Nápověda aplikace

Nejdůležitější pojem v celé aplikaci je Aktivní firma. Vše, co vidíte (doklady, kontakty, sklad, přehledy), patří právě k ní.

Co to znamená v praxi:

• Když přepnete firmu, přepnete i všechna data.
• Když „něco chybí“, nejčastěji je vybraná jiná firma.
• Exporty i e-maily vždy vycházejí z aktivní firmy.

Účty a firmy: V systému může být více uživatelských účtů (každý se přihlašuje vlastním e-mailem a heslem). Jeden účet není automaticky u všech firem – každý uživatel vidí jen firmy, ke kterým má přiřazený přístup. Firmu, ke které nemáte oprávnění, v přepínači vůbec neuvidíte. Více v sekci Uživatelé a přístupy.

Kde jste: Tato nápověda je veřejná — číst ji můžete i bez účtu a bez přihlášení, klidně před registrací. Krátké představení služby s rozcestníkem najdete na stránce `/doc`; vývojáře integrací zajímá API dokumentace na `/api/docs`.

Doporučený první postup po založení účtu:

• Otevřete Nastavení firmy a doplňte identifikační/fakturační údaje.
• Nastavte číselné řady a základní fakturační volby.
• Přidejte Kontakty (odběratelé/dodavatelé).
• Pokud evidujete položky, připravte i Sklad.
• Poté začněte s doklady (typicky Nabídka -> Vydaná faktura).

Důležité pojmy, které se opakují:

• Stav dokladu = v jaké fázi doklad je (viz Stavy dokladů).
• Zákaznický účet = komu je účtována služba OmniFlow (viz Zákaznický účet).
• Firma = subjekt, za který vystavujete vlastní doklady v aplikaci (viz Nastavení firmy).

Dashboard je hlavní přehled aktivní firmy. Ukazuje, co je potřeba řešit teď: neuhrazené pohledávky, závazky, termíny, notifikace a rychlé odkazy do modulů.

Co zde uvidíte:

• souhrn částek a počtů dokladů,
• přehled po splatnosti,
• novinky/notifikace,
• odkazy na nejčastější akce.

U plátců DPH můžete v panelu období přepínat zobrazení souhrnných částek s DPH a bez DPH (přepínač u celkových čísel na přehledu).

Legislativní upozornění (ČR, typicky neplátci DPH): Na přehledu se může objevit banner se součtem základu bez DPH z vydaných faktur za kalendářní rok vůči prahům, které v aplikaci sleduje Provozovatel OmniFlow (limity se v čase mění). Jde o orientační informaci. Pro posouzení registrace k DPH, milionářské daně a dalších povinností je vhodné se vždy poradit s účetním. OmniFlow není právní ani daňový poradce.

Jak s dashboardem pracovat:

• berte ho jako rozcestník, ne jako místo pro detailní editaci,
• na nesrovnalosti klikněte do konkrétního modulu (faktury, přijaté, sklad...),
• pokud čísla nesedí, ověřte aktivní firmu a filtry období.

Vyhledávání pracuje vždy v kontextu aktivní firmy a prohledává doklady včetně objednávek zákazníka, kontakty, produkty a dodavatele podle čísla dokladu, názvu, IČO, e-mailu a podobných polí podle typu záznamu.

Minimum dotazu: zadejte alespoň 2 znaky textu, nebo vyberte štítky (lze i kombinovat).

Filtry typu záznamu: zaškrtnutím omezíte výsledek jen na vybrané kategorie (např. jen vydané faktury). Když nic nezaškrtnete, prohledají se všechny podporované typy.

Štítky: můžete vybrat jeden nebo více štítků. Režim nebo znamená, že stačí, když záznam má kterýkoli ze zvolených štítků. Režim a zároveň vyžaduje u záznamu všechny zvolené štítky najednou.

Omezení četnosti: při velkém množství dotazů za krátkou dobu může aplikace vyhledávání dočasně zpomalit – jde o ochranu před zneužitím.

Nápověda při psaní: v horní liště a na stránce Hledat se při zadání alespoň dvou znaků zobrazí náhled několika výsledků (oddělený limit oproti celému výpisu); odkazem Zobrazit všechny výsledky přejdete na úplné hledání s filtry.

V jedné organizaci může být více firem a více uživatelů. Každý uživatel má vlastní přihlašovací účet (e-mail + heslo + povinné 2FA — viz Dvoufázové přihlášení (2FA)).

Jak funguje „pouze některé firmy“:

• V přepínači firem vidíte jen ty subjekty, ke kterým má váš účet v aplikaci přiřazení.
• K firmě, která v seznamu není, se nedostanete – nemá to být chyba zobrazení, ale absence oprávnění.
• Po přepnutí aktivní firmy se mění všechna data v celé aplikaci.

Role uvnitř firmy (nastavuje ji typicky vlastník v Nastavení → Uživatelé):

• Vlastník – správa uživatelů a pozvánek, nastavení firmy, širší oprávnění včetně citlivějších akcí na dokladech tam, kde to aplikace vyžaduje.
• Účetní – důraz na účetní práci; například část operací u přijatých faktur je vyhrazena roli vlastníka nebo účetního.
• Editor – běžná práce s doklady a číselníky podle stavu dokladu a pravidel modulu.

Jak někdo přístup získá:

• Pozvánka e-mailem z Nastavení firmy → Uživatelé (vlastník odešle odkaz; kolega dokončí registraci nebo se přihlásí a pozvánku přijme).
• Po přijetí se uživatel objeví u firmy s přidělenou rolí.

Co dělat, když něco nejde:

• Chybí firma v seznamu → domluvte se s vlastníkem organizace.
• Chybí tlačítko u dokladu → viz Stavy dokladů a Tipy a blokace (rola, stav, návazný doklad).

V profilu spravujete svůj přihlašovací účet (ne údaje firmy na faktuře): osobní údaje, heslo, dvoufázové přihlášení, časové pásmo, notifikace a vlastní relace.

Co zde můžete dělat:

• změnit jméno a kontaktní údaje účtu,
• spravovat 2FA — podrobně Dvoufázové přihlášení (2FA),
• změnit heslo (se zadáním současného hesla; po změně vás aplikace odhlásí),
• nastavit časové pásmo (výběr z obecných oblastí světa; některé časy v aplikaci, např. u zpráv z banky, se zobrazí podle vašeho pásma),
• nastavit notifikace – u každého typu události lze zvolit doručení v aplikaci a kde je k dispozici i e-mailem (např. spárování platby z banky),
• odhlásit konkrétní relace zařízení,
• zobrazit firmy, do kterých máte přístup.

Záložka Heslo a bezpečnost sdružuje 2FA, heslo a volbu e-mailu při novém přihlášení z neznámého zařízení.

Výchozí kanály pro nové členy firmy nastavuje ve Nastavení firmy → Notifikace jen vlastník – jde o šablonu pro uživatele, kteří se k firmě přidají později; své vlastní předvolby si každý upraví v profilu.

Důležité:

• změna profilu neznamená změnu údajů firmy na dokladech,
• údaje firmy řešíte v Nastavení firmy,
• přístupy k firmám řeší vlastník přes pozvánky (Uživatelé a přístupy),
• role ve firmě (vlastník, účetní, editor) neřídí vaše osobní heslo ani 2FA.

U každého účtu je dvoufázové přihlášení povinné — po správném e-mailu a hesle vždy následuje druhý krok ověření. 2FA nelze úplně vypnout.

Výchozí metoda — kód na e-mail

• Po přihlášení přijde na váš e-mail 6místný kód (platnost je časově omezená).
• Na obrazovce ověření můžete požádat o nový kód (s limitem opakování).
• Odkaz Zpět na přihlášení zruší rozpracované přihlášení a vrátí vás na přihlašovací formulář.

Volitelně — aplikace Authenticator

• Místo e-mailu můžete použít mobilní aplikaci (Google Authenticator, Authy, Hesla na iPhonu, …).
• Po aktivaci se při přihlášení e-mail s kódem neposílá — zadáváte kód z aplikace.
• Nastavení: Profil → záložka Heslo a bezpečnost → Nastavit Authenticator (nejdřív heslo).

Postup zapnutí Authenticatoru

• 1) Potvrdit aktuální heslo.
• 2) Naskenovat QR kód (nebo zadat tajný klíč ručně).
• 3) Zadat 6místný kód z aplikace a aktivovat.
• 4) Uložit záložní kódy — zobrazí se jen jednou; každý kód lze použít při přihlášení jen jednou.

Rozpracovaný přechod na Authenticator

• Pokud začnete nastavení a nedokončíte ho, v profilu zůstane upozornění „rozpracováno“ — do té doby platí e-mail.
• Dokončíte přes Pokračovat v nastavení, nebo přechod zrušíte (heslo + potvrzení) — aplikace smaže rozpracovaný QR/secret a odhlásí vás ze všech zařízení; přihlaste se znovu (dál e-mail).

Heslo u citlivých změn

• Zapnutí, vypnutí nebo regenerace záložních kódů Authenticatoru vyžaduje aktuální heslo — stejná logika jako u změny hesla (ochrana před útočníkem s otevřenou session).

Vypnutí Authenticatoru

• V profilu → heslo → Vypnout Authenticator — návrat na e-mailové kódy při každém přihlášení.

Ztráta telefonu nebo aplikace

• Na přihlášení zvolte záložní kód (pokud jste si je uložili při aktivaci).
• Jinak napište podpoře OmniFlow na podpora@omniflow.cz.
• Při ztrátě přístupu vám podpora pomůže obnovit přihlášení (včetně návratu na e-mailové kódy).

Co se netýká role ve firmě

• 2FA a heslo jsou vždy osobní — účetní, editor i vlastník firmy si spravují vlastní přihlášení. Role ve firmě (Uživatelé a přístupy) řídí doklady a nastavení firmy, ne heslo kolegy.

Modul Vydané faktury slouží k vystavování faktur zákazníkům a jejich celému životnímu cyklu.

Co v modulu typicky je:

• přehled a filtry (stav, období, zákazník),
• nová faktura / úprava existující,
• číslo dokladu, datum vystavení, DUZP, splatnost,
• odběratel z Kontaktů nebo ruční vyplnění údajů,
• tabulka položek (množství, jednotka, cena, sleva, DPH),
• poznámky, platební údaje, příloha,
• PDF (náhled / tisk),
• e-mail zákazníkovi (pokud je SMTP nastaveno),
• evidence úhrad a automatická změna stavu podle splatnosti a plateb,
• export podle aktuálního filtru,
• návaznosti: převod z Nabídky, propojení se zálohou, vytvoření dobropisu,
• Pravidelné faktury — měsíční opakování z konceptu; podrobnosti v podsekci Pravidelné faktury.

Co musíte mít splněné, aby šlo spolehlivě pracovat:

• vyplněná firma v Nastavení firmy (IČO, adresa, údaje na doklad),
• nastavené číselné řady a výchozí fakturační volby v Nastavení → Fakturace,
• u odběratele ideálně založený Kontakt,
• pro e-mail odesílání nastavené SMTP v Nastavení → SMTP.

Podrobnější části (životní cyklus, portál v e-mailech, kontroly a exporty) najdete v podmenu vlevo po rozbalení této kapitoly.

Co se děje při vytvoření nové faktury:

• Aplikace přidělí nebo navrhne číslo dle řady a uloží řádek dokladu + řádky položek.
• Uložením konceptu můžete doklad dál upravovat.
• Při přechodu na „ostřejší“ stav (např. odeslání) se často zpřísní možnost úprav.
• U skladových položek může v okamžiku odsouhlasení/vystavení proběhnout vyskladnění (viz Sklad).

Kam se data „propisují“:

• Stav a částky jsou vidět v přehledech, na dashboardu a v exportech.
• PDF vždy odpoví tomu, co je na dokladu uloženo v okamžiku stažení nebo odeslání.
• Změny a akce se evidují v Historii akcí a při platbách v dílčích záznamech úhrad.
• Návazný dobropis mění částky a vztah k původní faktuře; původní doklad pak může mít omezenější akce.

Stavy stručně (podrobněji Stavy dokladů):

• Koncept – příprava, úpravy obvykle povoleny.
• Odesláno – doklad je vůči odběrateli dokončen v ostrém režimu.
• Po splatnosti / Uhrazeno – podle data splatnosti a evidence plateb.
• Storno – ukončení bez dalšího použití.

Zrušení uhrazené faktury: uhrazenou fakturu nelze stornovat ani smazat napřímo. Je-li uhrazená z banky, použijte na detailu (nebezpečná zóna) Zrušit párování platby — bankovní transakce se vrátí mezi nesparované a faktura zpět na *Vystavená*. Pak ji lze stornovat a jako Majitel i trvale smazat. Při novém vystavení faktury se taková nesparovaná platba může automaticky spárovat, sedí-li VS, částka i měna.

Když máte v Nastavení → Firma doplněný identifikátor portálu (slug), mohou e-maily zákazníkovi (odeslání faktury, upomínky, poděkování po úplné úhradě) obsahovat odkazy bez přihlášení na náhled faktury a na přehled dokladů odběratele. Při ručním odeslání lze odkaz na konkrétní fakturu zapnout zaškrtávkou v dialogu (dle Nastavení → Fakturace).

U kontaktu musí existovat tajný token portálu — vygenerujete ho na detailu kontaktu; u hromadného doplnění postupujte podle Zákaznický portál faktur a nastavení Fakturace.

Ve výchozích textech šablon v Nastavení → Šablony e-mailů je u upomínek a poděkování proměnná `{{portal_odstavce}}`. U dříve uložených vlastních šablon ji po aktualizaci případně doplňte ručně nebo použijte Obnovit výchozí pro daný typ.

Úplný popis portálu pro odběratele, bezpečnosti a regenerace odkazu: Zákaznický portál faktur.

Spolehlivost plátce DPH

• U odběratele označeného jako plátce DPH může aplikace před vystavením nebo odesláním faktury zobrazit upozornění, pokud je subjekt v dostupném státním rozhraní veden jako nespolehlivý plátce. Jde o upozornění k ovážení; rozhodnutí o vystavení dokladu je vždy na vás.

Duplicitní doklady

• Při ukládání nové vydané faktury, nabídky, zálohy, přijaté faktury nebo dobropisu z konceptu může systém najít podobné již uložené doklady (datum, částka, partner, položky) a zobrazit upozornění s odkazy. Pokud jde o záměr, potvrďte pokračování na formuláři. U úpravy již dříve vystavené faktury se tato kontrola neprovádí.

ISDOC a PDF

• U vydané faktury a zálohy lze po vystavení stáhnout ISDOC (XML) a při odeslání e-mailem zákazníkovi přiložit ISDOC spolu s PDF. PDF je ve formátu vhodném pro import do účetnictví (může obsahovat vložený ISDOC).

• U dokladu ve stavu koncept obvykle není k dispozici samostatné stažení PDF/ISDOC z lišty jako u vystaveného dokladu – dokončete vystavení/odeslání, pak exporty použijte.

Platební QR (SPD)

• Rychlá úhrada přes QR v aplikaci vychází z českého standardu SPD. Kód se na doklad přidá jen při českém IBAN u zvoleného účtu v Nastavení → Bankovní účty a při měně CZK na faktuře; jinak zůstávají údaje pro převod v textu a QR chybí. U nečeského účtu je v nastavení účtů vysvětlení.

Pokud chybí tlačítko, zkontrolujte stav dokladu, svou roli (Uživatelé a přístupy) a zda neexistuje dobropis nebo jiná blokující návaznost.

Pravidelné faktury slouží k měsíčnímu opakování stejné faktury (nájem, předplatné, pravidelná služba).

Jak začít

1. Vytvořte koncept faktury (odběratel, položky, poznámky). Do názvu položky služby napište zástupný symbol, např. `Správa ICT {{billing_yyyy_mm}}`.

2. Na formuláři `/invoices/create` nebo `/edit` zapněte přepínač Pravidelná faktura — vpravo nastavíte kalendář a režim, dole Uložit pravidelnou fakturu.

3. Alternativně: u konceptu akce Nastavit jako pravidelnou, u vystavené faktury Kopírovat a nastavit pravidelnou.

Kde najdete přehled

• `/invoices/recurrence` — seznam řad, plán vystavení a historie; tlačítko Pravidelné faktury v hlavičce `/invoices`,
• filtr Pravidelné na `/invoices` — vzory (číslo Pravidelná, stav Vzor) a měsíční koncepty ke kontrole (číslo Koncept + ikona, stav Ke kontrole),
• u kontaktu záložka Pravidelné.

Vzor

• Vzor je uložený koncept, ze kterého systém každý měsíc připraví doklad. Uložení vzoru aktualizuje existující řadu — nevytváří novou fakturu.
• Detail vzoru neukazuje variabilní symbol, splatnost ani DUZP — ta se doplní u každého vygenerovaného dokladu.
• Úprava probíhá přes Upravit celý vzor (`?regular=1`) — stejné prostředí jako formulář.

Režimy

• Připravit ke kontrole — každý měsíc koncept k ručnímu vystavení,
• Plně automaticky — systém fakturu vystaví a volitelně odešle e-mailem (PDF / ISDOC). Odpovědnost za správnost dokladu nese vystavitel.

Poznámky ve vzoru lze doplnit tlačítky Vložit fakturační období; u skladového zboží (produkt, který není služba) nelze plná automatizace — služby a volný text ano. Pravidelnou fakturu lze pozastavit.

Zákaznický portál faktur je veřejná část služby OmniFlow: odběratel bez účtu v aplikaci otevře odkaz a uvidí náhled vydané faktury, přehled svých dokladů u vaší firmy a může stáhnout PDF, případně ISDOC nebo dodací list podle stavu dokladu. Portál běží na samostatné veřejné adrese (jiné než přihlášení do aplikace).

Kde to v aplikaci řídíte:

• Kontakty – u typu zákazník nebo obojí na detailu bloku Zákaznický portál faktur: Vygenerovat odkaz, Kopírovat, Regenerovat (starý odkaz přestane platit; odkazy v dříve odeslaných e-mailech už nepovedou na doklady),
• Nastavení → Fakturace – zda se mají k e-mailům (faktura, upomínky, poděkování po úhradě) přikládat odstavce s odkazem na portál a výchozí chování při ručním odeslání,
• Nastavení → Firma – veřejný identifikátor firmy v cestě URL portálu (bez něj odkazy nelze sestavit konzistentně),
• Nastavení → Šablony e-mailů – ve výchozích šablonách proměnná `{{portal_odstavce}}` u upomínek a poděkování; u vlastních šablon ji po aktualizaci doplňte ručně nebo použijte Obnovit výchozí,
• po zapnutí funkce u již existujících kontaktů může být potřeba jednorázové doplnění tajného tokenu (token na detailu kontaktu nebo hromadné nastavení ve Fakturaci — blíže v podsekci Pro odběratele a bezpečnost).

Pokračujte podsekci Pro odběratele a bezpečnost pro pohled odběratele a bezpečnost.

Co uvidí odběratel:

• přehledné zobrazení částek, položek a stavu úhrady,
• jazyk rozhraní podle prohlížeče (Accept-Language), kde to technika dovolí,
• u neplatného, expirovaného nebo zregenerovaného odkazu stejné chování jako při náhodném pokusu — přesměrování na stránku přihlášení aplikace bez sdělení důvodu (ochrana proti vyšetřování adres).

Bezpečnost a praxe:

• tajný odkaz nepublikujte na veřejných webech ani do fór,
• při úniku použijte Regenerovat na kontaktu,
• hrubé skenování adres omezuje Provozovatel OmniFlow (limity požadavků z jedné sítě),
• pokud portál u vaší firmy nelze použít, uvidíte obecnou výzvu a kontakt na podporu OmniFlow (podpora@omniflow.cz).

Modul Přijaté faktury eviduje závazky vůči dodavatelům: co přišlo, kolik zaplatit, kdy je splatnost a co už je uhrazeno.

Co v modulu obvykle najdete:

• přehled a filtry (stav, dodavatel, období),
• vytvoření nové přijaté faktury,
• číslo a variabilní symbol, data, měna,
• dodavatel (často z Kontaktů),
• položky (množství, ceny, DPH),
• příloha (PDF od dodavatele – typ a velikost musí projít kontrolou),
• evidence plateb a změny stavu podle úhrad,
• export podle filtru,
• volitelně napojení na Sklad – u dodaného zboží může dokončení vést k naskladnění.

Podmínky, aby šlo spolehlivě pracovat:

• správně nastavená aktivní firma,
• u dodavatele kontakt nebo vyplněné údaje konzistentně s jeho fakturou,
• oprávnění: některé účetně citlivější operace mohou vyžadovat roli vlastníka nebo účetního (viz Uživatelé a přístupy).

Průběh dokladu, pojmy a import řeší podmenu (Průběh a pojmy, Import a banka).

Průběh založení dokladu:

• Po uložení máte doklad včetně položek a výchozího stavu.
• Při evidenci platby se aktualizuje doplatek / uhrazeno a typicky i stav.
• Pokud je faktura svázaná se skladovými položkami, po potvrzení/naskladnění vznikne pohyb skladu (+změna zásob).

Kam se data propisují:

• do přehledů závazků a widgetů na dashboardu,
• do exportů pro účetnictví,
• do Historie akcí při změnách,
• při napojení na sklad do pohybů a stavu zásob.

Pojmy:

• Závazek – částka k úhradě dodavateli.
• DUZP – datum zdanitelného plnění uvedené na dokladu.

DPH na položkách a DIČ dodavatele: nákupní DPH se uplatní jen u plátce, proto jsou sazby DPH na řádcích zamčené na 0 %, dokud u dodavatele není vyplněné DIČ. Doplňte DIČ ručně nebo přes ARES a sazby se odemknou; formulář na to upozorní hláškou pod tabulkou položek.

Když doklad DPH obsahuje, ale dodavatel je v adresáři vedený jako neplátce nebo jeho DIČ není v registru plátců DPH, zobrazí se pod položkami upozornění. Je jen informativní – sazby nepřepisuje ani nebrání uložení, protože rozhodující je doklad od dodavatele a příznak v adresáři či registr mohou být pozadu. Zkontrolujte doklad a případně opravte příznak Plátce DPH u dodavatele v modulu Dodavatelé — u přijatých faktur se hlídá tento záznam, ne stejnojmenný kontakt v Kontaktech; v upozornění je proto odkaz přímo na editaci dodavatele. Dodavatel, kterého aplikace založí sama při uložení dokladu (třeba z importu ISDOC), dostane příznak plátce podle dokladu — když doklad s vyplněným DIČ obsahuje DPH, uloží se jako plátce.

Editace už zapsané faktury a sklad: změna hlavičky (variabilní symbol, datum, poznámka) skladem nehýbe. Když změníte položky u faktury, ke které už existuje potvrzená příjemka, aplikace sklad automaticky nepřepočítá – upozorní vás a skladové množství upravíte skladovým dokladem, aby byla oprava dohledatelná. Skutečné storno nebo smazání faktury sklad reverzuje samo.

Pokud čísla nesedí, porovnávejte řádek po řádku s PDF dodavatele.

Ve formuláři nové přijaté faktury lze rychle předvyplnit údaje ze samostatného ISDOC nebo PDF s vloženým ISDOC.

Párování plateb s bankovními položkami řešíte v modulu Pohyby na účtu po nastavení příjmu zpráv u účtu — viz stejná kapitola nápovědy a její podsekce.

Modul Nabídky je obchodní krok před fakturou: ceny, rozsah a platnost ještě před závazným vystavením faktury.

Funkce modulu:

• přehled nabídek a stavů,
• nová nabídka – koncept s položkami (množství, cena, DPH, sleva),
• platnost do data (po něm bývá nabídka označena jako neaktuální),
• PDF a e-mail zákazníkovi,
• kopírování nabídky pro variantu cen,
• převod na vydanou fakturu – vytvoří se nový doklad v modulu Vydané faktury s přenesenými položkami,
• podle rozhraní lze nabídku převést do objednávky zákazníka a odtud připravit koncept faktury (modul Objednávky zákazníka v menu),
• export z přehledu dle filtru.

Podmínky práce:

• mít založeného odběratele v Kontaktech (nebo vyplnit údaje ručně),
• mít nastavené číselné řady pro následnou fakturu,
• SMTP pro e-mail (volitelné).

Průběh vytvoření:

• Po uložení konceptu máte dokument uložený; stav určuje, co lze editovat.
• Po odeslání zákazníkovi nabývá nabídka vůči dalším krokům „obchodní“ význam.
• Převod na fakturu přenese strukturu položek; dál už pracujete v modulu Vydané faktury (stavy, platby, účetní dopady).

Kam se to propisuje:

• do Historie akcí,
• po převodu do faktur jako nový doklad,
• při použití skladových položek pak do Skladu jedná se až ve faktuře dle nastavení.

Po odeslání a expiraci: Po odeslání a expirace.

Po odeslání zákazníkovi

• Ve stavu Odesláno můžete nabídku schválit (obchodně přijmout) nebo odmítnout. Odmítnutí vyžaduje důvod – text se uloží do interní poznámky na nabídce.

Expirovaná nabídka – po datu platnosti obvykle nelze bez úpravy převést; připravte revizi nebo novou nabídku.

Objednávky jsou samostatné doklady s položkami, stavem a PDF výstupem. Sledují dohodnutou dodávku od potvrzení po vyřízení a navazují na nabídky i fakturaci.

Jak objednávka vznikne

• ručně přes Objednávky → Nová objednávka,
• z nabídky — na detailu nabídky akcí „vytvořit objednávku“ (položky se převezmou),
• kopií existující objednávky (akce Kopírovat na detailu).

Stavy objednávky

• Koncept – rozpracovaná, lze volně upravovat,
• Otevřená – potvrzená, čeká na vyřízení,
• Částečně dodaná – část dodávky proběhla,
• Dodaná – zákazník dostal všechno objednané,
• Stornovaná – zrušená (zůstává v evidenci).

Stavy sledují dodání, ne fakturaci. Objednávka je dohoda o dodávce a končí tím, že zboží odejde zákazníkovi — jestli je vyfakturovaná, je vlastní život faktury. Kolik je expedováno a kolik vyfakturováno, ukazuje v přehledu sloupec Plnění (ks). Objednávka, u které je všechno expedované, ale ještě není celé vyfakturované, má navíc oranžové označení Dodáno – k fakturaci; stejnou položkou v roletě stavů si takové objednávky vyfiltrujete. Fakturu z nich vytvoříte rovnou v přehledu (ikona dokladu na řádku) nebo z detailu. Stornem faktury se vyfakturované množství objednávce zase uvolní a objednávka se do fronty k fakturaci vrátí.

Co z detailu objednávky dále uděláte

• stáhnete PDF nebo objednávku odešlete e-mailem zákazníkovi,
• vytvoříte koncept faktury s převzatými položkami (akce na detailu) — fakturu pak dokončíte a vystavíte v modulu Vydané faktury; fakturovat lze i dodanou objednávku,
• vyskladníte zboží výdejkou (Výdejky) — a z potvrzené výdejky pak můžete vytvořit fakturu za to, co bylo skutečně dodáno,
• přidáte štítky pro filtrování v přehledu.

Tip: pro obchodní proces „poptávka → dodávka“ použijte řetězec nabídka → objednávka → faktura (Nabídky).

Modul Zálohy a DDPP řeší platby předem a daňovou dokumentaci k přijaté platbě.

Co modul umožňuje u konkrétní zálohové faktury:

• vytvoření a úprava v konceptu,
• změna stavu podle kroků dokladu (odeslání, zrušení apod.),
• označení úhrady po přijetí platby,
• vygenerování PDF zálohy,
• vystavení DDPP (daňový doklad k přijaté platbě) a jeho PDF,
• odstranění DDPP v případech, kde to stav a pravidla dovolí,
• příprava a vytvoření zálohové/finální faktury zálohu vypořádávající (tlačítka typu převod/vypořádání v detailu),
• kopírování zálohy pro nový návrh,
• propojení s vydanou fakturou (odečet zálohy v dalším kroku).

Podmínky:

• správně nastavené číselné řady pro zálohy a pro DDPP/finální fakturu,
• známý odběratel a smluvená částka zálohy,
• u e-mailů opět SMTP.

Řetězec kroků a dopady: Řetězec a dopady.

Typický řetězec:

• 1) zálohová faktura (koncept → odeslání),
• 2) přijetí platby → evidence úhrady,
• 3) DDPP až po reálně připsané platbě,
• 4) po dodání zboží/služby finální faktura s odečtem záloh (modul Vydané faktury),
• 5) záloha je plně vyřízená až po zúčtování vůči finální faktuře.

Kam se propisuje:

• částky v přehledech záloh a na nástěnce,
• PDF soubory v archivu / e-mailu,
• zápis v Historii akcí,
• čísla a data DDPP musí sedět s účetním výstupem – nesoulad řešte včas před uzavřením období.

Detaily stavů vždy ověřte u konkrétního dokladu – modul má více kroků než jednoduchá faktura (viz Stavy dokladů).

Platební QR (SPD) na PDF/detailu zálohy platí stejně jako u vydané faktury: jen české IBAN a CZK na dokladu (viz Vydané faktury a Nastavení firmy).

Modul Dobropisy řeší opravy již vystavených vydaných faktur (vrácení zboží, sleva zpětně, oprava DPH/částek, dílčí storno).

Co modul umí:

• seznam dobropisů a filtrace,
• vytvoření z faktury (akce na detailu původní faktury),
• vlastní číslo a stavy dobropisu,
• položky stejným způsobem jako faktura (množství, ceny, DPH),
• PDF a odeslání e-mailem,
• změna stavu (např. odeslání, uzavření dle pravidel),
• kopírování pro nový návrh,
• export z přehledu.

Podmínky:

• musí existovat původní faktura ve stavu, který dovolí vytvořit dobropis,
• oprávnění k akci – kombinace role a stavu (některé akce jen vlastník),
• u skladového zboží může dobropis navázat na vratku na sklad podle nastavení položek.

Průběh:

• Vznikne nový doklad navázaný na původní číslo faktury.
• Po uložení máte vyplněné položky a výchozí stav.
• Po odeslání/uzamčení se změní dostupné akce na původní i opravné straně.

Účinky na doklady a sklad: Účinky na doklady.

Kam se propisuje:

• částky v přehledech a na přehledu původní faktury (vztah oprava),
• účetní výstupy přes exporty,
• Historie akcí,
• při skladové položce změna zásob přes vratný pohyb (viz Sklad).

Původní faktura po dobropisu často nelze volně měnit – další opravy řešte dalším dobropisem jen pokud to proces dovolí.

Tyto moduly jsou specializované seznamy partnerů (zákazníci, dodavatelé). V praxi často navazují na obecnější modul Kontakty.

Co umí:

• přehled partnerů podle typu,
• detail, úprava, mazání,
• rychlé vyhledávání,
• u dodavatelů často doplnění dat z ARES.

Kdy použít zákazníci/dodavatelé vs. kontakty:

• když chcete pracovat jen s jedním typem partnera,
• když máte zvyklost z dřívějšího rozhraní s oddělenými seznamy,
• pro novou evidenci je obvykle pohodlnější držet pořádek v Kontaktech a z nich vybírat do dokladů.

Modul Kontakty je sdílený adresář obchodních partnerů pro všechny doklady aktivní firmy.

Co evidujete:

• typ vztahu (odběratel / dodavatel / obojí),
• název, IČO, DIČ, plátce DPH,
• fakturační a případně doručovací adresa,
• kontaktní osoba, e-mail, telefon,
• poznámky.

Co modul umožňuje:

• vyhledávání, řazení, filtry,
• nový / úprava / smazání (dle oprávnění a návazností),
• kontrola duplicit (zejména podle IČ) s možností potvrzení,
• při dokladu rychlé doplnění údajů odběratele/dodavatele,
• v některých případech napojení na interní záznamy (např. firma zákazníka jako kontakt).

Bez čeho nepůjde pohodlně fakturovat:

• aspoň základní údaje pro tisk na doklad (název, adresa),
• konzistentní DIČ u plátců DPH.

Co se při použití kontaktu děje:

• Do dokladu se přenesou aktuální hodnoty z kontaktu v době výběru – pozdější změna kontaktu nemusí zpětně přepsat staré doklady.
• Exporty a sestavy berou to, co je uloženo na dokladu.

Portál u kontaktů a limity předplatného: Portál a limity.

Zákaznický portál faktur u kontaktů typu zákazník nebo obojí: na detailu vygenerujete tajný odkaz do veřejného náhledu dokladů, zkopírujete ho a při úniku ho regenerujete (staré URL přestane platit). Odkazy fungují, když máte ve Nastavení → Firma doplněný veřejný identifikátor firmy pro portál; token se může doplnit i při odeslání faktury e-mailem podle Nastavení → Fakturace a šablon. Úplný popis chování, e-mailů a bezpečnosti: Zákaznický portál faktur.

Limity předplatného mohou omezovat počet aktivních kontaktů – hlídejte plán v sekci Zákaznický účet.

Modul Produkty je katalog položek, které pak používáte v dokladech a ve skladu.

Co zde nastavíte:

• název, kód, jednotku,
• kategorie (strom kategorií spravujete v Nastavení firmy → Kategorie produktů),
• zda je položka skladová nebo neskladová,
• výchozí ceny,
• případně sériová čísla a další parametry.

Jak to navazuje dál:

• při výběru položky do dokladu se předvyplní údaje z katalogu,
• u skladových položek se při stavu dokladu vytvoří pohyb skladu,
• změna produktu neznamená automatickou změnu na starých dokladech.

Modul Sklad sleduje zásoby, ceny a pohyby u aktivní firmy. Na přehledu máte rychlé odkazy na práci s doklady a stav zásob.

Katalog položek: název, kód, jednotka, příznak skladová vs. neskladová, minimální množství v kusech (ne jde o částku v Kč), nákupní a prodejní cena, případně sériová čísla (SN), historie pohybů, přehledy a export. U položky s SN vybíráte konkrétní kus podle formuláře.

Obecné vazby na doklady: přijatá faktura typicky po zpracování naskladní nakoupené zboží; vydaná faktura vyskladní prodané; dobropis může vrátit kusy; storno nebo oprava může vytvořit protisměrný pohyb. Přesný okamžik pohybu závisí na stavu dokladu a nastavení řádku.

Kam dál: pravidla příjemek, výdejek a převodek (včetně situace „stejná faktura dvakrát“) jsou v podsekcích vlevo — jedna dlouhá stránka by byla nepřehledná. Inventurní archy (řízená inventura), inventura a seznam pohybů spustíte z navigace modulu skladu vedle dokladů.

Příjemky slouží k naskladnění zboží vlastním dokladem příjemky (v menu Sklad → přehled příjemek). Doklad má typicky přípravu a potvrzení; po potvrzení vznikne pohyb příjem a změní se zásoba.

Přijatá faktura vs. příjemka: Po vystavení přijaté faktury se z řádků s vybraným produktem jednorázově zapíše příjem na sklad. Příjemka je samostatný tok; k dokladu lze volitelně vybrat přijatou fakturu, aby byla vazba vidět v historii pohybů.

Dvojí příjem: neprovádějte stejný fyzický příjem dvakrát (např. jednou automaticky z vystavené faktury a podruhé příjemkou ke stejné faktuře) — množství by se sečetlo. Řádky přijaté faktury bez produktu se automaticky nenaskladní; pokud potřebujete kusy ve skladu, upravte proces (produkt na faktuře nebo příjemka).

Když číslo nesedí: u položky otevřete historii pohybů a najděte poslední doklad, který měnil množství.

E-mail: zaúčtovanou příjemku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu dokladu). Příjemce se předvyplní z dodavatele, předmět i text lze před odesláním upravit. Vyžaduje nastavené SMTP (jinak tlačítko vede do *Nastavení → SMTP*); odeslání se zapíše do Historie akcí.

Výdejky slouží k vyskladnění zboží vlastním dokladem výdejky (v menu Sklad → přehled výdejek). Po potvrzení dokladu vznikne pohyb výdeje a zásoba klesne.

Vazba na prodej: často vybíráte produkt a množství stejně jako při fakturaci. U vydané faktury může vyskladnění proběhnout v okamžiku podle stavu dokladu a pravidel modulu — podrobnosti viz sekce Vydané faktury a tento přehled skladu.

Při nesrovnalostech použijte historii pohybů u položky a sekci Historie akcí u dokladu.

Sklad na dokladu: sklad určuje, odkud se zboží odepíše, a zároveň číselnou řadu výdejky (číslo začíná kódem skladu). Zakládáte-li výdejku z objednávky nebo vydané faktury, aplikace nejdřív zobrazí potvrzení s výběrem skladu (při jediném skladu je předvybraný) a doklad založí až po potvrzení. Dokud je doklad konceptem, jde sklad změnit i dodatečně v postranním panelu — doklad se pak přečísluje z řady nového skladu. U potvrzeného dokladu už sklad měnit nelze. Totéž platí pro příjemky.

Storno faktury a výdejka: vznikla-li faktura z výdejky (fakturace dodaného zboží), jejím stornem se výdejka jen odpojí — zboží zůstává vydané a dodávku lze vyfakturovat znovu. Výdejka vytvořená z faktury se stornem faktury ruší a zásoba se vrací.

E-mail: zaúčtovanou výdejku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu). Příjemce se předvyplní ze zákazníka, předmět i text lze upravit. Vyžaduje nastavené SMTP; odeslání se zapíše do Historie akcí.

Převodky převádějí zboží mezi sklady (nebo mezi skladovými místy, pokud je vaše firma tak nastavená) vlastním dokladem převodky. Sestavíte řádky produktů a množství, doklad potvrdíte — zásoby se upraví na zdrojovém i cílovém skladu.

Stejná pravidla jako jinde: sledujte stav dokladu, oprávnění role a případné návazné doklady. Nevíte-li si rady, ověřte si poslední změny v historii pohybů u položky.

E-mail: zaúčtovanou převodku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu). Převodka nemá vazbu na kontakt, proto příjemce zadáte ručně. Vyžaduje nastavené SMTP; odeslání se zapíše do Historie akcí.

Část Nastavení v menu sdružuje vše pro provoz konkrétní firmy – liší se od Zákaznického účtu, který řeší jen předplatné služby OmniFlow.

Obrazovky a účel:

• Firma – identita pro doklady (název, IČO/DIČ, adresa, logo, barvy). Po vystavených dokladech mohou být některé údaje uzamčené nebo měnitelné jen omezeně.
• Fakturace – číselné řady, výchozí splatnost, měna, jazyk PDF, vzhled tabulky položek v PDF, návaznost na účty.
• Bankovní účty – údaje pro blok „úhrada“ na dokladu, výchozí účet. Platební QR (SPD) na PDF a v detailu vydané faktury nebo zálohy se přidá jen u českého IBAN a měny dokladu CZK; u zahraničního IBAN u účtu zobrazíme upozornění, že QR zatím nepřidáváme, dokud u dané banky neověříme čitelnost.
• SMTP – odchozí pošta; bez ní neodejdou e-maily s přílohami.
• Šablony e-mailů – texty doprovázející odeslané PDF (česky/anglicky dle nastavení).
• Uživatelé – kdo má přístup k firmě, role, pozvánky (Uživatelé a přístupy).
• Notifikace (jen vlastník) – výchozí kanály (v aplikaci / e-mail) pro typy událostí u nových členů firmy; každý uživatel si své předvolby dále upraví v Profil a účet.
• Kategorie produktů – strom kategorií pro řazení produktů v katalogu.
• Odkazy na fakturaci předplatného organizace vedou do stejných obrazovek jako sekce nápovědy Zákaznický účet.

Před první fakturou a dopady změn: Před první fakturou.

Minimální předpoklad před první fakturou:

• uložená Firma + Fakturace (řady),
• pro e-mail odeslání nastavené SMTP.

Výsledek změn:

• nová čísla dokladů podle aktuálních řad,
• PDF okamžitě odráží logo a barvy po uložení,
• pozvaný kolega se objeví mezi uživateli až po přijetí pozvánky.

OmniFlow má REST API pro čtení dat firmy externími systémy (e-shop, účetní software, reporting). Kompletní technická dokumentace s testovací konzolí je veřejně na adrese /api/docs (anglicky).

Vytvoření klíče (jen vlastník firmy, v Nastavení → API klíče):

• zadejte název podle systému, který se připojuje (např. „Napojení e-shopu“),
• zvolte oprávnění: „Jen čtení (vše)“ pokryje většinu integrací; „Vlastní…“ omezí přístup po modulech (Kontakty / Produkty a sklad / Vydané faktury),
• zvolte platnost (30/90/365 dní, doporučeno 90) — „Neomezeně“ jen vědomě, klíč pak platí do ruční revokace,
• volitelně omezte klíč na konkrétní IP adresy (výrazně ztíží zneužití při úniku).

Klíč se zobrazí jen jednou — hned si ho zkopírujte. Ukládáme pouze otisk, znovu ho nikdo nezobrazí (ani podpora). Při ztrátě použijte Rotovat: vznikne nový klíč se stejným nastavením a starý přestane platit za 7 dní.

Seznam klíčů ukazuje maskovaný klíč, oprávnění, kdo a kdy klíč vytvořil, expiraci (blížící se je zvýrazněná) a poslední použití (kdy + z jaké IP) — nepoužívané klíče revokujte. Revokace je okamžitá a nevratná.

Bezpečnost:

• klíč patří firmě (odchod uživatele integraci nerozbije), oprávnění určují jen zvolené scopes,
• o vytvoření i revokaci klíče dostanou všichni vlastníci notifikaci (zvoneček + e-mail dle předvoleb, kanál „Události API klíčů“),
• účetní vidí seznam jen pro přehled, editor sekci nevidí,
• API má limity 60 požadavků/min a 5 000/den na klíč.

V uživatelském menu je položka Zákaznický účet. Totéž téma najdete v Nastavení firmy na záložkách Předplatné (zákaznický účet) a Faktury za předplatné. Vše řídí předplatné služby OmniFlow, ne vaše vlastní doklady zákazníkům.

Co zde spravujete:

• fakturační údaje odběratele služby (kdo platí předplatné Provozovateli OmniFlow, OmniSys s.r.o.),
• aktuální plán, licence a limity (např. počet firem, kontaktů, objem dokladů dle vaší sazby),
• historii vyúčtování předplatného a stav platby.

Vztah k firmě z nabídky modulů:

• Údaje zde netisknou se na vaši vydanou fakturu zákazníkovi.
• Limity však mohou zablokovat nový kontakt nebo zakázat akci při překročení plánu – v tom případě řešíte upgrade nebo úpravu předplatného.

Oprávnění a propis dat: Oprávnění a propis.

Kdo může měnit:

• některé položky jen vlastník zákaznického účtu,
• běžní uživatelé firmy sem mohou mít jen čtení.

Propis dat:

• změna adresy plátce předplatného se ukládá u organizace a může se propsat do souvisejících údajů pro vyúčtování služby (např. kontaktní údaje na faktuře za OmniFlow),
• operativní doklady (faktury zákazníkům) zůstávají v modulech Vydané faktury atd.

Modul Historie akcí je časová osa událostí ve firmě.

K čemu slouží:

• dohledání kdo a kdy změnil stav dokladu,
• kontrola odeslání e-mailů a automatických kroků,
• řešení sporů „kdo to změnil“.

Jak číst záznam:

• čas,
• typ akce,
• uživatel,
• dotčený modul/doklad.

Při problémech je to první místo, kde ověřit, co se stalo před chybou.

Exporty a e-maily jsou u každého dokladového modulu dostupné jako akce na přehledu nebo detailu.

Formáty:

• PDF – vizuálně shodné s tiskovým výstupem (faktura, nabídka, záloha, dobropis, přijatá faktura apod.); u vydané faktury a zálohy může PDF odpovídat také standardu vhodnému pro import do účetnictví (může obsahovat vložený ISDOC).
• ISDOC – samostatné XML u vydané faktury a zálohy pro přenos do účetního programu (tlačítko ke stažení na detailu po vystavení).
• CSV / XML / ZIP – další výstupy vhodné pro účetnictví nebo další programy (konkrétní nabídka závisí na modulu a tlačítku v přehledu).

Jak export „co exportuje“:

• bere vždy aktivní firmu,
• bere aktuální filtry v přehledu (datum, stav, partner…),
• bere jen řádky, na které má uživatel právo náhledu.

E-mail:

• používá SMTP z Nastavení → SMTP,
• často přikládá PDF stejné jako manuální stažení; u faktury a zálohy lze zvolit i přiložení ISDOC,
• výsledek pokusu uvidíte jako krátké hlášení nad stránkou a v Historii akcí tam, kde se odeslání zaznamenává.

Historie akcí v uživatelském menu shrnuje záznamy o změnách a odesláních – užitečné, když hledáte, kdo změnil stav nebo odeslal doklad.

Modul Pohyby na účtu přijímá e-maily od banky (např. upozornění na pohyb na účtu), uchová je v aplikaci a u vybraných bank z textu zprávy umí vyplnit řádky plateb (transakce). Nejde o nahrávání klasického souboru „bankovního výpisu“ — pracujeme s textem zprávy od banky. Platby pak spárujete s vydanými nebo přijatými fakturami a se zálohami podle variabilního symbolu a částky (s malou tolerancí zaokrouhlení). Částečné úhrady zapisují platbu na doklad a ten může zůstat otevřený; přeplatek u jednoznačného kandidáta se nabídne jako návrh k ověření.

Podporované banky se postupně rozšiřují: pod konkrétní instituci najdete návod v obsahu pod touto kapitolou (aktuálně Air Bank a ČSOB). Přibývají další (např. Raiffeisenbank) — jakmile bude pro banku připraveno čtení zpráv z e-mailu, doplní se i stránka nápovědy.

Podrobnosti o stavech řádků a postupu: Stavy a postup párování. Nastavení účtu, profilu zpráv a uchovávání: Nastavení banky a zprávy. Konkrétní banky: Air Bank, ČSOB. Bezpečnost příjmové adresy: Bezpečnost a příjem pošty.

Stavy řádku transakce

• Nesparováno — platba je v aplikaci, ale k dokladu ještě není přiřazena.
• Návrh — systém našel více dokladů se stejným VS a částkou; vyberte správný přepínačem a klikněte Potvrdit návrh. Bez výběru potvrzení neproběhne.
• Spárováno — doklad je označen jako uhrazený z banky; v Historii akcí na dokladu uvidíte záznam. Zrušit párování vrátí doklad a řádek do předchozího stavu (u vydané faktury nejde, pokud už existuje dobropis vystavený nebo odeslaný — stejná logika jako u účetních návazností).
• Ignorováno — transakci záměrně nechcete párovat (např. interní převod).

Typický postup na stránce pohybů

• Zpracovat čekající soubory — z nových e-mailů vytvoří řádky (u podporované banky a správného profilu).
• Automaticky spárovat — jednoznačnou shodu provede sama; při více kandidátech vytvoří návrh.
• Ruční párování — vyhledáte neuhrazený doklad podle čísla, VS nebo jména, když automatika nestačí.
• Směr příjem typicky párujte s vydanou nebo zálohovou fakturou; směr výdej s přijatou fakturou (za předpokladu vhodného stavu dokladu).
• V levém menu nápovědy pod Pohyby na účtu najdete stránku pro konkrétní banku (např. Air Bank) a sekci Bezpečnost a příjem pošty.

Jak aplikace pozná banku

• Z českého čísla účtu ve tvaru předčíslí-číslo/kód banky (čtyři číslice za lomítkem).
• Nebo z českého IBAN (kód banky je v IBAN zakódovaný stejně jako u domácího čísla).

Podle kódu banky uvidíte na stránce pohybů, zda pro tuto banku už umíme z textu e-mailu automaticky doplnit údaje o platbě, nebo zatím jen zprávu uchováváme bez rozboru. Seznam podporovaných bank se v čase rozšiřuje; každá podporovaná banka má v nápovědě vlastní stránku pod touto kapitolou.

Kde nastavit příjem e-mailů

• V Nastavení → Bankovní účty v dialogu úpravy účtu (blok o příjmu zpráv od banky; formulář vlevo nebo karta vpravo) si nechte zobrazit nebo vytvořte příjmovou adresu, pokud ji váš účet a nastavení firmy nabízí.
• V internetovém bankovnictví nastavte zasílání upozornění nebo zpráv na tuto adresu. Adresu nepublikujte a nesdílejte zbytečně — viz Bezpečnost a příjem pošty.

Co sama o sobě neudělá jen příjmová adresa

• Samotná doručená zpráva ještě neznamená řádky v tabulce pohybů. Řádky transakcí z ní vzniknou až po nastavení profilu vzoru e-mailu u účtu (kde to banka vyžaduje) a po kliknutí na Zpracovat čekající soubory.

Kde je pole „Profil vzoru e-mailu banky“

• V Nastavení → Bankovní účty (záložka uvnitř Nastavení firmy). Účet může upravovat jen vlastník firmy.
• Pole je ve formuláři vlevo v rámečku o příjmu zpráv od banky (pod číslem účtu, IBAN a názvem banky). V kartě účtu vpravo je přehled a odkaz Otevřít výběr vlevo.
• Odkaz z výstrahy na stránce pohybů otevře úpravu účtu přímo u tohoto pole.

Profil ve firmě

• V rozbalovacím seznamu zvolte položku odpovídající vaší bance — podrobnosti najdete na stránce nápovědy pro konkrétní banku (např. Air Bank).

Uchovávání přijatých zpráv

• Doručené zprávy a související data v aplikaci se po určité době mohou automaticky smazat, pokud s nimi nebylo spárováno žádné platné doklady (uhrazení přes banku). Zprávy, které už jsou navázané na spárovanou platbu, se typicky uchovají. Důležité podklady si proto vždy archivujte u sebe (PDF výpisu v bance apod.).

Tato stránka nápovědy je jen pro Air Bank (kód 3030). Obecné pohyby na účtu, stavy návrh / spárováno / zrušení párování a bezpečnost popisuje Pohyby na účtu a pod ní Bezpečnost a příjem pošty.

Air Bank má v aplikaci podporované čtení českých textových upozornění z e-mailu (typicky pohyb na účtu s částkou a variabilním symbolem). Pokud má více vašich dokladů stejný VS i částku, systém vytvoří návrh a musíte vybrat správnou fakturu nebo zálohu — viz Stavy a postup párování.

Checklist v pořadí

• Příjmová adresa — ve Nastavení → Bankovní účty u účtu 3030/IBAN Air Bank; v bance nastavit zasílání na tuto adresu. *(Pokud už máte adresu a e-maily chodí, tento krok máte hotový — zpráva se uloží, ale v přehledu pohybů zatím nemusí být vidět řádek, dokud nezvolíte profil a nezpracujete čekající soubory.)*
• Profil vzoru e-mailu — ve stejné záložce ve formuláři vlevo, blok o příjmu zpráv od banky: v rozbalovacím seznamu zvolte položku pro Air Bank (v seznamu ji najdete pod názvem banky). Jen podle hlaviček e-mailu obvykle nestačí — aby se z textu zprávy načetly částka a variabilní symbol, musí být vybraná konkrétní banka.
• Zpracovat čekající soubory — na stránce Pohyby na účtu po doručení e-mailu.
• Automaticky spárovat nebo Potvrdit návrh / ruční párování.

Kde přesně kliknout (vlastník firmy)

• Nastavení → Bankovní účty → Upravit u účtu → vlevo dole v modrém rámečku rozbalit Profil vzoru e-mailu banky. Na kartě účtu vpravo je odkaz Otevřít výběr vlevo, pokud hledáte pole jen vpravo.

Pokud se transakce nevytvoří

• Zkontrolujte zvolený profil vzoru, formát těla e-mailu od banky (typicky česká textová notifikace) a zda proběhlo Zpracovat čekající soubory.

Pokud v seznamu profilů chybí vaše banka

• Doplňování vzorů e-mailů a rozšíření podpory dalších bank řeší podpora OmniFlow. Napište na podpora@omniflow.cz.

Tato stránka nápovědy je jen pro ČSOB (kód 0300). Obecné pohyby, párování a bezpečnost: Pohyby na účtu, Stavy a postup párování, Bezpečnost a příjem pošty.

ČSOB posílá upozornění typicky jako HTML e-mail s tabulkou Parametry platby (účet, protistrana, částka se znaménkem + / −, variabilní symbol, zpráva pro příjemce). Aplikace z něj načte jeden pohyb na zprávu. U přijatého platebního příkazu (text „přijali následující příkaz“) se čte odchozí částka a datum splatnosti.

Checklist

• Příjmová adresa — Nastavení → Bankovní účty u účtu 0300; v ČSOB nastavit zasílání na tuto adresu (odesílatel bývá @csob.cz).
• Profil vzoru e-mailu — ve formuláři účtu zvolte ČSOB (slug csob). U ČSOB často stačí, že aplikace pozná banku z čísla účtu a doplní parser automaticky — profil ale doporučujeme pro shodu s hlavičkou zprávy.
• Zpracovat čekající soubory na stránce Pohyby na účtu.
• Automaticky spárovat nebo ruční párování podle VS a částky.

Pokud se transakce nevytvoří

• Ověřte, že e-mail obsahuje tabulku s řádkem Částka (+ nebo − a částka v CZK).
• Spusťte znovu Zpracovat čekající soubory; u souborů se starou chybou „chybí profil“ po doplnění profilu ČSOB.

Pokud v seznamu profilů chybí vaše banka

• Doplňování vzorů e-mailů a rozšíření podpory dalších bank řeší podpora OmniFlow. Napište na podpora@omniflow.cz.

Příjmová adresa vypadá jako běžný e-mail s dlouhým náhodným názvem před zavináčem — je to váš soukromý kanál pro zprávy od banky. Kdo adresu zná, může na ni poslat e-mail stejně jako banka, proto ji chraňte jako heslo.

Co z toho plyne pro vás

• Adresu nepublikujte na webu, do fór ani do veřejných návodů.
• Nesdílejte ji v e-mailu širšímu okruhu, než je nutné; ideálně ji zadáte jen v internetovém bankovnictví.
• Pokud máte podezření, že adresa unikla, zrušte ji v Nastavení → Bankovní účty (zrušení příjmové adresy) a nechte si vytvořit novou.
• I podvodný e-mail s textem o platbě sám o sobě neotevře vaše přihlášení ani nezmění doklady — riziko je hlavně v tom, že zpráva dorazí do aplikace a někdo ji omylem spáruje s fakturou. Proto u návrhů vždy ověřte doklad.

Jak aplikace pozná zprávu od banky

• Pošta musí dorazit na platnou adresu, která patří k vašemu účtu v OmniFlow.
• Aplikace kontroluje, zda odesílatel a předmět odpovídají ověřeným vzorům skutečných bank — snižuje to záměny, ale není to stoprocentní záruka, že každá zpráva je pravá.
• Provozovatel OmniFlow může navíc odmítnout zprávy, které nevypadají jako důvěryhodná pošta od banky (např. chybí jim obvyklé elektronické „pečetění“, které banky používají). Takové zprávy se do aplikace vůbec nedostanou.

Praktické pravidlo

• Soukromá adresa + u návrhů vždy zkontrolovat doklad + obezřetnost u neznámých částek = rozumná ochrana. Při pochybnostech použijte ruční párování nebo transakci označte jako ignorovanou.

Stav dokladu říká, v jaké fázi se doklad nachází (např. koncept, vystaveno, uhrazeno). Podle něj se nabídnou správná tlačítka a povolí se jen úpravy, které dávají v dané fázi smysl.

Obecné principy:

• Každý typ dokladu (faktura, nabídka, záloha, dobropis, přijatá faktura…) má vlastní sadu stavů.
• Přechod mezi stavy je možný jen po splnění podmínek (vyplněná pole, evidence platby, absence konfliktního dokladu).
• Role uživatele může některý krok úplně zakázat (např. jen vlastník smí zrušit citlivou operaci).
• některé změny stavu proběhnou nepřímo – např. uhrazením částky, převodem nabídky na fakturu, expirací nabídky, vystavením DDPP.

Co se při změně stavu typicky stane najednou:

• u dokladu se uloží nový stav a čas poslední změny,
• přibyde záznam do Historie akcí,
• u skladových položek se vytvoří nebo zruší skladový pohyb,
• uzamknou se úpravy hlavičky nebo položek,
• přepočítají se přehledy (nástěnka, sumáře závazků/pohledávek).

Jak číst „proč nejde“:

• otevřete detail dokladu a podívejte se na aktuální štítek stavu,
• zkontrolujte, zda neexistuje návazný doklad (dobropis, DDPP, finální faktura ke záloze),
• ověřte roli v sekci Uživatelé a přístupy.

Proč si OmniFlow přidat na plochu? Jedním klepnutím máte přehled faktur, závazků a skladu jako z „pravé“ aplikace — v celoobrazovkovém okně prohlížeče, bez rušivých lišt a záložek, ale bez stahování z obchodu s aplikacemi. Vždy běžíte na aktuální verzi stejně jako na počítači; nic nemusíte ručně aktualizovat.

Jak to funguje: OmniFlow je moderní webová aplikace — data jsou bezpečně v online úložišti, na všech zařízeních vidíte stejný stav po přihlášení. Zástupce na ploše jen rychle otevře stejnou aplikaci v pohodlném režimu okna.

Potřebujete internet i po přidání na plochu. Bez připojení neuvidíte doklady — offline režim s plnými daty u této aplikace není.

Android (Chrome)

• Otevřete OmniFlow v Chrome na zabezpečeném připojení (adresa začíná https).
• V menu prohlížeče zvolte např. Instalovat aplikaci / Přidat na plochu (záleží na verzi).
• Ikona spustí OmniFlow v okně podobném samostatné aplikaci.

iPhone / iPad (Safari)

• Přidat na plochu najdete přes tlačítko Sdílet (čtvereček se šipkou nahoru) → Přidat na plochu. Název ikony můžete před uložením upravit.
• Důležité od Apple: žádný odkaz z webu nemůže sám otevřít dialog „Přidat na plochu“ — vždy ho zvolíte vy v Safari (je to záměr kvůli bezpečnosti).
• Aby šlo zástupce vytvořit, otevřete OmniFlow v Safari. V náhledu uvnitř e-mailu, chatu nebo sociální sítě často chybí přidání na plochu — použijte Otevřít v Safari (v menu stránky), případně odkaz zkopírujte a vložte do Safari.

Název a ikona zástupce

• Prohlížeč si doplní název, barvy a ikonu — nemusíte nic nastavovat.

Úvodní obrazovka (iPhone / iPad)

• Po spuštění z plochy může Safari krátce zobrazit jednoduchý úvodní obrázek podle typu zařízení. Může se měnit s verzí aplikace; na práci s doklady to nemá vliv.

Tip: zástupce si přidejte až po přihlášení, pokud chcete rovnou nástěnku — jinak vás prohlížeč po otevření pošle na přihlášení.

Kontrolní seznam, když „něco nejde“:

• Špatná firma – v přepínači máte jinou aktivní firmu, než tu, kde dokument vytváříte.
• Žádná firma – účet nemá přiřazení k firmě; řeší vlastník přes pozvánku (Uživatelé a přístupy).
• Role – např. účetní operace u přijatých faktur vyžadují vlastníka nebo účetního.
• Stav dokladu – akce není v aktuální fázi dostupná (viz Stavy dokladů).
• Návazný doklad – existuje dobropis, DDPP nebo rozpracovaný převod, který blokuje další krok.
• Chybějící údaj – nevyplněná firma, řada, odběratel, nebo špatné DPH.
• Limit předplatného – překročili jste např. počet kontaktů nebo dokladů podle vašeho plánu OmniFlow (viz Zákaznický účet).
• SMTP – e-mail nepůjde odeslat bez funkčního serveru v Nastavení → SMTP.
• Příjmová adresa pro pohyby – nepublikujte ji; při úniku ji zrušte a vygenerujte novou (Bezpečnost a příjem pošty).

Postup řešení:

• 1) Ověřte aktivní firmu.
• 2) Přečtěte červenou/žlutou hlášku nad formulářem.
• 3) Otevřete Historii akcí, jestli neproběhla konkurenční změna.
• 4) Zkuste stránku obnovit a akci zopakovat.
• 5) Připravte číslo dokladu a přesný text chyby pro podporu nebo kolegu.