosti s odosielaním e-mailov (vlastné SMTP zákazníka či infraštruktúra uvedená pri subsprostredkovateľoch).

8. Subsprostredkovatelia

Prevádzkovateľ služby OmniFlow, spoločnosť OmniSys s.r.o., využíva na poskytovanie služby nasledujúcich subsprostredkovateľov (sprostredkovateľov v zmysle čl. 28 GDPR), s ktorými má uzavreté zodpovedajúce záväzky:

• Hetzner Online GmbH (Nemecko, EÚ) — prevádzka serverovej infraštruktúry (hosting), na ktorej beží aplikácia OmniFlow a súvisiace úložiská.
• Seznam.cz, a.s. — prenos a doručenie e-mailov odosielaných zo služby prostredníctvom systémového (predvoleného) SMTP prevádzkovateľa; obsah správy a údaje o príjemcovi môžu prejsť infraštruktúrou tohto poskytovateľa. Ak si zákazník zvolí vlastný SMTP server, odoslanie týchto správ u tohto subsprostredkovateľa typicky neprebieha (odovzdáva sa priamo poskytovateľovi zvolenému zákazníkom).
• WEDOS Internet, a.s. — hosting prezentačných webových stránok služby (napr. omniflow.cz), nie prevádzkového prostredia samotnej aplikácie.

Zoznam subsprostredkovateľov môžeme v priebehu prevádzky rozumne upraviť (napr. zmenou poskytovateľa pri zachovaní zodpovedajúcej úrovne ochrany). Aktuálne znenie je vždy uvedené na tejto stránke.

9. Zmeny

Tieto zásady môžu byť aktualizované. Významné zmeny budú zverejnené na tejto stránke s uvedením dátumu poslednej aktualizácie.

Rovnaké predvolené znenie zásad je v aplikácii na adrese https://app.omniflow.cz/privacy. Stránka je prístupná aj bez prihlásenia.