Nápoveda aplikácie

Najdôležitejší pojem v celej aplikácii je Aktívna firma. Všetko, čo vidíte (doklady, kontakty, sklad, prehľady), patrí práve k nej.

Čo to znamená v praxi:

• Keď prepnete firmu, prepnete aj všetky dáta.
• Keď „niečo chýba“, najčastejšie je vybraná iná firma.
• Exporty aj e-maily vždy vychádzajú z aktívnej firmy.

Účty a firmy: V systéme môže byť viac používateľských účtov (každý sa prihlasuje vlastným e-mailom a heslom). Jeden účet nie je automaticky pri všetkých firmách – každý používateľ vidí len firmy, ku ktorým má priradený prístup. Firmu, ku ktorej nemáte oprávnenie, v prepínači vôbec neuvidíte. Viac v sekcii Používatelia a prístupy.

Kde ste: Táto nápoveda je verejná — čítať ju môžete aj bez účtu a bez prihlásenia, pokojne pred registráciou. Krátke predstavenie služby s rozcestníkom nájdete na stránke `/doc`; vývojárov integrácií zaujíma API dokumentácia na `/api/docs`.

Odporúčaný prvý postup po založení účtu:

• Otvorte Nastavenia firmy a doplňte identifikačné/fakturačné údaje.
• Nastavte číselné rady a základné fakturačné voľby.
• Pridajte Kontakty (odberatelia/dodávatelia).
• Ak evidujete položky, pripravte aj Sklad.
• Potom začnite s dokladmi (typicky Ponuka -> Vydaná faktúra).

Dôležité pojmy, ktoré sa opakujú:

• Stav dokladu = v akej fáze doklad je (pozri Stavy dokladov).
• Zákaznícky účet = komu je účtovaná služba OmniFlow (pozri Zákaznícky účet).
• Firma = subjekt, za ktorý vystavujete vlastné doklady v aplikácii (pozri Nastavenia firmy).

Dashboard je hlavný prehľad aktívnej firmy. Ukazuje, čo je potrebné riešiť teraz: neuhradené pohľadávky, záväzky, termíny, notifikácie a rýchle odkazy do modulov.

Čo tu uvidíte:

• súhrn súm a počtov dokladov,
• prehľad po splatnosti,
• novinky/notifikácie,
• odkazy na najčastejšie akcie.

Pri platiteľoch DPH môžete v paneli obdobia prepínať zobrazenie súhrnných súm s DPH a bez DPH (prepínač pri celkových číslach na prehľade).

Legislatívne upozornenie (ČR, typicky neplatitelia DPH): Na prehľade sa môže objaviť banner so súčtom základu bez DPH z vydaných faktúr za kalendárny rok voči prahom, ktoré v aplikácii sleduje Prevádzkovateľ OmniFlow (limity sa v čase menia). Ide o orientačnú informáciu. Pre posúdenie registrácie k DPH, milionárskej dane a ďalších povinností je vhodné sa vždy poradiť s účtovníkom. OmniFlow nie je právny ani daňový poradca.

Ako s dashboardom pracovať:

• berte ho ako rozcestník, nie ako miesto pre detailnú editáciu,
• pri nezrovnalostiach kliknite do konkrétneho modulu (faktúry, prijaté, sklad...),
• ak čísla nesedia, overte aktívnu firmu a filtre obdobia.

Vyhľadávanie pracuje vždy v kontexte aktívnej firmy a prehľadáva doklady vrátane objednávok zákazníka, kontakty, produkty a dodávateľov podľa čísla dokladu, názvu, IČO, e-mailu a podobných polí podľa typu záznamu.

Minimum dopytu: zadajte aspoň 2 znaky textu, alebo vyberte štítky (možno aj kombinovať).

Filtre typu záznamu: zaškrtnutím obmedzíte výsledok len na vybrané kategórie (napr. len vydané faktúry). Keď nič nezaškrtnete, prehľadajú sa všetky podporované typy.

Štítky: môžete vybrať jeden alebo viac štítkov. Režim alebo znamená, že stačí, keď záznam má ktorýkoľvek zo zvolených štítkov. Režim a zároveň vyžaduje pri zázname všetky zvolené štítky naraz.

Obmedzenie frekvencie: pri veľkom množstve dopytov za krátky čas môže aplikácia vyhľadávanie dočasne spomaliť – ide o ochranu pred zneužitím.

Nápoveda pri písaní: v hornej lište a na stránke Hľadať sa pri zadaní aspoň dvoch znakov zobrazí náhľad niekoľkých výsledkov (oddelený limit oproti celému výpisu); odkazom Zobraziť všetky výsledky prejdete na úplné hľadanie s filtrami.

V jednej organizácii môže byť viac firiem a viac používateľov. Každý používateľ má vlastný prihlasovací účet (e-mail + heslo + povinné 2FA — pozri Dvojfázové prihlásenie (2FA)).

Ako funguje „iba niektoré firmy“:

• V prepínači firiem vidíte len tie subjekty, ku ktorým má váš účet v aplikácii priradenie.
• K firme, ktorá v zozname nie je, sa nedostanete – nemá to byť chyba zobrazenia, ale absencia oprávnenia.
• Po prepnutí aktívnej firmy sa menia všetky dáta v celej aplikácii.

Roly vnútri firmy (nastavuje ich typicky vlastník v Nastavenia → Používatelia):

• Vlastník – správa používateľov a pozvánok, nastavenia firmy, širšie oprávnenia vrátane citlivejších akcií na dokladoch tam, kde to aplikácia vyžaduje.
• Účtovník – dôraz na účtovnú prácu; napríklad časť operácií pri prijatých faktúrach je vyhradená role vlastníka alebo účtovníka.
• Editor – bežná práca s dokladmi a číselníkmi podľa stavu dokladu a pravidiel modulu.

Ako niekto prístup získa:

• Pozvánka e-mailom z Nastavenia firmy → Používatelia (vlastník odošle odkaz; kolega dokončí registráciu alebo sa prihlási a pozvánku prijme).
• Po prijatí sa používateľ objaví pri firme s pridelenou rolou.

Čo robiť, keď niečo nejde:

• Chýba firma v zozname → dohodnite sa s vlastníkom organizácie.
• Chýba tlačidlo pri doklade → pozri Stavy dokladov a Tipy a blokácie (rola, stav, nadväzujúci doklad).

V profile spravujete svoj prihlasovací účet (nie údaje firmy na faktúre): osobné údaje, heslo, dvojfázové prihlásenie, časové pásmo, notifikácie a vlastné relácie.

Čo tu môžete robiť:

• zmeniť meno a kontaktné údaje účtu,
• spravovať 2FA — podrobne Dvojfázové prihlásenie (2FA),
• zmeniť heslo (so zadaním súčasného hesla; po zmene vás aplikácia odhlási),
• nastaviť časové pásmo (výber zo všeobecných oblastí sveta; niektoré časy v aplikácii, napr. pri správach z banky, sa zobrazia podľa vášho pásma),
• nastaviť notifikácie – pri každom type udalosti možno zvoliť doručenie v aplikácii a kde je k dispozícii aj e-mailom (napr. spárovanie platby z banky),
• odhlásiť konkrétne relácie zariadení,
• zobraziť firmy, do ktorých máte prístup.

Záložka Heslo a bezpečnosť združuje 2FA, heslo a voľbu e-mailu pri novom prihlásení z neznámeho zariadenia.

Predvolené kanály pre nových členov firmy nastavuje v Nastavenia firmy → Notifikácie len vlastník – ide o šablónu pre používateľov, ktorí sa k firme pridajú neskôr; svoje vlastné predvoľby si každý upraví v profile.

Dôležité:

• zmena profilu neznamená zmenu údajov firmy na dokladoch,
• údaje firmy riešite v Nastavenia firmy,
• prístupy k firmám rieši vlastník cez pozvánky (Používatelia a prístupy),
• rola vo firme (vlastník, účtovník, editor) neriadi vaše osobné heslo ani 2FA.

Pri každom účte je dvojfázové prihlásenie povinné — po správnom e-maile a hesle vždy nasleduje druhý krok overenia. 2FA nemožno úplne vypnúť.

Predvolená metóda — kód na e-mail

• Po prihlásení príde na váš e-mail 6-miestny kód (platnosť je časovo obmedzená).
• Na obrazovke overenia môžete požiadať o nový kód (s limitom opakovania).
• Odkaz Späť na prihlásenie zruší rozpracované prihlásenie a vráti vás na prihlasovací formulár.

Voliteľne — aplikácia Authenticator

• Namiesto e-mailu môžete použiť mobilnú aplikáciu (Google Authenticator, Authy, Heslá na iPhone, …).
• Po aktivácii sa pri prihlásení e-mail s kódom neposiela — zadávate kód z aplikácie.
• Nastavenie: Profil → záložka Heslo a bezpečnosť → Nastaviť Authenticator (najprv heslo).

Postup zapnutia Authenticatora

• 1) Potvrdiť aktuálne heslo.
• 2) Naskenovať QR kód (alebo zadať tajný kľúč ručne).
• 3) Zadať 6-miestny kód z aplikácie a aktivovať.
• 4) Uložiť záložné kódy — zobrazia sa len raz; každý kód možno použiť pri prihlásení len raz.

Rozpracovaný prechod na Authenticator

• Ak začnete nastavenie a nedokončíte ho, v profile zostane upozornenie „rozpracované“ — dovtedy platí e-mail.
• Dokončíte cez Pokračovať v nastavení, alebo prechod zrušíte (heslo + potvrdenie) — aplikácia zmaže rozpracovaný QR/secret a odhlási vás zo všetkých zariadení; prihláste sa znova (ďalej e-mail).

Heslo pri citlivých zmenách

• Zapnutie, vypnutie alebo regenerácia záložných kódov Authenticatora vyžaduje aktuálne heslo — rovnaká logika ako pri zmene hesla (ochrana pred útočníkom s otvorenou reláciou).

Vypnutie Authenticatora

• V profile → heslo → Vypnúť Authenticator — návrat na e-mailové kódy pri každom prihlásení.

Strata telefónu alebo aplikácie

• Pri prihlásení zvoľte záložný kód (ak ste si ich uložili pri aktivácii).
• Inak napíšte podpore OmniFlow na podpora@omniflow.cz.
• Pri strate prístupu vám podpora pomôže obnoviť prihlásenie (vrátane návratu na e-mailové kódy).

Čo sa netýka roly vo firme

• 2FA a heslo sú vždy osobné — účtovník, editor aj vlastník firmy si spravujú vlastné prihlásenie. Rola vo firme (Používatelia a prístupy) riadi doklady a nastavenia firmy, nie heslo kolegu.

Modul Vydané faktúry slúži na vystavovanie faktúr zákazníkom a ich celý životný cyklus.

Čo v module typicky je:

• prehľad a filtre (stav, obdobie, zákazník),
• nová faktúra / úprava existujúcej,
• číslo dokladu, dátum vystavenia, DUZP, splatnosť,
• odberateľ z Kontaktov alebo ručné vyplnenie údajov,
• tabuľka položiek (množstvo, jednotka, cena, zľava, DPH),
• poznámky, platobné údaje, príloha,
• PDF (náhľad / tlač),
• e-mail zákazníkovi (ak je SMTP nastavené),
• evidencia úhrad a automatická zmena stavu podľa splatnosti a platieb,
• export podľa aktuálneho filtra,
• nadväznosti: prevod z Ponuky, prepojenie so zálohou, vytvorenie dobropisu,
• Pravidelné faktúry — mesačné opakovanie z konceptu; podrobnosti v podsekcii Pravidelné faktúry.

Čo musíte mať splnené, aby sa dalo spoľahlivo pracovať:

• vyplnená firma v Nastavenia firmy (IČO, adresa, údaje na doklad),
• nastavené číselné rady a predvolené fakturačné voľby v Nastavenia → Fakturácia,
• pri odberateľovi ideálne založený Kontakt,
• pre e-mailové odosielanie nastavené SMTP v Nastavenia → SMTP.

Podrobnejšie časti (životný cyklus, portál v e-mailoch, kontroly a exporty) nájdete v podmenu vľavo po rozbalení tejto kapitoly.

Čo sa deje pri vytvorení novej faktúry:

• Aplikácia pridelí alebo navrhne číslo podľa radu a uloží riadok dokladu + riadky položiek.
• Uložením konceptu môžete doklad ďalej upravovať.
• Pri prechode na „ostrejší“ stav (napr. odoslanie) sa často sprísni možnosť úprav.
• Pri skladových položkách môže v okamihu odsúhlasenia/vystavenia prebehnúť vyskladnenie (pozri Sklad).

Kam sa dáta „prepisujú“:

• Stav a sumy sú vidieť v prehľadoch, na dashboarde a v exportoch.
• PDF vždy zodpovedá tomu, čo je na doklade uložené v okamihu stiahnutia alebo odoslania.
• Zmeny a akcie sa evidujú v Histórii akcií a pri platbách v čiastkových záznamoch úhrad.
• Nadväzujúci dobropis mení sumy a vzťah k pôvodnej faktúre; pôvodný doklad potom môže mať obmedzenejšie akcie.

Stavy stručne (podrobnejšie Stavy dokladov):

• Koncept – príprava, úpravy zvyčajne povolené.
• Odoslané – doklad je voči odberateľovi dokončený v ostrom režime.
• Po splatnosti / Uhradené – podľa dátumu splatnosti a evidencie platieb.
• Storno – ukončenie bez ďalšieho použitia.

Zrušenie uhradenej faktúry: uhradenú faktúru nemožno stornovať ani zmazať priamo. Ak je uhradená z banky, použite na detaile (nebezpečná zóna) Zrušiť párovanie platby — banková transakcia sa vráti medzi nespárované a faktúra späť na *Vystavená*. Potom ju možno stornovať a ako Majiteľ aj trvalo zmazať. Pri novom vystavení faktúry sa taká nespárovaná platba môže automaticky spárovať, ak sedí VS, suma aj mena.

Keď máte v Nastavenia → Firma doplnený identifikátor portálu (slug), môžu e-maily zákazníkovi (odoslanie faktúry, upomienky, poďakovanie po úplnej úhrade) obsahovať odkazy bez prihlásenia na náhľad faktúry a na prehľad dokladov odberateľa. Pri ručnom odoslaní možno odkaz na konkrétnu faktúru zapnúť zaškrtávacím políčkom v dialógu (podľa Nastavenia → Fakturácia).

Pri kontakte musí existovať tajný token portálu — vygenerujete ho na detaile kontaktu; pri hromadnom doplnení postupujte podľa Zákaznícky portál faktúr a nastavení Fakturácie.

V predvolených textoch šablón v Nastavenia → Šablóny e-mailov je pri upomienkach a poďakovaní premenná `{{portal_odstavce}}`. Pri skôr uložených vlastných šablónach ju po aktualizácii prípadne doplňte ručne alebo použite Obnoviť predvolené pre daný typ.

Úplný popis portálu pre odberateľov, bezpečnosti a regenerácie odkazu: Zákaznícky portál faktúr.

Spoľahlivosť platiteľa DPH

• Pri odberateľovi označenom ako platiteľ DPH môže aplikácia pred vystavením alebo odoslaním faktúry zobraziť upozornenie, ak je subjekt v dostupnom štátnom rozhraní vedený ako nespoľahlivý platiteľ. Ide o upozornenie na zváženie; rozhodnutie o vystavení dokladu je vždy na vás.

Duplicitné doklady

• Pri ukladaní novej vydanej faktúry, ponuky, zálohy, prijatej faktúry alebo dobropisu z konceptu môže systém nájsť podobné už uložené doklady (dátum, suma, partner, položky) a zobraziť upozornenie s odkazmi. Ak ide o zámer, potvrďte pokračovanie na formulári. Pri úprave už skôr vystavenej faktúry sa táto kontrola nevykonáva.

ISDOC a PDF

• Pri vydanej faktúre a zálohe možno po vystavení stiahnuť ISDOC (XML) a pri odoslaní e-mailom zákazníkovi priložiť ISDOC spolu s PDF. PDF je vo formáte vhodnom pre import do účtovníctva (môže obsahovať vložený ISDOC).

• Pri doklade v stave koncept zvyčajne nie je k dispozícii samostatné stiahnutie PDF/ISDOC z lišty ako pri vystavenom doklade – dokončite vystavenie/odoslanie, potom exporty použite.

Platobný QR (SPD)

• Rýchla úhrada cez QR v aplikácii vychádza z českého štandardu SPD. Kód sa na doklad pridá len pri českom IBAN pri zvolenom účte v Nastavenia → Bankové účty a pri mene CZK na faktúre; inak zostávajú údaje pre prevod v texte a QR chýba. Pri nečeskom účte je v nastaveniach účtov vysvetlenie.

Ak chýba tlačidlo, skontrolujte stav dokladu, svoju rolu (Používatelia a prístupy) a či neexistuje dobropis alebo iná blokujúca nadväznosť.

Pravidelné faktúry slúžia na mesačné opakovanie rovnakej faktúry (nájom, predplatné, pravidelná služba).

Ako začať

1. Vytvorte koncept faktúry (odberateľ, položky, poznámky). Do názvu položky služby napíšte zástupný symbol, napr. `Správa ICT {{billing_yyyy_mm}}`.

2. Na formulári `/invoices/create` alebo `/edit` zapnite prepínač Pravidelná faktúra — vpravo nastavíte kalendár a režim, dole Uložiť pravidelnú faktúru.

3. Alternatívne: pri koncepte akcia Nastaviť ako pravidelnú, pri vystavenej faktúre Kopírovať a nastaviť pravidelnú.

Kde nájdete prehľad

• `/invoices/recurrence` — zoznam radov, plán vystavenia a história; tlačidlo Pravidelné faktúry v hlavičke `/invoices`,
• filter Pravidelné na `/invoices` — vzory (číslo Pravidelná, stav Vzor) a mesačné koncepty na kontrolu (číslo Koncept + ikona, stav Na kontrolu),
• pri kontakte záložka Pravidelné.

Vzor

• Vzor je uložený koncept, z ktorého systém každý mesiac pripraví doklad. Uloženie vzoru aktualizuje existujúci rad — nevytvára novú faktúru.
• Detail vzoru neukazuje variabilný symbol, splatnosť ani DUZP — tie sa doplnia pri každom vygenerovanom doklade.
• Úprava prebieha cez Upraviť celý vzor (`?regular=1`) — rovnaké prostredie ako formulár.

Režimy

• Pripraviť na kontrolu — každý mesiac koncept na ručné vystavenie,
• Plne automaticky — systém faktúru vystaví a voliteľne odošle e-mailom (PDF / ISDOC). Zodpovednosť za správnosť dokladu nesie vystaviteľ.

Poznámky vo vzore možno doplniť tlačidlami Vložiť fakturačné obdobie; pri skladovom tovare (produkt, ktorý nie je služba) nie je možná plná automatizácia — služby a voľný text áno. Pravidelnú faktúru možno pozastaviť.

Zákaznícky portál faktúr je verejná časť služby OmniFlow: odberateľ bez účtu v aplikácii otvorí odkaz a uvidí náhľad vydanej faktúry, prehľad svojich dokladov pri vašej firme a môže stiahnuť PDF, prípadne ISDOC alebo dodací list podľa stavu dokladu. Portál beží na samostatnej verejnej adrese (inej než prihlásenie do aplikácie).

Kde to v aplikácii riadite:

• Kontakty – pri type zákazník alebo oboje na detaile bloku Zákaznícky portál faktúr: Vygenerovať odkaz, Kopírovať, Regenerovať (starý odkaz prestane platiť; odkazy v skôr odoslaných e-mailoch už nepovedú na doklady),
• Nastavenia → Fakturácia – či sa majú k e-mailom (faktúra, upomienky, poďakovanie po úhrade) prikladať odseky s odkazom na portál a predvolené správanie pri ručnom odoslaní,
• Nastavenia → Firma – verejný identifikátor firmy v ceste URL portálu (bez neho odkazy nemožno zostaviť konzistentne),
• Nastavenia → Šablóny e-mailov – v predvolených šablónach premenná `{{portal_odstavce}}` pri upomienkach a poďakovaní; pri vlastných šablónach ju po aktualizácii doplňte ručne alebo použite Obnoviť predvolené,
• po zapnutí funkcie pri už existujúcich kontaktoch môže byť potrebné jednorazové doplnenie tajného tokenu (token na detaile kontaktu alebo hromadné nastavenie vo Fakturácii — bližšie v podsekcii Pre odberateľov a bezpečnosť).

Pokračujte podsekciou Pre odberateľov a bezpečnosť pre pohľad odberateľa a bezpečnosť.

Čo uvidí odberateľ:

• prehľadné zobrazenie súm, položiek a stavu úhrady,
• jazyk rozhrania podľa prehliadača (Accept-Language), kde to technika dovolí,
• pri neplatnom, expirovanom alebo zregenerovanom odkaze rovnaké správanie ako pri náhodnom pokuse — presmerovanie na stránku prihlásenia aplikácie bez oznámenia dôvodu (ochrana proti vyšetrovaniu adries).

Bezpečnosť a prax:

• tajný odkaz nepublikujte na verejných weboch ani do fór,
• pri úniku použite Regenerovať na kontakte,
• hrubé skenovanie adries obmedzuje Prevádzkovateľ OmniFlow (limity požiadaviek z jednej siete),
• ak portál pri vašej firme nemožno použiť, uvidíte všeobecnú výzvu a kontakt na podporu OmniFlow (podpora@omniflow.cz).

Modul Prijaté faktúry eviduje záväzky voči dodávateľom: čo prišlo, koľko zaplatiť, kedy je splatnosť a čo už je uhradené.

Čo v module obvykle nájdete:

• prehľad a filtre (stav, dodávateľ, obdobie),
• vytvorenie novej prijatej faktúry,
• číslo a variabilný symbol, dátumy, mena,
• dodávateľ (často z Kontaktov),
• položky (množstvo, ceny, DPH),
• príloha (PDF od dodávateľa – typ a veľkosť musia prejsť kontrolou),
• evidencia platieb a zmeny stavu podľa úhrad,
• export podľa filtra,
• voliteľne napojenie na Sklad – pri dodanom tovare môže dokončenie viesť k naskladneniu.

Podmienky, aby sa dalo spoľahlivo pracovať:

• správne nastavená aktívna firma,
• pri dodávateľovi kontakt alebo vyplnené údaje konzistentne s jeho faktúrou,
• oprávnenia: niektoré účtovne citlivejšie operácie môžu vyžadovať rolu vlastníka alebo účtovníka (pozri Používatelia a prístupy).

Priebeh dokladu, pojmy a import rieši podmenu (Priebeh a pojmy, Import a banka).

Priebeh založenia dokladu:

• Po uložení máte doklad vrátane položiek a predvoleného stavu.
• Pri evidencii platby sa aktualizuje doplatok / uhradené a typicky aj stav.
• Ak je faktúra zviazaná so skladovými položkami, po potvrdení/naskladnení vznikne pohyb skladu (+zmena zásob).

Kam sa dáta prepisujú:

• do prehľadov záväzkov a widgetov na dashboarde,
• do exportov pre účtovníctvo,
• do Histórie akcií pri zmenách,
• pri napojení na sklad do pohybov a stavu zásob.

Pojmy:

• Záväzok – suma na úhradu dodávateľovi.
• DUZP – dátum zdaniteľného plnenia uvedený na doklade.

DPH na položkách a DIČ dodávateľa: nákupná DPH sa uplatní len u platiteľa, preto sú sadzby DPH na riadkoch zamknuté na 0 %, kým pri dodávateľovi nie je vyplnené DIČ. Doplňte DIČ ručne alebo cez ARES a sadzby sa odomknú; formulár na to upozorní hlásením pod tabuľkou položiek.

Keď doklad DPH obsahuje, ale dodávateľ je v adresári vedený ako neplatiteľ alebo jeho DIČ nie je v registri platiteľov DPH, zobrazí sa pod položkami upozornenie. Je len informatívne – sadzby neprepisuje ani nebráni uloženiu, pretože rozhodujúci je doklad od dodávateľa a príznak v adresári či register môžu byť pozadu. Skontrolujte doklad a prípadne opravte príznak Platiteľ DPH pri dodávateľovi v module Dodávatelia — pri prijatých faktúrach sa stráži tento záznam, nie rovnomenný kontakt v Kontaktoch; v upozornení je preto odkaz priamo na editáciu dodávateľa. Dodávateľ, ktorého aplikácia založí sama pri uložení dokladu (napríklad z importu ISDOC), dostane príznak platiteľa podľa dokladu — keď doklad s vyplneným DIČ obsahuje DPH, uloží sa ako platiteľ.

Editácia už zapísanej faktúry a sklad: zmena hlavičky (variabilný symbol, dátum, poznámka) skladom nehýbe. Keď zmeníte položky pri faktúre, ku ktorej už existuje potvrdená príjemka, aplikácia sklad automaticky neprepočíta – upozorní vás a skladové množstvo upravíte skladovým dokladom, aby bola oprava dohľadateľná. Skutočné storno alebo zmazanie faktúry sklad reverzuje samo.

Ak čísla nesedia, porovnávajte riadok po riadku s PDF dodávateľa.

Vo formulári novej prijatej faktúry možno rýchlo predvyplniť údaje zo samostatného ISDOC alebo PDF s vloženým ISDOC.

Párovanie platieb s bankovými položkami riešite v module Pohyby na účte po nastavení príjmu správ pri účte — pozri rovnakú kapitolu nápovedy a jej podsekcie.

Modul Ponuky je obchodný krok pred faktúrou: ceny, rozsah a platnosť ešte pred záväzným vystavením faktúry.

Funkcie modulu:

• prehľad ponúk a stavov,
• nová ponuka – koncept s položkami (množstvo, cena, DPH, zľava),
• platnosť do dátumu (po ňom býva ponuka označená ako neaktuálna),
• PDF a e-mail zákazníkovi,
• kopírovanie ponuky pre variant cien,
• prevod na vydanú faktúru – vytvorí sa nový doklad v module Vydané faktúry s prenesenými položkami,
• podľa rozhrania možno ponuku previesť do objednávky zákazníka a odtiaľ pripraviť koncept faktúry (modul Objednávky zákazníka v menu),
• export z prehľadu podľa filtra.

Podmienky práce:

• mať založeného odberateľa v Kontaktoch (alebo vyplniť údaje ručne),
• mať nastavené číselné rady pre následnú faktúru,
• SMTP pre e-mail (voliteľné).

Priebeh vytvorenia:

• Po uložení konceptu máte dokument uložený; stav určuje, čo možno editovať.
• Po odoslaní zákazníkovi nadobúda ponuka voči ďalším krokom „obchodný“ význam.
• Prevod na faktúru prenesie štruktúru položiek; ďalej už pracujete v module Vydané faktúry (stavy, platby, účtovné dopady).

Kam sa to prepisuje:

• do Histórie akcií,
• po prevode do faktúr ako nový doklad,
• pri použití skladových položiek potom do Skladu — deje sa tak až vo faktúre podľa nastavení.

Po odoslaní a expirácii: Po odoslaní a expirácia.

Po odoslaní zákazníkovi

• V stave Odoslané môžete ponuku schváliť (obchodne prijať) alebo odmietnuť. Odmietnutie vyžaduje dôvod – text sa uloží do internej poznámky na ponuke.

Expirovaná ponuka – po dátume platnosti obvykle nemožno bez úpravy previesť; pripravte revíziu alebo novú ponuku.

Objednávky sú samostatné doklady s položkami, stavom a PDF výstupom. Sledujú dohodnutú dodávku od potvrdenia po vybavenie a nadväzujú na ponuky aj fakturáciu.

Ako objednávka vznikne

• ručne cez Objednávky → Nová objednávka,
• z ponuky — na detaile ponuky akciou „vytvoriť objednávku“ (položky sa prevezmú),
• kópiou existujúcej objednávky (akcia Kopírovať na detaile).

Stavy objednávky

• Koncept – rozpracovaná, možno voľne upravovať,
• Otvorená – potvrdená, čaká na vybavenie,
• Čiastočne dodaná – časť dodávky prebehla,
• Dodaná – zákazník dostal všetko objednané,
• Stornovaná – zrušená (zostáva v evidencii).

Stavy sledujú dodanie, nie fakturáciu. Objednávka je dohoda o dodávke a končí tým, že tovar odíde zákazníkovi — či je vyfakturovaná, je vlastný život faktúry. Koľko je expedované a koľko vyfakturované, ukazuje v prehľade stĺpec Plnenie (ks). Objednávka, pri ktorej je všetko expedované, ale ešte nie je celé vyfakturované, má navyše oranžové označenie Dodané – na fakturáciu; rovnakou položkou v rolete stavov si takéto objednávky vyfiltrujete. Faktúru z nich vytvoríte rovno v prehľade (ikona dokladu na riadku) alebo z detailu. Stornom faktúry sa vyfakturované množstvo objednávke zase uvoľní a objednávka sa do frontu na fakturáciu vráti.

Čo z detailu objednávky ďalej urobíte

• stiahnete PDF alebo objednávku odošlete e-mailom zákazníkovi,
• vytvoríte koncept faktúry s prevzatými položkami (akcia na detaile) — faktúru potom dokončíte a vystavíte v module Vydané faktúry; fakturovať možno aj dodanú objednávku,
• vyskladníte tovar výdajkou (Výdajky) — a z potvrdenej výdajky potom môžete vytvoriť faktúru za to, čo bolo skutočne dodané,
• pridáte štítky pre filtrovanie v prehľade.

Tip: pre obchodný proces „dopyt → dodávka“ použite reťazec ponuka → objednávka → faktúra (Ponuky).

Modul Zálohy a DDPP rieši platby vopred a daňovú dokumentáciu k prijatej platbe.

Čo modul umožňuje pri konkrétnej zálohovej faktúre:

• vytvorenie a úprava v koncepte,
• zmena stavu podľa krokov dokladu (odoslanie, zrušenie a pod.),
• označenie úhrady po prijatí platby,
• vygenerovanie PDF zálohy,
• vystavenie DDPP (daňový doklad k prijatej platbe) a jeho PDF,
• odstránenie DDPP v prípadoch, kde to stav a pravidlá dovolia,
• príprava a vytvorenie zálohovej/finálnej faktúry vyrovnávajúcej zálohu (tlačidlá typu prevod/vyrovnanie v detaile),
• kopírovanie zálohy pre nový návrh,
• prepojenie s vydanou faktúrou (odpočet zálohy v ďalšom kroku).

Podmienky:

• správne nastavené číselné rady pre zálohy a pre DDPP/finálnu faktúru,
• známy odberateľ a dohodnutá suma zálohy,
• pri e-mailoch opäť SMTP.

Reťazec krokov a dopady: Reťazec a dopady.

Typický reťazec:

• 1) zálohová faktúra (koncept → odoslanie),
• 2) prijatie platby → evidencia úhrady,
• 3) DDPP až po reálne pripísanej platbe,
• 4) po dodaní tovaru/služby finálna faktúra s odpočtom záloh (modul Vydané faktúry),
• 5) záloha je plne vybavená až po zúčtovaní voči finálnej faktúre.

Kam sa prepisuje:

• sumy v prehľadoch záloh a na nástenke,
• PDF súbory v archíve / e-maile,
• zápis v Histórii akcií,
• čísla a dátumy DDPP musia sedieť s účtovným výstupom – nesúlad riešte včas pred uzavretím obdobia.

Detaily stavov vždy overte pri konkrétnom doklade – modul má viac krokov než jednoduchá faktúra (pozri Stavy dokladov).

Platobný QR (SPD) na PDF/detaile zálohy platí rovnako ako pri vydanej faktúre: len český IBAN a CZK na doklade (pozri Vydané faktúry a Nastavenia firmy).

Modul Dobropisy rieši opravy už vystavených vydaných faktúr (vrátenie tovaru, zľava spätne, oprava DPH/súm, čiastočné storno).

Čo modul dokáže:

• zoznam dobropisov a filtrovanie,
• vytvorenie z faktúry (akcia na detaile pôvodnej faktúry),
• vlastné číslo a stavy dobropisu,
• položky rovnakým spôsobom ako faktúra (množstvo, ceny, DPH),
• PDF a odoslanie e-mailom,
• zmena stavu (napr. odoslanie, uzavretie podľa pravidiel),
• kopírovanie pre nový návrh,
• export z prehľadu.

Podmienky:

• musí existovať pôvodná faktúra v stave, ktorý dovolí vytvoriť dobropis,
• oprávnenie na akciu – kombinácia roly a stavu (niektoré akcie len vlastník),
• pri skladovom tovare môže dobropis nadviazať na vrátenie na sklad podľa nastavenia položiek.

Priebeh:

• Vznikne nový doklad naviazaný na pôvodné číslo faktúry.
• Po uložení máte vyplnené položky a predvolený stav.
• Po odoslaní/uzamknutí sa zmenia dostupné akcie na pôvodnej aj opravnej strane.

Účinky na doklady a sklad: Účinky na doklady.

Kam sa prepisuje:

• sumy v prehľadoch a na prehľade pôvodnej faktúry (vzťah oprava),
• účtovné výstupy cez exporty,
• História akcií,
• pri skladovej položke zmena zásob cez vratný pohyb (pozri Sklad).

Pôvodnú faktúru po dobropise často nemožno voľne meniť – ďalšie opravy riešte ďalším dobropisom, len ak to proces dovolí.

Tieto moduly sú špecializované zoznamy partnerov (zákazníci, dodávatelia). V praxi často nadväzujú na všeobecnejší modul Kontakty.

Čo dokážu:

• prehľad partnerov podľa typu,
• detail, úprava, mazanie,
• rýchle vyhľadávanie,
• pri dodávateľoch často doplnenie dát z ARES.

Kedy použiť zákazníci/dodávatelia vs. kontakty:

• keď chcete pracovať len s jedným typom partnera,
• keď máte zvyk zo skoršieho rozhrania s oddelenými zoznamami,
• pre novú evidenciu je obvykle pohodlnejšie držať poriadok v Kontaktoch a z nich vyberať do dokladov.

Modul Kontakty je zdieľaný adresár obchodných partnerov pre všetky doklady aktívnej firmy.

Čo evidujete:

• typ vzťahu (odberateľ / dodávateľ / oboje),
• názov, IČO, DIČ, platiteľ DPH,
• fakturačná a prípadne doručovacia adresa,
• kontaktná osoba, e-mail, telefón,
• poznámky.

Čo modul umožňuje:

• vyhľadávanie, radenie, filtre,
• nový / úprava / zmazanie (podľa oprávnení a nadväzností),
• kontrola duplicít (najmä podľa IČO) s možnosťou potvrdenia,
• pri doklade rýchle doplnenie údajov odberateľa/dodávateľa,
• v niektorých prípadoch napojenie na interné záznamy (napr. firma zákazníka ako kontakt).

Bez čoho nepôjde pohodlne fakturovať:

• aspoň základné údaje pre tlač na doklad (názov, adresa),
• konzistentné DIČ pri platiteľoch DPH.

Čo sa pri použití kontaktu deje:

• Do dokladu sa prenesú aktuálne hodnoty z kontaktu v čase výberu – neskoršia zmena kontaktu nemusí spätne prepísať staré doklady.
• Exporty a zostavy berú to, čo je uložené na doklade.

Portál pri kontaktoch a limity predplatného: Portál a limity.

Zákaznícky portál faktúr pri kontaktoch typu zákazník alebo oboje: na detaile vygenerujete tajný odkaz do verejného náhľadu dokladov, skopírujete ho a pri úniku ho zregenerujete (staré URL prestane platiť). Odkazy fungujú, keď máte v Nastavenia → Firma doplnený verejný identifikátor firmy pre portál; token sa môže doplniť aj pri odoslaní faktúry e-mailom podľa Nastavenia → Fakturácia a šablón. Úplný popis správania, e-mailov a bezpečnosti: Zákaznícky portál faktúr.

Limity predplatného môžu obmedzovať počet aktívnych kontaktov – strážte plán v sekcii Zákaznícky účet.

Modul Produkty je katalóg položiek, ktoré potom používate v dokladoch a v sklade.

Čo tu nastavíte:

• názov, kód, jednotku,
• kategórie (strom kategórií spravujete v Nastavenia firmy → Kategórie produktov),
• či je položka skladová alebo neskladová,
• predvolené ceny,
• prípadne sériové čísla a ďalšie parametre.

Ako to nadväzuje ďalej:

• pri výbere položky do dokladu sa predvyplnia údaje z katalógu,
• pri skladových položkách sa pri stave dokladu vytvorí pohyb skladu,
• zmena produktu neznamená automatickú zmenu na starých dokladoch.

Modul Sklad sleduje zásoby, ceny a pohyby pri aktívnej firme. Na prehľade máte rýchle odkazy na prácu s dokladmi a stav zásob.

Katalóg položiek: názov, kód, jednotka, príznak skladová vs. neskladová, minimálne množstvo v kusoch (nejde o sumu v Kč), nákupná a predajná cena, prípadne sériové čísla (SN), história pohybov, prehľady a export. Pri položke s SN vyberáte konkrétny kus podľa formulára.

Všeobecné väzby na doklady: prijatá faktúra typicky po spracovaní naskladní nakúpený tovar; vydaná faktúra vyskladní predaný; dobropis môže vrátiť kusy; storno alebo oprava môže vytvoriť protismerný pohyb. Presný okamih pohybu závisí od stavu dokladu a nastavenia riadku.

Kam ďalej: pravidlá príjemok, výdajok a prevodiek (vrátane situácie „rovnaká faktúra dvakrát“) sú v podsekciách vľavo — jedna dlhá stránka by bola neprehľadná. Inventúrne hárky (riadená inventúra), inventúru a zoznam pohybov spustíte z navigácie modulu skladu vedľa dokladov.

Príjemky slúžia na naskladnenie tovaru vlastným dokladom príjemky (v menu Sklad → prehľad príjemok). Doklad má typicky prípravu a potvrdenie; po potvrdení vznikne pohyb príjem a zmení sa zásoba.

Prijatá faktúra vs. príjemka: Po vystavení prijatej faktúry sa z riadkov s vybraným produktom jednorazovo zapíše príjem na sklad. Príjemka je samostatný tok; k dokladu možno voliteľne vybrať prijatú faktúru, aby bola väzba vidieť v histórii pohybov.

Dvojitý príjem: nevykonávajte rovnaký fyzický príjem dvakrát (napr. raz automaticky z vystavenej faktúry a druhýkrát príjemkou k rovnakej faktúre) — množstvo by sa sčítalo. Riadky prijatej faktúry bez produktu sa automaticky nenaskladnia; ak potrebujete kusy v sklade, upravte proces (produkt na faktúre alebo príjemka).

Keď číslo nesedí: pri položke otvorte históriu pohybov a nájdite posledný doklad, ktorý menil množstvo.

E-mail: zaúčtovanú príjemku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile dokladu). Príjemca sa predvyplní z dodávateľa, predmet aj text možno pred odoslaním upraviť. Vyžaduje nastavené SMTP (inak tlačidlo vedie do *Nastavenia → SMTP*); odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Výdajky slúžia na vyskladnenie tovaru vlastným dokladom výdajky (v menu Sklad → prehľad výdajok). Po potvrdení dokladu vznikne pohyb výdaja a zásoba klesne.

Väzba na predaj: často vyberáte produkt a množstvo rovnako ako pri fakturácii. Pri vydanej faktúre môže vyskladnenie prebehnúť v okamihu podľa stavu dokladu a pravidiel modulu — podrobnosti pozri sekciu Vydané faktúry a tento prehľad skladu.

Pri nezrovnalostiach použite históriu pohybov pri položke a sekciu História akcií pri doklade.

Sklad na doklade: sklad určuje, odkiaľ sa tovar odpíše, a zároveň číselný rad výdajky (číslo začína kódom skladu). Ak zakladáte výdajku z objednávky alebo vydanej faktúry, aplikácia najprv zobrazí potvrdenie s výberom skladu (pri jedinom sklade je predvybraný) a doklad založí až po potvrdení. Kým je doklad konceptom, možno sklad zmeniť aj dodatočne v bočnom paneli — doklad sa potom prečísluje z radu nového skladu. Pri potvrdenom doklade už sklad meniť nemožno. To isté platí pre príjemky.

Storno faktúry a výdajka: ak vznikla faktúra z výdajky (fakturácia dodaného tovaru), jej stornom sa výdajka len odpojí — tovar zostáva vydaný a dodávku možno vyfakturovať znova. Výdajka vytvorená z faktúry sa stornom faktúry ruší a zásoba sa vracia.

E-mail: zaúčtovanú výdajku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile). Príjemca sa predvyplní zo zákazníka, predmet aj text možno upraviť. Vyžaduje nastavené SMTP; odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Prevodky prevádzajú tovar medzi skladmi (alebo medzi skladovými miestami, ak je vaša firma tak nastavená) vlastným dokladom prevodky. Zostavíte riadky produktov a množstvá, doklad potvrdíte — zásoby sa upravia na zdrojovom aj cieľovom sklade.

Rovnaké pravidlá ako inde: sledujte stav dokladu, oprávnenia roly a prípadné nadväzujúce doklady. Ak si neviete rady, overte si posledné zmeny v histórii pohybov pri položke.

E-mail: zaúčtovanú prevodku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile). Prevodka nemá väzbu na kontakt, preto príjemcu zadáte ručne. Vyžaduje nastavené SMTP; odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Časť Nastavenia v menu združuje všetko pre prevádzku konkrétnej firmy – líši sa od Zákazníckeho účtu, ktorý rieši len predplatné služby OmniFlow.

Obrazovky a účel:

• Firma – identita pre doklady (názov, IČO/DIČ, adresa, logo, farby). Po vystavených dokladoch môžu byť niektoré údaje uzamknuté alebo meniteľné len obmedzene.
• Fakturácia – číselné rady, predvolená splatnosť, mena, jazyk PDF, vzhľad tabuľky položiek v PDF, nadväznosť na účty.
• Bankové účty – údaje pre blok „úhrada“ na doklade, predvolený účet. Platobný QR (SPD) na PDF a v detaile vydanej faktúry alebo zálohy sa pridá len pri českom IBAN a mene dokladu CZK; pri zahraničnom IBAN pri účte zobrazíme upozornenie, že QR zatiaľ nepridávame, kým pri danej banke neoveríme čitateľnosť.
• SMTP – odchádzajúca pošta; bez nej neodídu e-maily s prílohami.
• Šablóny e-mailov – texty sprevádzajúce odoslané PDF (česky/anglicky podľa nastavenia).
• Používatelia – kto má prístup k firme, roly, pozvánky (Používatelia a prístupy).
• Notifikácie (len vlastník) – predvolené kanály (v aplikácii / e-mail) pre typy udalostí pri nových členoch firmy; každý používateľ si svoje predvoľby ďalej upraví v Profil a účet.
• Kategórie produktov – strom kategórií pre radenie produktov v katalógu.
• Odkazy na fakturáciu predplatného organizácie vedú do rovnakých obrazoviek ako sekcia nápovedy Zákaznícky účet.

Pred prvou faktúrou a dopady zmien: Pred prvou faktúrou.

Minimálny predpoklad pred prvou faktúrou:

• uložená Firma + Fakturácia (rady),
• pre e-mailové odosielanie nastavené SMTP.

Výsledok zmien:

• nové čísla dokladov podľa aktuálnych radov,
• PDF okamžite odráža logo a farby po uložení,
• pozvaný kolega sa objaví medzi používateľmi až po prijatí pozvánky.

OmniFlow má REST API pre čítanie dát firmy externými systémami (e-shop, účtovný softvér, reporting). Kompletná technická dokumentácia s testovacou konzolou je verejne na adrese /api/docs (anglicky).

Vytvorenie kľúča (len vlastník firmy, v Nastavenia → API kľúče):

• zadajte názov podľa systému, ktorý sa pripája (napr. „Napojenie e-shopu“),
• zvoľte oprávnenia: „Len čítanie (všetko)“ pokryje väčšinu integrácií; „Vlastné…“ obmedzí prístup po moduloch (Kontakty / Produkty a sklad / Vydané faktúry),
• zvoľte platnosť (30/90/365 dní, odporúčané 90) — „Neobmedzene“ len vedome, kľúč potom platí do ručnej revokácie,
• voliteľne obmedzte kľúč na konkrétne IP adresy (výrazne sťaží zneužitie pri úniku).

Kľúč sa zobrazí len raz — hneď si ho skopírujte. Ukladáme iba odtlačok, znova ho nikto nezobrazí (ani podpora). Pri strate použite Rotovať: vznikne nový kľúč s rovnakým nastavením a starý prestane platiť za 7 dní.

Zoznam kľúčov ukazuje maskovaný kľúč, oprávnenia, kto a kedy kľúč vytvoril, expiráciu (blížiaca sa je zvýraznená) a posledné použitie (kedy + z akej IP) — nepoužívané kľúče revokujte. Revokácia je okamžitá a nevratná.

Bezpečnosť:

• kľúč patrí firme (odchod používateľa integráciu nerozbije), oprávnenia určujú len zvolené scopes,
• o vytvorení aj revokácii kľúča dostanú všetci vlastníci notifikáciu (zvonček + e-mail podľa predvolieb, kanál „Udalosti API kľúčov“),
• účtovník vidí zoznam len pre prehľad, editor sekciu nevidí,
• API má limity 60 požiadaviek/min a 5 000/deň na kľúč.

V používateľskom menu je položka Zákaznícky účet. Rovnakú tému nájdete v Nastaveniach firmy na záložkách Predplatné (zákaznícky účet) a Faktúry za predplatné. Všetko riadi predplatné služby OmniFlow, nie vaše vlastné doklady zákazníkom.

Čo tu spravujete:

• fakturačné údaje odberateľa služby (kto platí predplatné Prevádzkovateľovi OmniFlow, OmniSys s.r.o.),
• aktuálny plán, licencie a limity (napr. počet firiem, kontaktov, objem dokladov podľa vašej sadzby),
• históriu vyúčtovania predplatného a stav platby.

Vzťah k firme z ponuky modulov:

• Údaje tu sa netlačia na vašu vydanú faktúru zákazníkovi.
• Limity však môžu zablokovať nový kontakt alebo zakázať akciu pri prekročení plánu – v tom prípade riešite upgrade alebo úpravu predplatného.

Oprávnenia a prepis dát: Oprávnenia a prepis.

Kto môže meniť:

• niektoré položky len vlastník zákazníckeho účtu,
• bežní používatelia firmy sem môžu mať len čítanie.

Prepis dát:

• zmena adresy platcu predplatného sa ukladá pri organizácii a môže sa prepísať do súvisiacich údajov pre vyúčtovanie služby (napr. kontaktné údaje na faktúre za OmniFlow),
• operatívne doklady (faktúry zákazníkom) zostávajú v moduloch Vydané faktúry atď.

Modul História akcií je časová os udalostí vo firme.

Na čo slúži:

• dohľadanie kto a kedy zmenil stav dokladu,
• kontrola odoslania e-mailov a automatických krokov,
• riešenie sporov „kto to zmenil“.

Ako čítať záznam:

• čas,
• typ akcie,
• používateľ,
• dotknutý modul/doklad.

Pri problémoch je to prvé miesto, kde overiť, čo sa stalo pred chybou.

Exporty a e-maily sú pri každom dokladovom module dostupné ako akcie na prehľade alebo detaile.

Formáty:

• PDF – vizuálne zhodné s tlačovým výstupom (faktúra, ponuka, záloha, dobropis, prijatá faktúra a pod.); pri vydanej faktúre a zálohe môže PDF zodpovedať aj štandardu vhodnému pre import do účtovníctva (môže obsahovať vložený ISDOC).
• ISDOC – samostatné XML pri vydanej faktúre a zálohe pre prenos do účtovného programu (tlačidlo na stiahnutie na detaile po vystavení).
• CSV / XML / ZIP – ďalšie výstupy vhodné pre účtovníctvo alebo ďalšie programy (konkrétna ponuka závisí od modulu a tlačidla v prehľade).

Ako export „čo exportuje“:

• berie vždy aktívnu firmu,
• berie aktuálne filtre v prehľade (dátum, stav, partner…),
• berie len riadky, na ktoré má používateľ právo náhľadu.

E-mail:

• používa SMTP z Nastavenia → SMTP,
• často prikladá PDF rovnaké ako manuálne stiahnutie; pri faktúre a zálohe možno zvoliť aj priloženie ISDOC,
• výsledok pokusu uvidíte ako krátke hlásenie nad stránkou a v Histórii akcií tam, kde sa odoslanie zaznamenáva.

História akcií v používateľskom menu zhŕňa záznamy o zmenách a odoslaniach – užitočné, keď hľadáte, kto zmenil stav alebo odoslal doklad.

Modul Pohyby na účte prijíma e-maily od banky (napr. upozornenie na pohyb na účte), uchová ich v aplikácii a pri vybraných bankách z textu správy dokáže vyplniť riadky platieb (transakcie). Nejde o nahrávanie klasického súboru „bankového výpisu“ — pracujeme s textom správy od banky. Platby potom spárujete s vydanými alebo prijatými faktúrami a so zálohami podľa variabilného symbolu a sumy (s malou toleranciou zaokrúhlenia). Čiastočné úhrady zapisujú platbu na doklad a ten môže zostať otvorený; preplatok pri jednoznačnom kandidátovi sa ponúkne ako návrh na overenie.

Podporované banky sa postupne rozširujú: pod konkrétnou inštitúciou nájdete návod v obsahu pod touto kapitolou (aktuálne Air Bank a ČSOB). Pribúdajú ďalšie (napr. Raiffeisenbank) — hneď ako bude pre banku pripravené čítanie správ z e-mailu, doplní sa aj stránka nápovedy.

Podrobnosti o stavoch riadkov a postupe: Stavy a postup párovania. Nastavenie účtu, profilu správ a uchovávanie: Nastavenia banky a správy. Konkrétne banky: Air Bank, ČSOB. Bezpečnosť príjmovej adresy: Bezpečnosť a príjem pošty.

Stavy riadku transakcie

• Nespárované — platba je v aplikácii, ale k dokladu ešte nie je priradená.
• Návrh — systém našiel viac dokladov s rovnakým VS a sumou; vyberte správny prepínačom a kliknite Potvrdiť návrh. Bez výberu potvrdenie neprebehne.
• Spárované — doklad je označený ako uhradený z banky; v Histórii akcií na doklade uvidíte záznam. Zrušiť párovanie vráti doklad a riadok do predchádzajúceho stavu (pri vydanej faktúre nejde, ak už existuje dobropis vystavený alebo odoslaný — rovnaká logika ako pri účtovných nadväznostiach).
• Ignorované — transakciu zámerne nechcete párovať (napr. interný prevod).

Typický postup na stránke pohybov

• Spracovať čakajúce súbory — z nových e-mailov vytvorí riadky (pri podporovanej banke a správnom profile).
• Automaticky spárovať — jednoznačnú zhodu vykoná sama; pri viacerých kandidátoch vytvorí návrh.
• Ručné párovanie — vyhľadáte neuhradený doklad podľa čísla, VS alebo mena, keď automatika nestačí.
• Smer príjem typicky párujte s vydanou alebo zálohovou faktúrou; smer výdaj s prijatou faktúrou (za predpokladu vhodného stavu dokladu).
• V ľavom menu nápovedy pod Pohyby na účte nájdete stránku pre konkrétnu banku (napr. Air Bank) a sekciu Bezpečnosť a príjem pošty.

Ako aplikácia pozná banku

• Z českého čísla účtu v tvare predčíslie-číslo/kód banky (štyri číslice za lomkou).
• Alebo z českého IBAN (kód banky je v IBAN zakódovaný rovnako ako pri domácom čísle).

Podľa kódu banky uvidíte na stránke pohybov, či pre túto banku už dokážeme z textu e-mailu automaticky doplniť údaje o platbe, alebo zatiaľ len správu uchovávame bez rozboru. Zoznam podporovaných bánk sa v čase rozširuje; každá podporovaná banka má v nápovede vlastnú stránku pod touto kapitolou.

Kde nastaviť príjem e-mailov

• V Nastavenia → Bankové účty v dialógu úpravy účtu (blok o príjme správ od banky; formulár vľavo alebo karta vpravo) si nechajte zobraziť alebo vytvorte príjmovú adresu, ak ju váš účet a nastavenia firmy ponúkajú.
• V internetovom bankovníctve nastavte zasielanie upozornení alebo správ na túto adresu. Adresu nepublikujte a nezdieľajte zbytočne — pozri Bezpečnosť a príjem pošty.

Čo sama osebe neurobí len príjmová adresa

• Samotná doručená správa ešte neznamená riadky v tabuľke pohybov. Riadky transakcií z nej vzniknú až po nastavení profilu vzoru e-mailu pri účte (kde to banka vyžaduje) a po kliknutí na Spracovať čakajúce súbory.

Kde je pole „Profil vzoru e-mailu banky“

• V Nastavenia → Bankové účty (záložka vnútri Nastavení firmy). Účet môže upravovať len vlastník firmy.
• Pole je vo formulári vľavo v rámčeku o príjme správ od banky (pod číslom účtu, IBAN a názvom banky). V karte účtu vpravo je prehľad a odkaz Otvoriť výber vľavo.
• Odkaz z výstrahy na stránke pohybov otvorí úpravu účtu priamo pri tomto poli.

Profil vo firme

• V rozbaľovacom zozname zvoľte položku zodpovedajúcu vašej banke — podrobnosti nájdete na stránke nápovedy pre konkrétnu banku (napr. Air Bank).

Uchovávanie prijatých správ

• Doručené správy a súvisiace dáta v aplikácii sa po určitom čase môžu automaticky zmazať, ak s nimi nebol spárovaný žiadny platný doklad (uhradenie cez banku). Správy, ktoré už sú naviazané na spárovanú platbu, sa typicky uchovajú. Dôležité podklady si preto vždy archivujte u seba (PDF výpisu v banke a pod.).

Táto stránka nápovedy je len pre Air Bank (kód 3030). Všeobecné pohyby na účte, stavy návrh / spárované / zrušenie párovania a bezpečnosť popisuje Pohyby na účte a pod ňou Bezpečnosť a príjem pošty.

Air Bank má v aplikácii podporované čítanie českých textových upozornení z e-mailu (typicky pohyb na účte so sumou a variabilným symbolom). Ak má viac vašich dokladov rovnaký VS aj sumu, systém vytvorí návrh a musíte vybrať správnu faktúru alebo zálohu — pozri Stavy a postup párovania.

Checklist v poradí

• Príjmová adresa — v Nastavenia → Bankové účty pri účte 3030/IBAN Air Bank; v banke nastaviť zasielanie na túto adresu. *(Ak už máte adresu a e-maily chodia, tento krok máte hotový — správa sa uloží, ale v prehľade pohybov zatiaľ nemusí byť vidieť riadok, kým nezvolíte profil a nespracujete čakajúce súbory.)*
• Profil vzoru e-mailu — v rovnakej záložke vo formulári vľavo, blok o príjme správ od banky: v rozbaľovacom zozname zvoľte položku pre Air Bank (v zozname ju nájdete pod názvom banky). Len podľa hlavičiek e-mailu obvykle nestačí — aby sa z textu správy načítali suma a variabilný symbol, musí byť vybraná konkrétna banka.
• Spracovať čakajúce súbory — na stránke Pohyby na účte po doručení e-mailu.
• Automaticky spárovať alebo Potvrdiť návrh / ručné párovanie.

Kde presne kliknúť (vlastník firmy)

• Nastavenia → Bankové účty → Upraviť pri účte → vľavo dole v modrom rámčeku rozbaliť Profil vzoru e-mailu banky. Na karte účtu vpravo je odkaz Otvoriť výber vľavo, ak hľadáte pole len vpravo.

Ak sa transakcia nevytvorí

• Skontrolujte zvolený profil vzoru, formát tela e-mailu od banky (typicky česká textová notifikácia) a či prebehlo Spracovať čakajúce súbory.

Ak v zozname profilov chýba vaša banka

• Dopĺňanie vzorov e-mailov a rozšírenie podpory ďalších bánk rieši podpora OmniFlow. Napíšte na podpora@omniflow.cz.

Táto stránka nápovedy je len pre ČSOB (kód 0300). Všeobecné pohyby, párovanie a bezpečnosť: Pohyby na účte, Stavy a postup párovania, Bezpečnosť a príjem pošty.

ČSOB posiela upozornenia typicky ako HTML e-mail s tabuľkou Parametre platby (účet, protistrana, suma so znamienkom + / −, variabilný symbol, správa pre príjemcu). Aplikácia z neho načíta jeden pohyb na správu. Pri prijatom platobnom príkaze (text „prijali nasledujúci príkaz“) sa číta odchádzajúca suma a dátum splatnosti.

Checklist

• Príjmová adresa — Nastavenia → Bankové účty pri účte 0300; v ČSOB nastaviť zasielanie na túto adresu (odosielateľ býva @csob.cz).
• Profil vzoru e-mailu — vo formulári účtu zvoľte ČSOB (slug csob). Pri ČSOB často stačí, že aplikácia pozná banku z čísla účtu a doplní parser automaticky — profil ale odporúčame pre zhodu s hlavičkou správy.
• Spracovať čakajúce súbory na stránke Pohyby na účte.
• Automaticky spárovať alebo ručné párovanie podľa VS a sumy.

Ak sa transakcia nevytvorí

• Overte, že e-mail obsahuje tabuľku s riadkom Suma (+ alebo − a suma v CZK).
• Spustite znova Spracovať čakajúce súbory; pri súboroch so starou chybou „chýba profil“ po doplnení profilu ČSOB.

Ak v zozname profilov chýba vaša banka

• Dopĺňanie vzorov e-mailov a rozšírenie podpory ďalších bánk rieši podpora OmniFlow. Napíšte na podpora@omniflow.cz.

Príjmová adresa vyzerá ako bežný e-mail s dlhým náhodným názvom pred zavináčom — je to váš súkromný kanál pre správy od banky. Kto adresu pozná, môže na ňu poslať e-mail rovnako ako banka, preto ju chráňte ako heslo.

Čo z toho plynie pre vás

• Adresu nepublikujte na webe, do fór ani do verejných návodov.
• Nezdieľajte ju v e-maile širšiemu okruhu, než je nutné; ideálne ju zadáte len v internetovom bankovníctve.
• Ak máte podozrenie, že adresa unikla, zrušte ju v Nastavenia → Bankové účty (zrušenie príjmovej adresy) a nechajte si vytvoriť novú.
• Aj podvodný e-mail s textom o platbe sám osebe neotvorí vaše prihlásenie ani nezmení doklady — riziko je hlavne v tom, že správa dorazí do aplikácie a niekto ju omylom spáruje s faktúrou. Preto pri návrhoch vždy overte doklad.

Ako aplikácia pozná správu od banky

• Pošta musí doraziť na platnú adresu, ktorá patrí k vášmu účtu v OmniFlow.
• Aplikácia kontroluje, či odosielateľ a predmet zodpovedajú overeným vzorom skutočných bánk — znižuje to zámeny, ale nie je to stopercentná záruka, že každá správa je pravá.
• Prevádzkovateľ OmniFlow môže navyše odmietnuť správy, ktoré nevyzerajú ako dôveryhodná pošta od banky (napr. chýba im obvyklé elektronické „pečatenie“, ktoré banky používajú). Také správy sa do aplikácie vôbec nedostanú.

Praktické pravidlo

• Súkromná adresa + pri návrhoch vždy skontrolovať doklad + obozretnosť pri neznámych sumách = rozumná ochrana. Pri pochybnostiach použite ručné párovanie alebo transakciu označte ako ignorovanú.

Stav dokladu hovorí, v akej fáze sa doklad nachádza (napr. koncept, vystavené, uhradené). Podľa neho sa ponúknu správne tlačidlá a povolia sa len úpravy, ktoré dávajú v danej fáze zmysel.

Všeobecné princípy:

• Každý typ dokladu (faktúra, ponuka, záloha, dobropis, prijatá faktúra…) má vlastnú sadu stavov.
• Prechod medzi stavmi je možný len po splnení podmienok (vyplnené polia, evidencia platby, absencia konfliktného dokladu).
• Rola používateľa môže niektorý krok úplne zakázať (napr. len vlastník smie zrušiť citlivú operáciu).
• niektoré zmeny stavu prebehnú nepriamo – napr. uhradením sumy, prevodom ponuky na faktúru, expiráciou ponuky, vystavením DDPP.

Čo sa pri zmene stavu typicky stane naraz:

• pri doklade sa uloží nový stav a čas poslednej zmeny,
• pribudne záznam do Histórie akcií,
• pri skladových položkách sa vytvorí alebo zruší skladový pohyb,
• uzamknú sa úpravy hlavičky alebo položiek,
• prepočítajú sa prehľady (nástenka, sumáre záväzkov/pohľadávok).

Ako čítať „prečo nejde“:

• otvorte detail dokladu a pozrite sa na aktuálny štítok stavu,
• skontrolujte, či neexistuje nadväzujúci doklad (dobropis, DDPP, finálna faktúra k zálohe),
• overte rolu v sekcii Používatelia a prístupy.

Prečo si OmniFlow pridať na plochu? Jedným klepnutím máte prehľad faktúr, záväzkov a skladu ako z „pravej“ aplikácie — v celoobrazovkovom okne prehliadača, bez rušivých líšt a záložiek, ale bez sťahovania z obchodu s aplikáciami. Vždy bežíte na aktuálnej verzii rovnako ako na počítači; nič nemusíte ručne aktualizovať.

Ako to funguje: OmniFlow je moderná webová aplikácia — dáta sú bezpečne v online úložisku, na všetkých zariadeniach vidíte rovnaký stav po prihlásení. Zástupca na ploche len rýchlo otvorí rovnakú aplikáciu v pohodlnom režime okna.

Potrebujete internet aj po pridaní na plochu. Bez pripojenia neuvidíte doklady — offline režim s plnými dátami pri tejto aplikácii nie je.

Android (Chrome)

• Otvorte OmniFlow v Chrome na zabezpečenom pripojení (adresa začína https).
• V menu prehliadača zvoľte napr. Inštalovať aplikáciu / Pridať na plochu (záleží od verzie).
• Ikona spustí OmniFlow v okne podobnom samostatnej aplikácii.

iPhone / iPad (Safari)

• Pridať na plochu nájdete cez tlačidlo Zdieľať (štvorček so šípkou nahor) → Pridať na plochu. Názov ikony môžete pred uložením upraviť.
• Dôležité od Apple: žiadny odkaz z webu nemôže sám otvoriť dialóg „Pridať na plochu“ — vždy ho zvolíte vy v Safari (je to zámer kvôli bezpečnosti).
• Aby sa dal zástupca vytvoriť, otvorte OmniFlow v Safari. V náhľade vnútri e-mailu, chatu alebo sociálnej siete často chýba pridanie na plochu — použite Otvoriť v Safari (v menu stránky), prípadne odkaz skopírujte a vložte do Safari.

Názov a ikona zástupcu

• Prehliadač si doplní názov, farby a ikonu — nemusíte nič nastavovať.

Úvodná obrazovka (iPhone / iPad)

• Po spustení z plochy môže Safari krátko zobraziť jednoduchý úvodný obrázok podľa typu zariadenia. Môže sa meniť s verziou aplikácie; na prácu s dokladmi to nemá vplyv.

Tip: zástupcu si pridajte až po prihlásení, ak chcete rovno nástenku — inak vás prehliadač po otvorení pošle na prihlásenie.

Kontrolný zoznam, keď „niečo nejde“:

• Nesprávna firma – v prepínači máte inú aktívnu firmu než tú, kde dokument vytvárate.
• Žiadna firma – účet nemá priradenie k firme; rieši vlastník cez pozvánku (Používatelia a prístupy).
• Rola – napr. účtovné operácie pri prijatých faktúrach vyžadujú vlastníka alebo účtovníka.
• Stav dokladu – akcia nie je v aktuálnej fáze dostupná (pozri Stavy dokladov).
• Nadväzujúci doklad – existuje dobropis, DDPP alebo rozpracovaný prevod, ktorý blokuje ďalší krok.
• Chýbajúci údaj – nevyplnená firma, rad, odberateľ, alebo nesprávna DPH.
• Limit predplatného – prekročili ste napr. počet kontaktov alebo dokladov podľa vášho plánu OmniFlow (pozri Zákaznícky účet).
• SMTP – e-mail nepôjde odoslať bez funkčného servera v Nastavenia → SMTP.
• Príjmová adresa pre pohyby – nepublikujte ju; pri úniku ju zrušte a vygenerujte novú (Bezpečnosť a príjem pošty).

Postup riešenia:

• 1) Overte aktívnu firmu.
• 2) Prečítajte červené/žlté hlásenie nad formulárom.
• 3) Otvorte Históriu akcií, či neprebehla konkurenčná zmena.
• 4) Skúste stránku obnoviť a akciu zopakovať.
• 5) Pripravte číslo dokladu a presný text chyby pre podporu alebo kolegu.