Nápoveda aplikácie

Praktická nápoveda pre bežnú prácu v OmniFlow: čo je v každom module k dispozícii, čo znamenajú dôležité pojmy a ako urobiť najčastejšie úlohy. Vyberte tému v obsahu vľavo (na mobile po rozbalení menu stránky). Odkazy z aplikácie s #kapitola vás rovno prepnú na správnu časť.

Aktualizácia nápovedy: 23. 9. 2026 — koľko firiem sa dá založiť za jedným kontom a ako sa správa test pripojenia k SMTP.

Najdôležitejší pojem v celej aplikácii je Aktívna firma. Všetko, čo vidíte (doklady, kontakty, sklad, prehľady), patrí práve k nej.

Čo to znamená v praxi:

Keď prepnete firmu, prepnete aj všetky dáta.
Keď „niečo chýba“, najčastejšie je vybraná iná firma.
Exporty aj e-maily vždy vychádzajú z aktívnej firmy.

Účty a firmy: V systéme môže byť viac používateľských účtov (každý sa prihlasuje vlastným e-mailom a heslom). Jeden účet nie je automaticky pri všetkých firmách – každý používateľ vidí len firmy, ku ktorým má priradený prístup. Firmu, ku ktorej nemáte oprávnenie, v prepínači vôbec neuvidíte. Viac v sekcii Používatelia a prístupy.

Kde ste: Táto nápoveda je verejná — čítať ju môžete aj bez účtu a bez prihlásenia, pokojne pred registráciou. Krátke predstavenie služby s rozcestníkom nájdete na stránke /doc; vývojárov integrácií zaujíma API dokumentácia na /api/docs.

Zakladanie účtov. Počet novo zakladaných účtov je obmedzený, aby sa registrácia nedala zneužiť na hromadné vytváranie účtov. Bežného záujemcu sa to netýka. Keď vám registrácia napriek tomu neprejde, skúste to o chvíľu znova, alebo napíšte na podpora@omniflow.cz a pomôžeme vám.

Odporúčaný prvý postup po založení účtu:

Otvorte Nastavenia firmy a doplňte identifikačné/fakturačné údaje.
Nastavte číselné rady a základné fakturačné voľby.
Pridajte Kontakty (odberatelia/dodávatelia).
Ak evidujete položky, pripravte aj Sklad.
Potom začnite s dokladmi (typicky Ponuka → Vydaná faktúra).

Dôležité pojmy, ktoré sa opakujú:

Stav dokladu = v akej fáze doklad je (pozri Stavy dokladov).
Zákaznícky účet = komu je účtovaná služba OmniFlow (pozri Zákaznícky účet).
Firma = subjekt, za ktorý vystavujete vlastné doklady v aplikácii (pozri Nastavenia firmy).

Ľavé menu na menšej obrazovke. Na notebooku môžete ľavé menu zbaliť tlačidlom Zbaliť menu pod jeho položkami. Zostanú len ikony a tabuľkám aj formulárom sa uvoľní miesto. Názov položky sa zobrazí, keď na ňu prejdete myšou, podpoložky Skladu sa otvoria vedľa ikony. Voľba platí len pre prehliadač, v ktorom ju nastavíte, takže na veľkom monitore môžete mať menu naďalej rozbalené. Na telefóne a menšom tablete sa menu otvára tlačidlom vľavo hore ako doteraz.

Keď niečo nefunguje: Po prihlásení je vpravo dole tlačidlo Nahlásiť problém; na menších obrazovkách nájdete rovnakú položku v ľavom menu. Napíšete, čo sa stalo, a správa ide e-mailom priamo podpore. Priložiť môžete aj snímku obrazovky — skôr než to urobíte, skontrolujte si na nej, či tam nie sú údaje, ktoré nechcete zdieľať. Po odoslaní dostanete referenčný kód; keď ho nabudúce uvediete, nájdeme hlásenie rýchlejšie.

Prehľad (dashboard) je hlavná stránka aktívnej firmy. Ukazuje, čo je potrebné riešiť teraz: neuhradené pohľadávky, záväzky, termíny, upozornenia a rýchle odkazy do modulov.

Čo tu uvidíte:

súhrn súm a počtov dokladov,
prehľad po splatnosti,
novinky/upozornenia,
odkazy na najčastejšie akcie.

Pri platiteľoch DPH môžete v paneli obdobia prepínať zobrazenie súhrnných súm s DPH a bez DPH (prepínač pri celkových číslach na prehľade).

Pohľadávky a záväzky v súhrnoch (prehľad, prehľad faktúr, kontakty, dodávatelia) sú to, čo zostáva uhradiť po platbách a dobropisoch. Zobrazujú sa vždy s DPH, aj keď prepnete na bez DPH, pretože toľko odberateľ naozaj zaplatí. Faktúry v cudzej mene sa neprepočítavajú: suma v cudzej mene je uvedená vedľa sumy v mene firmy. Preplatok neuhradenú sumu neznižuje, zákazníkovi ho vraciate zvlášť.

Legislatívne upozornenie (ČR, typicky neplatitelia DPH): Na prehľade sa môže objaviť banner so súčtom základu bez DPH z vydaných faktúr za kalendárny rok voči prahom, ktoré v aplikácii sleduje Prevádzkovateľ OmniFlow (limity sa v čase menia). Ide o orientačnú informáciu. Pre posúdenie registrácie k DPH, tzv. milionárskej dane v ČR a ďalších povinností je vhodné sa vždy poradiť s účtovníkom. OmniFlow nie je právny ani daňový poradca.

Ako s prehľadom pracovať:

berte ho ako rozcestník, nie ako miesto pre detailnú editáciu,
pri nezrovnalostiach kliknite do konkrétneho modulu (faktúry, prijaté, sklad...),
ak čísla nesedia, overte aktívnu firmu a filtre obdobia.

Vyhľadávanie pracuje vždy v kontexte aktívnej firmy a prehľadáva doklady vrátane objednávok zákazníka, kontakty, produkty a dodávateľov podľa čísla dokladu, názvu, IČO, e-mailu a podobných polí podľa typu záznamu.

Minimum dopytu: zadajte aspoň 2 znaky textu, alebo vyberte štítky (možno aj kombinovať).

Filtre typu záznamu: zaškrtnutím obmedzíte výsledok len na vybrané kategórie (napr. len vydané faktúry). Keď nič nezaškrtnete, prehľadajú sa všetky podporované typy.

Štítky: môžete vybrať jeden alebo viac štítkov. Režim alebo znamená, že stačí, keď záznam má ktorýkoľvek zo zvolených štítkov. Režim a zároveň vyžaduje pri zázname všetky zvolené štítky naraz.

Obmedzenie frekvencie: pri veľkom množstve dopytov za krátky čas môže aplikácia vyhľadávanie dočasne spomaliť – ide o ochranu pred zneužitím.

Nápoveda pri písaní: v hornej lište a na stránke Hľadať sa pri zadaní aspoň dvoch znakov zobrazí náhľad niekoľkých výsledkov (oddelený limit oproti celému výpisu); odkazom Zobraziť všetky výsledky prejdete na úplné hľadanie s filtrami.

V jednej organizácii môže byť viac firiem a viac používateľov. Každý používateľ má vlastný prihlasovací účet (e-mail + heslo + povinné 2FA — pozri Dvojstupňové overenie (2FA)).

Ako funguje „iba niektoré firmy“:

V prepínači firiem vidíte len tie subjekty, ku ktorým má váš účet v aplikácii priradenie.
K firme, ktorá v zozname nie je, sa nedostanete – nemá to byť chyba zobrazenia, ale absencia oprávnenia.
Po prepnutí aktívnej firmy sa menia všetky dáta v celej aplikácii.

Roly vnútri firmy (nastavuje ich typicky vlastník v Nastavenia → Používatelia):

Vlastník – všetko: doklady, banka, nastavenia firmy, číselníky, používatelia a pozvánky, API kľúče, trvalé zmazanie dokladov.
Účtovník – finančná prevádzka: vydané aj prijaté doklady, banka a párovanie platieb, úhrady, storno a upomienky, mazanie kontaktov, exporty. Nemôže meniť nastavenia firmy, SMTP, číselníky ani používateľov.
Editor – obchodná agenda: vytvára a upravuje faktúry, ponuky, objednávky, dodacie listy, skladové doklady, produkty a kontakty, posiela doklady e-mailom. Nemá banku, úhrady, storno vystavených faktúr, upomienky, mazanie kontaktov ani nastavenia firmy.

Keď akciu vaša rola nedovoľuje, aplikácia ju odmietne stránkou „Prístup odmietnutý“ s vysvetlením a nič sa nezmení. Rolu zmení vlastník v Nastavenia → Používatelia.

Ako niekto prístup získa:

Pozvánka e-mailom z Nastavenia firmy → Používatelia (vlastník odošle odkaz; kolega dokončí registráciu alebo sa prihlási a pozvánku prijme).
Po prijatí sa používateľ objaví pri firme s pridelenou rolou.

Vlastná firma pozvaného používateľa: aj keď ste do firmy len pozvaní (editor, účtovník), môžete si cez Nová firma založiť vlastnú firmu a vlastný zákaznícky účet so skúšobným obdobím — nebude patriť pod účet firmy, do ktorej ste pozvaní, prístup k nej máte len vy a predplatné si spravujete sami.

Čo robiť, keď niečo nejde:

Chýba firma v zozname → dohodnite sa s vlastníkom organizácie.
Chýba tlačidlo pri doklade → pozri Stavy dokladov a Tipy a blokácie (rola, stav, nadväzujúci doklad).

V profile spravujete svoj prihlasovací účet (nie údaje firmy na faktúre): osobné údaje, heslo, dvojstupňové overenie, časové pásmo, upozornenia a vlastné relácie.

Čo tu môžete robiť:

zmeniť meno a kontaktné údaje účtu,
spravovať 2FA — podrobne Dvojstupňové overenie (2FA),
zmeniť heslo (so zadaním súčasného hesla; po zmene vás aplikácia odhlási),
nastaviť časové pásmo (výber zo všeobecných oblastí sveta; niektoré časy v aplikácii, napr. pri správach z banky, sa zobrazia podľa vášho pásma),
nastaviť upozornenia – pri každom type udalosti možno zvoliť doručenie v aplikácii a kde je k dispozícii aj e-mailom (napr. spárovanie platby z banky),
odhlásiť konkrétne relácie zariadení,
zobraziť firmy, do ktorých máte prístup.

Záložka Heslo a bezpečnosť združuje 2FA, heslo a voľbu e-mailu pri novom prihlásení z neznámeho zariadenia.

Predvolené kanály pre nových členov firmy nastavuje v Nastavenia firmy → Upozornenia len vlastník – ide o šablónu pre používateľov, ktorí sa k firme pridajú neskôr; svoje vlastné predvoľby si každý upraví v profile.

Dôležité:

zmena profilu neznamená zmenu údajov firmy na dokladoch,
údaje firmy riešite v Nastavenia firmy,
prístupy k firmám rieši vlastník cez pozvánky (Používatelia a prístupy),
rola vo firme (vlastník, účtovník, editor) neriadi vaše osobné heslo ani 2FA.

Pri každom účte je dvojstupňové overenie povinné — po správnom e-maile a hesle vždy nasleduje druhý krok overenia. 2FA nemožno úplne vypnúť.

Predvolená metóda — kód na e-mail

Po prihlásení príde na váš e-mail 6-miestny kód (platnosť je časovo obmedzená).
Na obrazovke overenia môžete požiadať o nový kód (s limitom opakovania).
Odkaz Späť na prihlásenie zruší rozpracované prihlásenie a vráti vás na prihlasovací formulár.

Voliteľne — aplikácia Authenticator

Namiesto e-mailu môžete použiť mobilnú aplikáciu (Google Authenticator, Authy, Heslá na iPhone, …).
Po aktivácii sa pri prihlásení e-mail s kódom neposiela — zadávate kód z aplikácie.
Nastavenie: Profil → záložka Heslo a bezpečnosť → Nastaviť Authenticator (najprv heslo).

Postup zapnutia Authenticatora

1) Potvrdiť aktuálne heslo.
2) Naskenovať QR kód (alebo zadať tajný kľúč ručne).
3) Zadať 6-miestny kód z aplikácie a aktivovať.
4) Uložiť záložné kódy — zobrazia sa len raz; každý kód možno použiť pri prihlásení len raz.

Rozpracovaný prechod na Authenticator

Ak začnete nastavenie a nedokončíte ho, v profile zostane upozornenie „rozpracované“ — dovtedy platí e-mail.
Dokončíte cez Pokračovať v nastavení, alebo prechod zrušíte (heslo + potvrdenie) — aplikácia zmaže rozpracovaný QR/secret a odhlási vás zo všetkých zariadení; prihláste sa znova (ďalej e-mail).

Heslo pri citlivých zmenách

Zapnutie, vypnutie alebo regenerácia záložných kódov Authenticatora vyžaduje aktuálne heslo — rovnaká logika ako pri zmene hesla (ochrana pred útočníkom s otvorenou reláciou).

Vypnutie Authenticatora

V profile → heslo → Vypnúť Authenticator — návrat na e-mailové kódy pri každom prihlásení.

Strata telefónu alebo aplikácie

Pri prihlásení zvoľte záložný kód (ak ste si ich uložili pri aktivácii).
Inak napíšte podpore OmniFlow na podpora@omniflow.cz.
Pri strate prístupu vám podpora pomôže obnoviť prihlásenie (vrátane návratu na e-mailové kódy).

Čo sa netýka roly vo firme

2FA a heslo sú vždy osobné — účtovník, editor aj vlastník firmy si spravujú vlastné prihlásenie. Rola vo firme (Používatelia a prístupy) riadi doklady a nastavenia firmy, nie heslo kolegu.

Modul Vydané faktúry slúži na vystavovanie faktúr zákazníkom a ich celý životný cyklus.

Čo v module typicky je:

prehľad a filtre (stav, obdobie, zákazník),
nová faktúra / úprava existujúcej,
číslo dokladu, dátum vystavenia, dátum dodania (na doklade „Dátum dodania“; v ČR sa používa skratka DUZP), splatnosť,
odberateľ z Kontaktov alebo ručné vyplnenie údajov,
tabuľka položiek (množstvo, jednotka, cena, zľava, DPH),
poznámky, platobné údaje, príloha,
PDF (náhľad / tlač),
e-mail zákazníkovi (ak je SMTP nastavené),
evidencia úhrad a automatická zmena stavu podľa splatnosti a platieb,
export podľa aktuálneho filtra,
nadväznosti: prevod z Ponuky, prepojenie so zálohou, vytvorenie dobropisu,
Pravidelné faktúry — mesačné opakovanie z konceptu; podrobnosti v podsekcii Pravidelné faktúry.

Čo musíte mať splnené, aby sa dalo spoľahlivo pracovať:

vyplnená firma v Nastavenia firmy (IČO, adresa, údaje na doklad),
nastavené číselné rady a predvolené fakturačné voľby v Nastavenia → Fakturácia,
pri odberateľovi ideálne založený Kontakt,
pre e-mailové odosielanie nastavené SMTP v Nastavenia → SMTP.

Podrobnejšie časti (životný cyklus, portál v e-mailoch, kontroly a exporty) nájdete v podmenu vľavo po rozbalení tejto kapitoly.

Čo sa deje pri vytvorení novej faktúry:

Aplikácia pridelí alebo navrhne číslo podľa radu a uloží riadok dokladu + riadky položiek.
Uložením konceptu môžete doklad ďalej upravovať.
Pri prechode na „ostrejší“ stav (napr. vystavenie) sa často sprísni možnosť úprav.
Pri skladových položkách môže v okamihu odsúhlasenia/vystavenia prebehnúť vyskladnenie (pozri Sklad).

Kam sa dáta „prepisujú“:

Stav a sumy sú vidieť v prehľadoch, na Prehľade a v exportoch.
PDF vystavenej faktúry sa uloží v okamihu vystavenia. Túto podobu potom sťahujete aj posielate odberateľovi. Po úprave vystavenej faktúry vznikne nová verzia PDF, predchádzajúca zostane v archíve.
Zmeny a akcie sa evidujú v Histórii akcií a pri platbách v čiastkových záznamoch úhrad.
Nadväzujúci dobropis mení sumy a vzťah k pôvodnej faktúre; pôvodný doklad potom môže mať obmedzenejšie akcie.

Stavy stručne (podrobnejšie Stavy dokladov):

Koncept – príprava, úpravy zvyčajne povolené.
Vystavená – doklad je voči odberateľovi dokončený v ostrom režime. Stav nehovorí, či odišiel e-mailom.
Po splatnosti / Uhradené – podľa dátumu splatnosti a evidencie platieb.
Storno – ukončenie bez ďalšieho použitia.

Odoslanie konceptu e-mailom: tlačidlo Vystaviť a odoslať e-mailom koncept najprv vystaví, rovnako ako tlačidlo Vystaviť. Faktúra dostane číslo a skladové položky sa vyskladnia. Vystaví sa s dátumami, ktoré má koncept (dátum vystavenia, u platiteľa DPH aj DUZP, splatnosť), preto ich pred odoslaním skontrolujte. Pred vystavením prebehnú rovnaké kontroly ako pri tlačidle Vystaviť: fakturačné údaje vašej firmy, kladná celková suma, kurz pri faktúre v cudzej mene a sériové čísla pri tovare, ktorý ich eviduje. Úplný zoznam kontrol je v podsekcii Číslo a dátumy faktúry. Ak niektorá kontrola neprejde, faktúra sa nevystaví ani neodošle. To isté platí, ak firma nemá nastavené odosielanie e-mailov: faktúra potom zostane konceptom. Koncept, z ktorého sa tvorí pravidelná faktúra, takto vystaviť nemožno. Odberateľ dostane PDF vystavenej faktúry, nie koncept. Ak sa e-mail po vystavení nepodarí odoslať, faktúra zostane vystavená a e-mail pošlete znova z jej detailu.

Zrušenie uhradenej faktúry: uhradenú faktúru nemožno stornovať ani zmazať priamo. Ak je uhradená z banky, použite na detaile (nebezpečná zóna) Zrušiť párovanie platby — banková transakcia sa vráti medzi nespárované a faktúra späť na *Vystavená*. Potom ju možno stornovať a ako Vlastník aj trvalo zmazať. Pri novom vystavení faktúry sa taká nespárovaná platba môže automaticky spárovať, ak sedí VS, suma aj mena.

Pri vystavení faktúry aplikácia kontroluje číslo a dátumy. Keď niečo nesedí, buď vystavenie zastaví a pri poli napíše prečo, alebo iba upozorní a faktúru vystavíte po potvrdení. Stráži hlavne to, aby vyššie číslo nikdy nemalo starší dátum ako nižšie a rad išiel po sebe aj podľa kalendára.

Číslo faktúry

Keď číslo nevyplníte, faktúra dostane pri vystavení ďalšie voľné číslo v rade a nič ďalšie nemusíte strážiť.
Číslo, ktoré už má iná faktúra, nemožno použiť. Stornovaná faktúra si svoje číslo ponechá. Zmazať ju a číslo použiť znova má zmysel iba pri faktúre, ktorá nikdy neodišla odberateľovi.
Vyššie číslo, ako je ďalšie v rade, aplikácia povolí, ale upozorní, že v rade vznikne medzera. Vynechané čísla zostanú voľné.
Nižšie číslo sa dá použiť iba do medzery v rade. Dátum vystavenia potom musí byť medzi dátumami faktúr s najbližším nižším a najbližším vyšším číslom, a to vrátane. Rovnaký dátum ako susedná faktúra je teda v poriadku. Stornovaná faktúra sa tu počíta tiež, pretože svoje miesto v rade drží ďalej.
Medzeru doplňte faktúrou, ktorá do toho obdobia naozaj patrí, napríklad faktúrou vystavenou v inom programe, ktorú teraz iba zapisujete. Dátum vystavenia má zodpovedať dňu, keď faktúra skutočne vznikla.

Príklad: FAK-202600012 je vystavená 24. 9., FAK-202600014 5. 10. a číslo 13 chýba. Faktúru FAK-202600013 vystavíte s dátumom od 24. 9. do 5. 10. vrátane. S dátumom 23. 9. alebo 6. 10. ju aplikácia nevystaví.

Dátum vystavenia, dátum dodania a splatnosť

Nová faktúra s ďalším alebo vyšším číslom v rade nesmie mať skorší dátum vystavenia ako posledná vystavená faktúra. Stornované faktúry sa do toho nepočítajú. Faktúru so skorším dátumom vystavíte iba do medzery v rade, pozri vyššie.
OmniFlow nedovolí dátum vystavenia pred dátumom dodania (vo formulári pole DUZP).
Splatnosť nesmie byť skôr ako dátum vystavenia.
Pri neplatiteľovi DPH aplikácia použije ako dátum dodania dátum vystavenia.
Pri platiteľovi DPH aplikácia upozorní, keď je dátum vystavenia viac ako 15 dní po dátume dodania. To je bežná lehota na vyhotovenie faktúry. Pri súhrnnej faktúre a pri dodaní do iného štátu EÚ plynie od konca mesiaca, vtedy upozornenie nemusí platiť. Faktúru môžete vystaviť, iba si s účtovníkom overte, či to nemá vplyv na daňové priznanie k DPH.

Úprava vystavenej faktúry

Upravovať má zmysel faktúru, ktorá ešte neodišla odberateľovi. Keď už odišla, neprepisujte ju: zníženie ceny alebo vrátenie tovaru riešte dobropisom (opravnou faktúrou, Dobropisy), zvýšenie ceny preberte s účtovníkom.
Dátum vystavenia môžete zmeniť iba tak, aby zostal medzi predchádzajúcou a nasledujúcou vystavenou faktúrou.
Keď úprava mení obsah faktúry, napíšte krátku poznámku, čo a prečo meníte. Pri zmene iba internej poznámky to nie je potrebné.
Po uložení úpravy vznikne nová verzia PDF a predchádzajúca zostane v archíve.

Čo ďalšie zastaví vystavenie

chýbajúce údaje vašej firmy: názov, IČO, adresa, pri platiteľovi DPH aj IČ DPH a pri platbe prevodom bankový účet (Nastavenia firmy),
nulová alebo záporná celková suma (výnimkou je konečná faktúra k zálohe, na ktorej po odpočte zálohy zostáva na úhradu 0),
faktúra v cudzej mene bez kurzu,
tovar so sériovými číslami, pri ktorom počet čísel nezodpovedá množstvu,
variabilný symbol dlhší ako 10 číslic.

Na čo iba upozorní

medzera v číselnom rade (potvrdíte ju),
vystavenie po lehote 15 dní od dátumu dodania,
odberateľ vedený ako nespoľahlivý alebo rizikový platiteľ DPH,
podobný doklad, ktorý už existuje (zhoduje sa odberateľ, suma, dátum alebo položky),
variabilný symbol, ktorý už má iná vystavená faktúra. Keď symbol zadáte ručne, aplikácia sa opýta. Keď ho prideľuje sama, vezme prvý voľný.

Spoľahlivosť platiteľa a podobné doklady podrobnejšie opisuje podsekcia Kontroly, ISDOC a QR.

Identifikátor portálu prideľuje OmniFlow automaticky pri založení firmy, takže e-maily zákazníkovi (odoslanie faktúry, upomienky, poďakovanie po úplnej úhrade) obsahovať odkazy bez prihlásenia na náhľad faktúry a na prehľad dokladov odberateľa. Pri ručnom odoslaní možno odkaz na konkrétnu faktúru zapnúť zaškrtávacím políčkom v dialógu (podľa Nastavenia → Fakturácia).

Pri kontakte musí existovať tajný token portálu — vygenerujete ho na detaile kontaktu; pri hromadnom doplnení postupujte podľa Zákaznícky portál faktúr a nastavení Fakturácie.

V predvolených textoch šablón v Nastavenia → E-mailové šablóny je pri upomienkach a poďakovaní premenná „{{portal_odstavce}}“. Pri skôr uložených vlastných šablónach ju po aktualizácii prípadne doplňte ručne alebo použite Obnoviť predvolené pre daný typ.

Úplný popis portálu pre odberateľov, bezpečnosti a regenerácie odkazu: Zákaznícky portál faktúr.

Spoľahlivosť platiteľa DPH

Pri odberateľovi označenom ako platiteľ DPH môže aplikácia pred vystavením alebo odoslaním faktúry zobraziť upozornenie, ak je subjekt v dostupnom štátnom rozhraní vedený ako nespoľahlivý platiteľ. České DIČ sa overuje v registri Finančnej správy ČR, slovenské IČ DPH proti zoznamom Finančnej správy SR (rizikoví a vymazaní platitelia). Ide o upozornenie na zváženie; rozhodnutie o vystavení dokladu je vždy na vás.

Duplicitné doklady

Pri ukladaní novej vydanej faktúry, ponuky, zálohy, prijatej faktúry alebo dobropisu z konceptu môže systém nájsť podobné už uložené doklady (dátum, suma, partner, položky) a zobraziť upozornenie s odkazmi. Ak ide o zámer, potvrďte pokračovanie na formulári. Pri úprave už skôr vystavenej faktúry sa táto kontrola nevykonáva.

ISDOC a PDF

Pri vydanej faktúre a zálohe možno po vystavení stiahnuť ISDOC (XML) a pri odoslaní e-mailom zákazníkovi priložiť ISDOC spolu s PDF. PDF je vo formáte vhodnom pre import do účtovníctva (môže obsahovať vložený ISDOC).

Pri doklade v stave koncept zvyčajne nie je k dispozícii samostatné stiahnutie PDF/ISDOC z lišty ako pri vystavenom doklade – dokončite vystavenie/odoslanie, potom exporty použite.

Platobný QR (SPD / PAY by square)

Rýchla úhrada cez QR: pri českom IBAN pri zvolenom účte v Nastavenia → Bankové účty a mene CZK sa použije český štandard SPD, pri slovenskom IBAN a mene EUR slovenský štandard PAY by square. V ostatných kombináciách zostávajú údaje pre prevod v texte a QR chýba.

Ak chýba tlačidlo, skontrolujte stav dokladu, svoju rolu (Používatelia a prístupy) a či neexistuje dobropis alebo iná blokujúca nadväznosť.

Pravidelné faktúry slúžia na mesačné opakovanie rovnakej faktúry (nájom, predplatné, pravidelná služba).

Ako začať

1. Vytvorte koncept faktúry (odberateľ, položky, poznámky). Do názvu položky služby napíšte zástupný symbol, napr. „Správa ICT {{billing_yyyy_mm}}“.

2. Na formulári /invoices/create alebo /edit zapnite prepínač Pravidelná faktúra — vpravo nastavíte kalendár a režim, dole Uložiť pravidelnú faktúru.

3. Alternatívne: pri koncepte akcia Nastaviť ako pravidelnú, pri vystavenej faktúre Kopírovať a nastaviť pravidelnú.

Kde nájdete prehľad

/invoices/recurrence — zoznam radov, plán vystavenia a história; tlačidlo Pravidelné faktúry v hlavičke /invoices,
filter Pravidelné na /invoices — vzory (číslo Pravidelná, stav Vzor) a mesačné koncepty na kontrolu (číslo Koncept + ikona, stav Na kontrolu),
pri kontakte záložka Pravidelné.

Vzor

Vzor je uložený koncept, z ktorého systém každý mesiac pripraví doklad. Uloženie vzoru aktualizuje existujúci rad — nevytvára novú faktúru.
Detail vzoru neukazuje variabilný symbol, splatnosť ani dátum dodania (na doklade „Dátum dodania“; v ČR skratka DUZP) — tie sa doplnia pri každom vygenerovanom doklade.
Úprava prebieha cez Upraviť celý vzor (?regular=1) — rovnaké prostredie ako formulár.

Režimy

Pripraviť na kontrolu — každý mesiac koncept na ručné vystavenie; keď ho vystavíte neskôr, než vznikol, predvyplní sa dnešný dátum vystavenia (DUZP zostáva dátumom obdobia),
Plne automaticky — systém faktúru vystaví a voliteľne odošle e-mailom (PDF / ISDOC). Zodpovednosť za správnosť dokladu nesie vystaviteľ.

Poznámky vo vzore možno doplniť tlačidlami Vložiť fakturačné obdobie; pri skladovom tovare (produkt, ktorý nie je služba) nie je možná plná automatizácia — služby a voľný text áno. Pravidelnú faktúru možno pozastaviť.

Zákaznícky portál faktúr je verejná časť služby OmniFlow: odberateľ bez účtu v aplikácii otvorí odkaz a uvidí náhľad vydanej faktúry, prehľad svojich dokladov pri vašej firme a môže stiahnuť PDF, prípadne ISDOC alebo dodací list podľa stavu dokladu. Portál beží na samostatnej verejnej adrese (inej, ako je prihlásenie do aplikácie).

Kde to v aplikácii riadite:

Kontakty – pri type zákazník alebo oboje na detaile bloku Zákaznícky portál faktúr: Vygenerovať odkaz, Kopírovať, Regenerovať (starý odkaz prestane platiť; odkazy v skôr odoslaných e-mailoch už nepovedú na doklady),
Nastavenia → Fakturácia – či sa majú k e-mailom (faktúra, upomienky, poďakovanie po úhrade) prikladať odseky s odkazom na portál a predvolené správanie pri ručnom odoslaní,
Nastavenia → Firma – verejnú adresu portálu vašej firmy si tu iba prezriete; identifikátor v nej prideľuje OmniFlow pri založení firmy a ďalej sa nemení, aby už rozoslané odkazy neprestali fungovať,
Nastavenia → E-mailové šablóny – v predvolených šablónach premenná „{{portal_odstavce}}“ pri upomienkach a poďakovaní; pri vlastných šablónach ju po aktualizácii doplňte ručne alebo použite Obnoviť predvolené,
po zapnutí funkcie pri už existujúcich kontaktoch môže byť potrebné jednorazové doplnenie tajného tokenu (token na detaile kontaktu alebo hromadné nastavenie vo Fakturácii — bližšie v podsekcii Pre odberateľov a bezpečnosť).

Pokračujte podsekciou Pre odberateľov a bezpečnosť pre pohľad odberateľa a bezpečnosť.

Čo uvidí odberateľ:

prehľadné zobrazenie súm, položiek a stavu úhrady,
jazyk stránky podľa prehliadača (Accept-Language), kde to technika dovolí; PDF faktúry od jazyka prehliadača nezávisí, je v jazyku dokladov vašej firmy, v ktorom bola faktúra vystavená,
pri neplatnom odkaze, odkaze s vypršanou platnosťou alebo zregenerovanom odkaze rovnaké správanie ako pri náhodnom pokuse — presmerovanie na stránku prihlásenia aplikácie bez oznámenia dôvodu (ochrana proti vyšetrovaniu adries).

Bezpečnosť a prax:

tajný odkaz nepublikujte na verejných weboch ani do fór,
pri úniku použite Regenerovať na kontakte,
hrubé skenovanie adries obmedzuje Prevádzkovateľ OmniFlow (limity požiadaviek z jednej siete),
ak portál pri vašej firme nemožno použiť, uvidíte všeobecnú výzvu a kontakt na podporu OmniFlow (podpora@omniflow.cz).

Modul Prijaté faktúry eviduje záväzky voči dodávateľom: čo prišlo, koľko zaplatiť, kedy je splatnosť a čo už je uhradené.

Čo v module obvykle nájdete:

prehľad a filtre (stav, dodávateľ, obdobie),
vytvorenie novej prijatej faktúry,
číslo a variabilný symbol, dátumy, mena,
dodávateľ (často z Kontaktov),
položky (množstvo, ceny, DPH),
príloha (PDF od dodávateľa – typ a veľkosť musia prejsť kontrolou),
evidencia platieb a zmeny stavu podľa úhrad,
export podľa filtra,
voliteľne napojenie na Sklad – pri dodanom tovare môže dokončenie viesť k naskladneniu.

Podmienky, aby sa dalo spoľahlivo pracovať:

správne nastavená aktívna firma,
pri dodávateľovi kontakt alebo vyplnené údaje konzistentne s jeho faktúrou,
oprávnenia: niektoré účtovne citlivejšie operácie môžu vyžadovať rolu vlastníka alebo účtovníka (pozri Používatelia a prístupy).

Priebeh dokladu, pojmy a import rieši podmenu (Priebeh a pojmy, Import a banka).

Priebeh založenia dokladu:

Po uložení máte doklad vrátane položiek a predvoleného stavu.
Pri evidencii platby sa aktualizuje doplatok / uhradené a typicky aj stav.
Ak je faktúra zviazaná so skladovými položkami, po potvrdení/naskladnení vznikne pohyb skladu (+zmena zásob).

Kam sa dáta prepisujú:

do prehľadov záväzkov a widgetov na Prehľade,
do exportov pre účtovníctvo,
do Histórie akcií pri zmenách,
pri napojení na sklad do pohybov a stavu zásob.

Pojmy:

Záväzok – suma na úhradu dodávateľovi.
Dátum dodania – dátum dodania uvedený na doklade (v ČR sa používa skratka DUZP – dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia).

DPH na položkách a DIČ dodávateľa: nákupná DPH sa uplatní len pri platiteľovi DPH, preto sú sadzby DPH na riadkoch zadať môžete vždy, ale bez IČ DPH dodávateľa na doklade nárok na odpočet neobhájite — aplikácia na to upozorní. Doplňte ho ručne alebo z registrov (RPO/ARES) a sadzby sa odomknú; formulár na to upozorní hlásením pod tabuľkou položiek.

Keď doklad DPH obsahuje, ale dodávateľ je v adresári vedený ako neplatiteľ alebo jeho DIČ / IČ DPH nie je v registri platiteľov DPH, zobrazí sa pod položkami upozornenie. Je len informatívne – sadzby neprepisuje ani nebráni uloženiu, pretože rozhodujúci je doklad od dodávateľa a príznak v adresári či register môžu byť pozadu. Skontrolujte doklad a prípadne opravte príznak Platiteľ DPH pri dodávateľovi v module Dodávatelia — pri prijatých faktúrach sa stráži tento záznam, nie rovnomenný kontakt v Kontaktoch; v upozornení je preto odkaz priamo na editáciu dodávateľa. Dodávateľ, ktorého aplikácia založí sama pri uložení dokladu (napríklad z importu ISDOC), dostane príznak platiteľa podľa dokladu — keď doklad s vyplneným DIČ obsahuje DPH, uloží sa ako platiteľ. Doklad bez DPH platiteľstvo nevyvracia, typicky dodávka od dodávateľa z iného štátu EÚ. Pri takom doklade so slovenským IČ DPH preto aplikácia nahliadne do zoznamu subjektov registrovaných pre DPH Finančnej správy SR a za platiteľa považuje len registráciu podľa § 4, § 4b, § 4c alebo § 5, nie samotnú registráciu podľa § 7 a § 7a. Pri ostatných dodávateľoch bez DPH na doklade príznak skontrolujte sami.

Spoľahlivosť platiteľa DPH pri dodávateľovi: len čo je pri dodávateľovi vyplnené IČ DPH, aplikácia sa pozrie, či nie je vedený ako nespoľahlivý platiteľ — slovenské IČ DPH proti zoznamom Finančnej správy SR (rizikoví a vymazaní platitelia), české DIČ v registri Finančnej správy ČR. Stav uvidíte hneď pri poli. Prečo to sledovať práve pri prijatých faktúrach: pri dodaní v tuzemsku ručí platiteľ za daň uvedenú na faktúre, ktorú dodávateľ v lehote splatnosti nezaplatil, ak v čase vzniku daňovej povinnosti vedel alebo na základe dostatočných dôvodov vedieť mal a mohol, že daň nebude zaplatená (§ 69 ods. 13 zákona o DPH). Povinnosť daň uhradiť mu uloží rozhodnutím daňový úrad dodávateľa (§ 69b). Dostatočným dôvodom je podľa zákona aj platba na iný účet, než aký mal dodávateľ v deň platby zverejnený v zozname bankových účtov. Zaradenie dodávateľa do zoznamu rizikových platiteľov (§ 69 ods. 14) ručenie samo osebe nezakladá, úrad ho však môže zobrať do úvahy, preto ho pri posudzovaní obchodu neprehliadnite. Pri českých plneniach platí § 109 českého zákona o DPH. Upozornenie je informatívne, doklad neblokuje ani neprepisuje sadzby; ako s ním naložiť, preberte s účtovníčkou. Kontrola beží len vtedy, keď je platiteľom DPH aj vaša firma.

Zverejnený účet českého dodávateľa: pri prijatej faktúre s DPH od českého platiteľa, na ktorej je číslo účtu (typicky z ISDOC), aplikácia porovná účet s účtami, ktoré má dodávateľ zverejnené v registri platiteľov DPH ČR. Pri účte na detaile faktúry aj v doručovni uvidíte Zverejnený účet, Účet nie je zverejnený so zoznamom zverejnených účtov, alebo Neoverené, keď register neodpovedal. Pri platbe prevodom na nezverejnený účet sa podľa českého zákona o DPH (§ 109 ods. 2) predpokladá, že ste vedeli, že daň nemusí byť zaplatená, preto taký účet overte u dodávateľa alebo zaplaťte na zverejnený. Upozornenie nič neblokuje. Kontrola slovenských účtov voči zoznamu Finančnej správy SR zatiaľ nie je k dispozícii.

Editácia už zapísanej faktúry a sklad: zmena hlavičky (variabilný symbol, dátum, poznámka) skladom nehýbe. Keď zmeníte položky pri zapísanej faktúre, aplikácia sklad dorovná sama – ale nie prepísaním pôvodnej príjemky. Založí a potvrdí doklad na rozdiel: naskladnenie navyše opravnou príjemkou, zníženie výdajkou, zmenu skladu pri riadku prevodkou. Doklad má vazbu na faktúru a poznámku o oprave, takže je vidieť, odkiaľ sa vzal, a čísla vzniknutých dokladov sa vypíšu po uložení. Zmenu mernej jednotky aplikácia pri skladovej položke neuloží – prepočet na inú jednotku by musela hádať. Sériové čísla zostávajú aj po úprave faktúry tak, ako sú: kus, pri ktorom je zaznamenaný predaj, si históriu udrží a odobrať ho z faktúry nie je možné – ak sa tovar vrátil, patrí to na dobropis alebo opravu vydanej faktúry. Ak je tovar zo skladu už vydaný, aplikácia množstvo na faktúre znížiť nedovolí. Nie je odkiaľ ho odpísať a doklad by sa rozišiel so skladom. Hláška povie, čo a na ktorom sklade chýba. Zníženie množstva alebo presun na iný sklad navyše stráži rovnaké pravidlo ocenenia ako storno (pozri nižšie): keď sa od prijatia faktúry zo skladu vydávalo, aplikácia zmenu neuloží, ak by posunula ocenenie zvyšných kusov o viac ako 1 € (pri firme v korunách 1 Kč). Ak vraciate tovar dodávateľovi, vyskladnite ho výdajkou; keď vám dodávateľ poslal opravný doklad, prečítajte si odsek o oprave uhradenej faktúry nižšie. Výdajka, ktorá vznikne úpravou faktúry, má v prehľade pohybov štítok Oprava prijatej faktúry a je ocenená cenou, za ktorú tovar z faktúry prišiel na sklad (po zľave), nie priemerom skladu. Opravné doklady z úprav patria k faktúre a samostatne ich stornovať nejde.

Pri editácii vidíte panel Dopad na sklad (na počítači vpravo, na mobile pod formulárom). Ukáže, čo by sa so zásobou stalo, ešte než uložíte.

Storno faktúry so skladom. Storno vráti sklad do stavu pred zapísaním faktúry: najskôr sa stornujú opravné doklady z úprav, potom sa odpíše naskladnený tovar. Všetky tieto pohyby dostanú dnešný dátum. Prebehne to celé, alebo vôbec. Aplikácia storno odmietne v týchto prípadoch a povie prečo:

Tovar z faktúry na sklade chýba, pretože medzitým odišiel (predajom, výdajkou, prevodkou alebo do výroby). Ak ste ho vrátili dodávateľovi, zapíšte vratku výdajkou a od dodávateľa si vyžiadajte opravný doklad. Faktúra potom zostáva, ako je.
Kus so sériovým číslom z tejto faktúry už nie je na sklade. Hláška povie, o ktorý kus ide a na ktorom doklade je. Tovar z faktúry teda naozaj prišiel a storno nie je správna cesta.
Od prijatia faktúry sa z rovnakého skladu vydávalo a storno by zmenilo ocenenie zvyšných kusov o viac ako 1 € (pri firme v korunách 1 Kč). Sklad počíta priemernou cenou, takže každý výdaj odniesol aj časť ceny z tejto faktúry. Neskoršie príjmy ani stornované výdaje nevadia.

Zrušiť chybne zapísanú faktúru. Keď storno bráni len ocenenie a faktúra bola zapísaná omylom (tá istá faktúra dvakrát alebo faktúra, ktorá nepatrí vašej firme), nájdete na detaile faktúry akciu Zrušiť chybne zapísanú faktúru. Smie ju vlastník a účtovník. Dialóg ukáže pri každom tovare počet kusov, cenu z faktúry, aktuálnu priemernú cenu skladu a rozdiel. Zvyšné kusy z faktúry sa odpíšu za priemernú cenu, takže sa ocenenie ostatnej zásoby nezmení. Rozdiel medzi cenou z faktúry a priemerom zostane na faktúre ako Rozdiel v ocenení na zaúčtovanie a v histórii faktúry aj s dôvodom, ktorý v dialógu vyberiete. Pri rozdiele je uvedené, či sú náklady na vydaný tovar vyššie, alebo nižšie, ako mali byť, a účtovník ich podľa toho zníži, alebo zvýši. Ak ste z omylom zapísanej faktúry uplatnili DPH, opravuje sa daňové priznanie a kontrolný výkaz (dodatočné daňové priznanie, opravný alebo dodatočný kontrolný výkaz), nie opravnou faktúrou, pretože plnenie vôbec nenastalo. Sklad v takej situácii nezrovnávajte inventúrou: inventúrne manko by zrušenie faktúry zablokovalo natrvalo a v účtovníctve by zostala strata, ktorá nenastala. Keď sa medzi otvorením dialógu a potvrdením priemerná cena zmení (niekto medzitým naskladnil alebo predal), aplikácia nič nevykoná a ukáže nový náhľad. Ak tovar naozaj prišiel, túto akciu nepoužívajte: vratku zapíšte výdajkou a k faktúre prijmite opravný doklad dodávateľa.

Zmazanie faktúry. Zmazať ide koncept a stornovaná faktúra. Koncept zmaže každý, kto smie prijaté faktúry upravovať, stornovanú len vlastník. Zapísanú faktúru zmazať nejde, len stornovať. Je to účtovný doklad a mohla už prejsť daňovým priznaním k DPH, preto storno zostáva v evidencii.

Oprava uhradenej faktúry. Uhradenú prijatú faktúru upraviť nejde. Keď v nej nájdete chybu, najskôr zrušte úhradu: pri ručne zadanej platbe akciou Zrušiť ručnú úhradu, pri platbe spárovanej z banky akciou Zrušiť párovanie platby. Oboje nájdete na detaile faktúry a smie to len vlastník alebo účtovník, editor úhrady nemení. Faktúra sa vráti medzi neuhradené a dá sa upraviť. Sklad sa zrušením úhrady nemení. Zrušené platby sa zmažú, takže si dátum a sumu poznačte a po oprave zadajte úhradu znova s pôvodným dátumom platby alebo spárujte platbu z výpisu. Ak ste za mesiac dodania už podali daňové priznanie a kontrolný výkaz, oprava sumy, sadzby alebo dátumu dodania znamená podať dodatočné daňové priznanie a dodatočný kontrolný výkaz. Preberte to s účtovníčkou.

Táto cesta slúži na opravu chyby v prepise, napríklad preklepu v množstve, cene alebo variabilnom symbole. Keď dodávateľ vystavil opravnú faktúru (dobropis), pôvodnú faktúru neprepisujte. Opravná faktúra má vlastné číslo a dátum a v evidencii aj v kontrolnom výkaze sa vedie samostatne. Dobropis zapíšte tlačidlom Zapísať dobropis na detaile faktúry, ťarchopis zatiaľ odovzdajte účtovníčke.

Druh riadku: tovar, alebo služba. Pri každej položke volíte, či ide na sklad. Doprava, balné, poistenie zásielky alebo zľava na sklad nepatria — vyberte pri nich služba. Podľa názvu vám aplikácia druh len napovie: keď do popisu napíšete „Doprava“, riadok sa prepne na službu sám. Len čo druh zvolíte ručne, aplikácia doň už nesiaha — Dopravníkový pás aj Poštová schránka sa tak naskladnia normálne.

Vedľajšie obstarávacie náklady (doprava, clo, balné, poistné) sa do skladovej ceny nerozpúšťajú — skladová cena je cena z riadku tovaru a vedľajšie náklady zostávajú v nákladoch obdobia. Pri drobných sumách sa to v praxi toleruje, zákon však vedľajšie náklady do obstarávacej ceny počíta. Pri dovoze s clom alebo drahšej doprave sa poraďte s účtovníčkou.

Ak čísla nesedia, porovnávajte riadok po riadku s PDF dodávateľa.

Riadok v balení. Pri karte s nákupným balením sa pod jednotkou riadku zobrazí výber balenia, predvolené balenie je predvyplnené. Množstvo a cenu odpíšte z faktúry dodávateľa (2 vrecia po 15,90 €), pod riadkom uvidíte, koľko príde na sklad. Import ISDOC balenie nájde podľa EAN.

Vo formulári novej prijatej faktúry možno rýchlo predvyplniť údaje zo samostatného ISDOC alebo PDF s vloženým ISDOC.

Sumy presne podľa dokladu dodávateľa. Z ISDOC sa prevezmú sumy riadkov, základ, DPH podľa sadzieb a zaokrúhlenie, takže faktúra v aplikácii zodpovedá dokladu na cent, aj keď dodávateľ uvádza zaokrúhlenú jednotkovú cenu. Suma na úhradu je celkom s DPH plus zaokrúhlenie (napríklad 9 595,85 + 0,15 = 9 596). Úprava názvu, produktu, skladu alebo variabilného symbolu sumy nezmení. Keď zmeníte cenu, množstvo, zľavu alebo sadzbu riadku, faktúra sa prepočíta z riadkov a zaokrúhlenie podľa dokladu sa vynuluje. Sumy sa neprevezmú pri faktúre, ktorá odpočítava zálohy, pri prenesení daňovej povinnosti, pri inej mene alebo keď súčty v ISDOC nesúhlasia; aplikácia na to upozorní.

Zaokrúhlenie možno zadať aj pri ručne zapísanej faktúre (pole pod súčtami). Nepočíta sa do základu ani do DPH, len do sumy na úhradu.

Dobropis od dodávateľa. Ak dodávateľ pošle dobropis (opravnú faktúru, ktorou znižuje sumu: vrátený tovar, zrušená objednávka, zľava, chyba v cene), zapíšte ho ako prijatý dobropis: na detaile faktúry tlačidlom Zapísať dobropis alebo importom ISDOC, ktorý dobropis rozpozná sám a vyhľadá faktúru podľa čísla faktúry dodávateľa. Sumy zadávajte kladne, bez znamienka mínus, aj keď sú na dobropise záporné; aplikácia ich od faktúry odpočíta. Dobropis má vlastné číslo v rade prijatých dokladov a na faktúre je vidieť, koľko po ňom zostáva zaplatiť. Ak ste faktúru už zaplatili, dobropis čaká na vrátenie peňazí; vrátenie zapíšete na detaile dobropisu. Nezaplatenú faktúru dobropis hneď zníži, takže zaplatíte iba zvyšok. Faktúru neoznačujte ako uhradenú len preto, že čakáte na dobropis: aplikácia by potom čakala, že vám dodávateľ peniaze vráti. Zápočet dobropisu s inou faktúrou aplikácia zatiaľ nevie. Dobropis nemení sklad: vrátený tovar vyskladnite výdajkou. Obdobie, do ktorého oprava odpočtu DPH patrí (spravidla obdobie, v ktorom vám dobropis prišiel), určí účtovníčka; aplikácia ho zatiaľ nesleduje. Ťarchopis (zvýšenie ceny) ani opravnú faktúru k zálohe aplikácia zatiaľ zapísať nevie; taký doklad odovzdajte účtovníčke.

Preddavková faktúra od dodávateľa. Preddavková faktúra nie je daňový doklad, preto ju aplikácia ako prijatú faktúru nezapíše. Nárok na odpočet DPH z nej nevzniká. Preddavok zaplaťte podľa údajov v doklade, doklad odovzdajte účtovníčke a do prijatých faktúr zapíšte až faktúru k prijatej platbe alebo konečnú faktúru, ktorú vám dodávateľ pošle.

Párovanie platieb s bankovými položkami riešite v module Pohyby na účte po nastavení príjmu správ pri účte — pozri rovnakú kapitolu nápovedy a jej podsekcie.

Doručené e-mailom je fronta vo vnútri prijatých faktúr. Firma si v Nastavenia → Doručovňa vytvorí e-mailovú adresu s dlhým náhodným názvom pred zavináčom a dá ju dodávateľom, alebo na ňu účtovníčka preposiela faktúry zo svojej schránky. Každý doručený e-mail sa objaví ako položka s prílohami; z ISDOC (samostatného súboru aj vloženého v PDF) aplikácia predvyplní dodávateľa, číslo, dátumy, sumy a riadky.

Nič sa nezapíše samo. Položku niekto otvorí a buď z nej vytvorí prijatú faktúru (predvyplnený formulár, príloha sa pripojí), alebo ju priradí k faktúre, ktorá už v evidencii je, alebo ju zamietne. Spracované aj zamietnuté položky zostávajú v zozname pod svojím stavom a možno ich vrátiť medzi nové.

Odosielatelia. Pri každej položke vidíte, či je odosielateľ dôveryhodný (používateľ firmy, dodávateľ z adresára alebo pravidlo firmy), neznámy, alebo blokovaný. Z položky možno jedným klikom dôverovať adrese či doméne, alebo doménu blokovať — ďalšie správy z nej skončia rovno medzi zamietnutými, ale zostanú uložené. Štítok DKIM/SPF upozorní, že poštu sa nepodarilo overiť; pri takých položkách doklad pred zápisom porovnajte s originálom.

Kontrola pred zápisom. V detaile položky je tabuľka riadkov z ISDOC, rekapitulácia DPH podľa sadzieb a porovnanie súčtu položiek so sumami, ktoré uvádza doklad. Keď sa líšia, doklad je v inej mene, odpočítava zálohy, je v režime prenesenia daňovej povinnosti, PDF obsahuje viac rôznych údajov ISDOC alebo odberateľ nezodpovedá vašej firme, aplikácia to vypíše a pred vytvorením faktúry chce potvrdenie zaškrtnutím. Pri PDF bez ISDOC tabuľka chýba a údaje prepíšete z dokladu.

Náhľad dokladu. Na širšej obrazovke je PDF alebo obrázok dokladu hneď vedľa údajov, takže doklad s údajmi porovnáte bez prepínania okien. Keď má položka viac príloh, náhľad aj údaje patria prílohe, ktorú vyberiete v tabuľke príloh. Na užšej obrazovke je náhľad pod údajmi a tlačidlo Zobraziť vedľa zbalí ľavé menu na ikony, len na tejto stránke. Voľbu Skryť náhľad si aplikácia pamätá, Otvoriť na celú obrazovku zobrazí doklad na celej obrazovke. Na telefóne doklad otvoríte tlačidlom Otvoriť PDF (pri obrázku Otvoriť obrázok). Súbor len s XML (ISDOC) náhľad nemá, údaje z neho nájdete v paneli Položky dokladu.

Viac dokladov v jednom e-maile. Keď dodávateľ pošle dve alebo viac faktúr naraz, alebo účtovníčka prepošle doklady od viacerých dodávateľov v jednej správe, každý doklad spracujete zvlášť: v tabuľke príloh vyberiete faktúru, vytvoríte z nej prijatú faktúru a rovnako postupujete pri ďalšej. Za doklad sa považuje ISDOC spolu s PDF rovnakého názvu a každé ďalšie PDF alebo obrázok. Stĺpec Doklad ukazuje, čo čaká a čo je spracované, a položka sa presunie medzi spracované až po poslednom doklade. Prílohu, ktorá nie je faktúrou (obchodné podmienky, cenník), označíte Označiť: nie je faktúra. Keď dodávateľ rovnaký súbor priloží znova, aplikácia ho nabudúce sama označí ako duplicitu.

Duplicity a kontroly. Rovnaká faktúra doručená druhýkrát sa označí ako Duplicita. Keď e-mail popri známej faktúre nesie aj novú, medzi duplicity sa nezaradí, duplicitný je len ten jeden doklad. Doklad, ktorý už podľa čísla a IČO dodávateľa evidujete, dostane upozornenie s odkazom. Keď odberateľ v ISDOC nezodpovedá vašej firme, položka to hlási.

Adresa je tajomstvo. Nedávajte ju na web. Keď unikne, v nastaveniach ju zrušte a vytvorte novú — stará sa nikdy znovu nepoužije a správy na ňu sa odosielateľovi vrátia. Firma môže mať viac adries s popisom (napríklad jednu pre účtovníčku a inú pre sklad). Podporované prílohy: PDF, ISDOC/XML, JPG a PNG, aj v ZIP archíve. Odkazy v texte správy aplikácia nikdy neotvára.

Ručný import ISDOC bez e-mailu popisuje Import a banka.

Modul Ponuky je obchodný krok pred faktúrou: ceny, rozsah a platnosť ešte pred záväzným vystavením faktúry.

Funkcie modulu:

prehľad ponúk a stavov,
nová ponuka – koncept s položkami (množstvo, cena, DPH, zľava),
platnosť do dátumu (po ňom býva ponuka označená ako neaktuálna),
PDF a e-mail zákazníkovi,
kopírovanie ponuky pre variant cien,
prevod na vydanú faktúru – vytvorí sa nový doklad v module Vydané faktúry s prenesenými položkami,
podľa rozhrania možno ponuku previesť do objednávky zákazníka a odtiaľ pripraviť koncept faktúry (modul Objednávky zákazníka v menu),
export z prehľadu podľa filtra.

Podmienky práce:

mať založeného odberateľa v Kontaktoch (alebo vyplniť údaje ručne),
mať nastavené číselné rady pre následnú faktúru,
SMTP pre e-mail (voliteľné).

Priebeh vytvorenia:

Po uložení konceptu máte dokument uložený; stav určuje, čo možno editovať.
Po odoslaní zákazníkovi nadobúda ponuka voči ďalším krokom „obchodný“ význam.
Prevod na faktúru prenesie štruktúru položiek; ďalej už pracujete v module Vydané faktúry (stavy, platby, účtovné dôsledky).

Kam sa to prepisuje:

do Histórie akcií,
po prevode do faktúr ako nový doklad,
pri použití skladových položiek potom do Skladu — deje sa tak až vo faktúre podľa nastavení.

Po odoslaní a vypršaní platnosti: Po odoslaní a vypršanie platnosti.

Po odoslaní zákazníkovi

V stave Odoslané môžete ponuku schváliť (obchodne prijať) alebo odmietnuť. Odmietnutie vyžaduje dôvod – text sa uloží do internej poznámky na ponuke.

Ponuka po platnosti – po dátume platnosti ju obvykle nemožno bez úpravy previesť; pripravte revíziu alebo novú ponuku.

Objednávky sú samostatné doklady s položkami, stavom a PDF výstupom. Sledujú dohodnutú dodávku od potvrdenia po vybavenie a nadväzujú na ponuky aj fakturáciu.

Ako objednávka vznikne

ručne cez Objednávky → Nová objednávka,
z ponuky — na detaile ponuky akciou „vytvoriť objednávku“ (položky sa prevezmú),
kópiou existujúcej objednávky (akcia Kopírovať na detaile).

Stavy objednávky

Koncept – rozpracovaná, možno voľne upravovať,
Otvorená – potvrdená, čaká na vybavenie,
Čiastočne dodaná – časť dodávky prebehla,
Dodaná – zákazník dostal všetko objednané,
Stornovaná – zrušená (zostáva v evidencii).

Stavy sledujú dodanie, nie fakturáciu. Objednávka je dohoda o dodávke a končí tým, že tovar odíde zákazníkovi — či je vyfakturovaná, je vlastný život faktúry. Koľko je expedované a koľko vyfakturované, ukazuje v prehľade stĺpec Plnenie (ks). Objednávka, pri ktorej je všetko expedované, ale ešte nie je celé vyfakturované, má navyše oranžové označenie Dodané – na fakturáciu; rovnakou položkou v rolete stavov si takéto objednávky vyfiltrujete. Faktúru z nich vytvoríte rovno v prehľade (ikona dokladu na riadku) alebo z detailu. Stornom faktúry sa vyfakturované množstvo objednávke zase uvoľní a objednávka sa vráti medzi objednávky čakajúce na fakturáciu.

Čo z detailu objednávky ďalej urobíte

stiahnete PDF alebo objednávku odošlete e-mailom zákazníkovi,
vytvoríte koncept faktúry s prevzatými položkami (akcia na detaile) — faktúru potom dokončíte a vystavíte v module Vydané faktúry; fakturovať možno aj dodanú objednávku. Faktúra z objednávky odpíše zo skladu len to, čo ešte neodišlo výdajkou alebo dodacím listom, takže pri dodanej objednávke sa tovar neodpíše druhýkrát,
vyskladníte tovar výdajkou (Výdajky) — a z potvrdenej výdajky potom môžete vytvoriť faktúru za to, čo bolo skutočne dodané,
pridáte štítky pre filtrovanie v prehľade.

Tip: pre obchodný proces „dopyt → dodávka“ použite reťazec ponuka → objednávka → faktúra (Ponuky).

Dodací list z objednávky: na detaile objednávky akcia *Vytvoriť dodací list* predvyplní zostávajúce množstvo a sklady podľa dostupnosti; potvrdením listu vzniknú výdajky a objednávke sa doplní dodané množstvo (Dodacie listy). Výdajka ani dodací list nesmie vydať viac, než na objednávke zostáva; taký doklad aplikácia odmietne potvrdiť.

Dodací list je doklad pre zákazníka o tom, čo a kedy bolo dodané. Stojí medzi objednávkou a faktúrou: výdajka hovorí, že tovar opustil sklad, dodací list hovorí, že zákazník tovar prevzal, faktúra hovorí, koľko za neho chcete zaplatiť. Nájdete ich v menu Dodacie listy vedľa objednávok.

Ako dodací list vznikne

ručne cez Nový dodací list,
z objednávky akciou *Vytvoriť dodací list* na jej detaile — predvyplní sa zostávajúce množstvo a pri každom riadku sklad, kde je tovar skladom,
z prehľadu zásob výberom položiek a akciou *Preniesť do dodacieho listu* — položky možno vybrať aj z viacerých skladov (vyberte ich postupne v každom sklade, výber sa pamätá),
z vystavenej faktúry akciou *Vytvoriť dodací list* — vznikne rovno potvrdený list, ktorý prevezme potvrdené výdajky faktúry (nič sa neodpisuje znova). Ak má faktúra výdajku ešte rozpracovanú, najskôr ju potvrďte.

Riadky a sklady: pri každom riadku vyberiete sklad; pod výberom vidíte, koľko kusov je práve skladom, a ak ich nie je dosť, množstvo sa zobrazí červeno. Tovar z viacerých skladov rozdelíte tlačidlom *Rozdeliť riadok*. Koncept nerezervuje zásobu.

Potvrdenie: dodací list dostane číslo z radu a na každý sklad z riadkov vznikne potvrdená výdajka, zásoba sa odpíše a pri objednávke sa doplní dodané množstvo. Ak na niektorom sklade chýba tovar, detail ukáže, čo a koľko, a potvrdiť nejde — znížte množstvo (zvyšok zostane na objednávke) alebo riadok rozdeľte na iný sklad. Záporný stav skladu sa nepovoľuje. Dodací list z objednávky nesmie dodať viac, než na objednávke zostáva. K jednej objednávke smie byť rozpracovaný len jeden koncept dodacieho listu, takže pokračujte v existujúcom, alebo ho zmažte.

Fakturácia: v prehľade použite záložku Bez faktúry, označte potvrdené listy jedného odberateľa a zvoľte *Vytvoriť faktúru z vybraných*. Jedna faktúra tak pokryje viac dodávok, aj z rovnakého skladu. Vyfakturovaný list nejde stornovať; stornom faktúry sa list vráti do fronty bez faktúry. Dodávky možno pridať aj na rozpracovaný koncept faktúry: v paneli *Dodacie listy* na detaile faktúry označíte nevyfakturované listy odberateľa a zvolíte *Pridať vybrané na faktúru* — riadky sa doplnia za existujúce položky. Do poznámky faktúry sa zapíšu čísla a dátumy dodacích listov, aby bolo z dokladu vidieť, kedy jednotlivé dodávky prebehli.

Storno a zmazanie: koncept možno zrušiť alebo zmazať. Potvrdený list môže vlastník alebo editor stornovať — výdajky pod ním sa stornujú, tovar sa vráti na sklad a list dostane stav Stornované. Zrušený koncept má stav Zrušené. Stornovaný list môže vlastník trvalo zmazať. Výdajku vzniknutú z dodacieho listu stornujete cez dodací list, nie zo skladu.

PDF a e-mail: dodací list stiahnete ako PDF bez cien (voliteľne s cenami, prepínač *Tlačiť ceny*) s miestom dodania a poľami na podpis odovzdávajúceho a preberajúceho. Potvrdený list možno odoslať e-mailom s PDF prílohou; vyžaduje nastavené SMTP.

Modul Zálohy a DDPP rieši platby vopred a daňovú dokumentáciu k prijatej platbe.

Čo modul umožňuje pri konkrétnej zálohovej faktúre:

vytvorenie a úprava v koncepte,
zmena stavu podľa krokov dokladu (odoslanie, zrušenie a pod.),
označenie úhrady po prijatí platby,
vygenerovanie PDF zálohy,
vystavenie DDPP (daňový doklad k prijatej platbe) a jeho PDF,
storno DDPP vystaveného omylom (DDPP sa nemaže, zostane v evidencii pod svojím číslom),
príprava a vytvorenie zálohovej/finálnej faktúry vyrovnávajúcej zálohu (tlačidlá typu prevod/vyrovnanie v detaile),
kopírovanie zálohy pre nový návrh,
prepojenie s vydanou faktúrou (odpočet zálohy v ďalšom kroku).

Podmienky:

správne nastavené číselné rady pre zálohy a pre DDPP/finálnu faktúru,
známy odberateľ a dohodnutá suma zálohy,
pri e-mailoch opäť SMTP.

Reťazec krokov a dôsledky: Reťazec a dôsledky.

Typický reťazec:

1) zálohová faktúra (koncept → vystavenie),
2) prijatie platby → evidencia úhrady,
3) DDPP až po reálne pripísanej platbe,
4) po dodaní tovaru/služby finálna faktúra s odpočtom záloh (modul Vydané faktúry),
5) záloha je plne vybavená až po zúčtovaní voči finálnej faktúre.

Kam sa prepisuje:

sumy v prehľadoch záloh a na Prehľade,
PDF súbory v archíve / e-maile,
zápis v Histórii akcií,
čísla a dátumy DDPP musia sedieť s účtovným výstupom – nesúlad riešte včas pred uzavretím obdobia.

Úhrada a DDPP. Platiteľovi DPH vystaví OmniFlow DDPP, keď sa úhrada zálohy zapíše: tlačidlom Označiť ako uhradenú a vystaviť DDPP alebo spárovaním platby so zálohou v Pohyboch na účte (automaticky alebo ručne). Pri platbe z banky teda DDPP vzniká až pri spárovaní, nie v deň platby. DDPP má dva dátumy: dátum vystavenia je deň, keď DDPP vznikol, a dátum prijatia platby je deň, keď peniaze prišli.

Ak platba patrí do niektorého z minulých období, napríklad preto, že výpis z banky prišiel neskoro, daň z nej patrí do obdobia, v ktorom bola platba prijatá, a daňové priznanie aj kontrolný výkaz za toto obdobie už môžu byť podané. Preto to oznámte účtovníkovi. Pri ručnom označení úhrady, ručnom spárovaní a ručnom vystavení DDPP na to OmniFlow upozorní priamo v hlásení. Hromadné potvrdenie návrhov a tlačidlo Skúsiť spárovať automaticky uvedú počet takých platieb. Pri výpise prijatom e-mailom, ktorý sa páruje sám, príde upozornenie vlastníkovi a účtovníkovi do Upozornení. Odberateľovi sa DDPP sám neposiela, PDF stiahnete z detailu DDPP.

Ak sa DDPP vystaviť nepodarí, napríklad kvôli limitu dokladov, záloha zostane uhradená bez DDPP a detail zálohy na to upozorní. DDPP potom vystavte ručne do 15 dní od prijatia platby. Ak už lehota uplynula, formulár DDPP na to upozorní a postup dohodnite s účtovníkom. Automaticky sa DDPP nevystaví ani vtedy, keď sa od vystavenia zálohy zmenila registrácia firmy pre DPH. Detail zálohy vás v tom prípade odkáže na účtovníka. Neplatiteľ DPH DDPP nevystavuje, záloha je len uhradená a ručne DDPP vystaviť nemožno.

Párovanie platby so zálohou, ku ktorej je už vystavený DDPP, nemožno zrušiť. Najprv DDPP stornujte (pozri nižšie), potom párovanie zrušte. Ak pri zálohe párovanie s platbou zrušíte, OmniFlow ju už so žiadnou platbou sám nespáruje, ani s platbou z iného výpisu. Platbu k nej len ponúkne ako návrh a ten potvrdíte v detaile pohybu, hromadné potvrdenie návrhov ho vynechá. Ručne ju spárovať možno. Ak je platba staršia ako dátum vystavenia zálohy, OmniFlow ju spárovať dovolí, ale upozorní na to v ponuke aj po spárovaní.

Predmet plnenia. PDF DDPP uvádza, za čo je záloha prijatá: položky zálohy s množstvom a jednotkou, a ak záloha položky nemá, jej popis. Predmet sa uloží pri vystavení DDPP a neskoršie zmeny ho neprepíšu.

Konečná faktúra s nulou na úhradu. Ak záloha pokryla celú dodávku, konečná faktúra po odpočte zálohy vyjde na nulu a vystavíte ju ako každú inú. Zálohu odpočítate tak, že konečnú faktúru vystavíte z detailu zálohy tlačidlom Vystaviť konečnú faktúru, nie vlastným záporným riadkom. Po vystavení je faktúra hneď uhradená zálohou a ako dátum úhrady sa uvedie deň prijatia platby zálohy. Na PDF aj v detaile faktúry je namiesto splatnosti a platobných údajov veta „Uhradené zálohou“ s číslom DDPP. QR kód na platbu sa netlačí a upomienka sa k nej neposiela. Vlastný text firmy pod rekapituláciou, napríklad zápis v registri, sa tlačí ďalej.

Odberateľovi faktúru pošlete e-mailom z detailu faktúry. Ak máte vlastnú šablónu e-mailu so splatnosťou, text pred odoslaním upravte, OmniFlow ho nemení. Stornovať faktúru nemožno, chybu opravíte dobropisom. Ak dobropis prevýši sumu, ktorá zostávala na úhradu, detail faktúry ukáže preplatok na vrátenie odberateľovi. Peniaze mu pošlete sami.

Kedy faktúru s nulou vystaviť nemožno. Sumu na úhradu 0 môže mať len faktúra, na ktorej sa odpočítava zaplatená záloha. Ak je záloha vyššia ako dodávka, konečná faktúra by vyšla záporne a vystaviť ju nemožno. Konečnú faktúru s nulou OmniFlow nevystaví ani vtedy, keď sa medzi zálohou a dodaním zmenila registrácia firmy pre DPH. OmniFlow zatiaľ nevie odpočítať zálohu iba sčasti ani vystaviť opravnú faktúru k DDPP, preto v oboch prípadoch postup dohodnite s účtovníkom. Pri neplatiteľovi DPH platí to isté, len bez DPH a bez DDPP.

Konečná faktúra s doplatkom. Ak dodávka stála viac ako záloha, zostanú na konečnej faktúre položky zálohy ako tovar a služby a pod nimi riadky odpočtu zálohy. Oboje je zamknuté. Položky zálohy sa tým počítajú ako dodané, preto pod ne pridáte len to, čo ste dodali navyše, nie celú cenu zákazky znova. Príklad: zákazka stojí 2 000 € a záloha bola 1 000 €. Na konečnú faktúru pridáte len položku za zostávajúcich 1 000 € a na úhradu vyjde doplatok 1 000 €, pri platiteľovi DPH k tomu DPH. Ak by ste pridali celých 2 000 €, odberateľ by zaplatil o 1 000 € viac. Doplatok odberateľ zaplatí podľa splatnosti a platobných údajov ako pri bežnej faktúre.

Každá konečná faktúra platiteľa DPH s odpočtom zálohy má na PDF rekapituláciu podľa sadzieb DPH: plnenie, odpočet zálohy s číslom DDPP a rozdiel. Pri faktúre s doplatkom je rozdiel suma, ktorú odberateľ dopláca.

Storno DDPP. DDPP je faktúra podľa zákona o DPH, preto ho nemožno zmazať. Storno použite pri DDPP vystavenom omylom, ktorý odberateľ ešte nedostal a ktorý nie je v podanom kontrolnom výkaze. Stornujete ho v detaile DDPP a vyplníte dôvod storna. DDPP zostane v evidencii pod svojím číslom a to číslo sa už nikomu nepridelí. Záloha sa vráti do stavu Uhradená a úhrada zostane zapísaná. Storno nezmení sumu ani odberateľa: nový DDPP ich prevezme zo zálohy spolu s dátumom prijatia platby. Potom k zálohe vystavte nový DDPP. Bez neho z nej konečnú faktúru nevystavíte. Výnimka platí len v deň úhrady zálohy: ak v ten deň vystavíte konečnú faktúru s dnešným dátumom, OmniFlow DDPP vystaví sám. Stornovať možno len DDPP zálohy, ktorá ešte nie je zúčtovaná. Stornovaný DDPP sa dá ďalej otvoriť aj stiahnuť a jeho PDF nesie pečiatku storna v jazyku dokladov (po slovensky STORNO).

Ak odberateľ DDPP už dostal alebo je v kontrolnom výkaze, samotné storno nestačí a postup dohodnite s účtovníkom. To isté platí, ak odberateľovi zálohu vraciate: na vrátenie treba opravnú faktúru a tú zatiaľ v OmniFlow k DDPP nevystavíte.

Detaily stavov vždy overte pri konkrétnom doklade – modul má viac krokov ako jednoduchá faktúra (pozri Stavy dokladov).

Platobný QR (SPD / PAY by square) na PDF/detaile zálohy platí rovnako ako pri vydanej faktúre: pri českom IBAN a mene CZK sa použije český štandard SPD, pri slovenskom IBAN a mene EUR slovenský štandard PAY by square; v ostatných kombináciách QR nie je (pozri Vydané faktúry a Nastavenia firmy).

Modul Dobropisy rieši opravy už vystavených vydaných faktúr: vrátenie tovaru, dodatočnú zľavu, opravu ceny alebo DPH.

Dobropis od dodávateľa (prijatý) sa zapisuje inde: pri prijatej faktúre tlačidlom Zapísať dobropis, pozri Import a banka.

Čo modul dokáže:

zoznam dobropisov a filtrovanie,
vytvorenie z faktúry (akcia na detaile pôvodnej faktúry): vyberiete riadky a pri každom množstvo, dobropis teda môže opraviť len časť faktúry,
vlastné riadky pre zľavu alebo opravu ceny: názov, množstvo, jednotka, cena a sadzba DPH. Ponúkajú sa len sadzby, ktoré sú na faktúre,
k jednej faktúre môže vzniknúť viac dobropisov. Spolu však neprekročia fakturované množstvo pri riadku ani sumu faktúry; stornované dobropisy sa nepočítajú,
dátum opravy: deň, keď nastala skutočnosť rozhodujúca pre opravu, napríklad prevzatie vráteného tovaru alebo uznanie reklamácie. Predvolený je dátum vystavenia, pri dobropise z vratky dátum prevzatia tovaru. Nie je to dátum dodania pôvodnej faktúry,
koncept dobropisu je možné upraviť celý: riadky z faktúry, vlastné riadky, dopravu, dátum opravy, dôvod aj poznámky. Pri vystavení dostane dnešný dátum vystavenia. Platiteľ DPH na Slovensku vyhotoví opravnú faktúru do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom nastala skutočnosť rozhodujúca pre opravu, a v daňovom priznaní a kontrolnom výkaze ju uvedie za zdaňovacie obdobie, v ktorom ju vyhotovil,
vlastné číslo a stavy dobropisu,
PDF a odoslanie e-mailom. PDF konceptu nesie označenie, že ešte nejde o opravnú faktúru. Neplatiteľovi DPH sa v hlavičke PDF vynechá dodatok „(opravná faktúra)“, zostane len „Dobropis“,
interná poznámka, ktorá sa na PDF netlačí; sem ide aj poznámka z vratky,
kopírovanie pre nový návrh.

Podmienky:

pôvodná faktúra musí byť vystavená, nie koncept ani storno,
oprávnenie na akciu je kombinácia roly a stavu (koncept vystaví a dobropis stornuje vlastník alebo účtovník, dobropis s vratkou stornuje len vlastník),
sklad dobropis nemení. Dobropis môže riešiť aj len opravu ceny, keď sa tovar nevracia. Keď tovar fyzicky prišiel späť, použite na faktúre Vrátiť tovar (Vrátenie tovaru): sprievodca založí vratku aj koncept dobropisu naraz,
dobropis, ku ktorému patrí potvrdená vratka, stornujete tlačidlom Stornovať dobropis aj vratku. Stornuje sa oboje naraz a vrátený tovar odíde zo skladu. Nie je to možné, keď vrátený tovar zo skladu medzitým odišiel inam.

Priebeh:

Vznikne nový doklad naviazaný na číslo pôvodnej faktúry.
Po uložení máte vyplnené položky a predvolený stav.
Po vystavení sa zmenia dostupné akcie na pôvodnej faktúre aj na dobropise.

Účinky na doklady a sklad: Účinky na doklady.

Kam sa prepisuje:

sumy v prehľadoch a na prehľade pôvodnej faktúry (vzťah oprava),
História akcií,
sklad dobropis nemení. Vrátený tovar prijme na sklad vratka od zákazníka (Vrátenie tovaru).

Faktúru s vystaveným dobropisom alebo s potvrdenou vratkou nie je možné upraviť ani stornovať, ďalšiu opravu riešte ďalším dobropisom. Dobropis, ku ktorému patrí potvrdená vratka, sa stornuje spolu s vratkou jednou akciou na detaile dobropisu.

Úhrada faktúry. Vystavený dobropis znižuje, koľko zákazník dlhuje. Keď platby a dobropisy pokryjú celú faktúru, prepne sa faktúra na Uhradená sama. Dátum úhrady je deň, keď zvyšok klesol na nulu (posledná platba, alebo vystavenie dobropisu, keď prišiel neskôr). Storno dobropisu vráti faktúru medzi neuhradené, ak ju platby samy nepokrývajú. Označiť ako uhradenú zapíše len zvyšok po dobropise a upomienka aj QR na zákazníckom portáli znejú na tento zvyšok. Keď dobropis príde k už zaplatenej faktúre, vzniká preplatok, ktorý treba zákazníkovi vrátiť alebo sa s ním dohodnúť na započítaní.

Keď zákazník vráti tovar, otvorte vystavenú faktúru a kliknite na Vrátiť tovar. Tlačidlo sa zobrazí len pri faktúre, z ktorej tovar odišiel zo skladu a ešte sa nevrátil celý. Rovnaký sprievodca je aj na detaile dobropisu. Odtiaľ ponúkne len tovar z riadkov dobropisu, a len koľko sa k nemu ešte nevrátilo; vratka sa na dobropis naviaže. Keď k faktúre už je dobropis, ku ktorému sa tovar zatiaľ nevrátil, sprievodca z faktúry na neho upozorní.

Čo v sprievodcovi vyplníte. Pri každom riadku faktúry vidíte, koľko sa predalo a koľko sa už vrátilo. Napíšete, koľko kusov vraciate teraz. Viac, ako k faktúre odišlo zo skladu a ešte sa nevrátilo, zadať nie je možné. Tovar v kusoch sa vracia len po celých kusoch. Ďalej vyberiete sklad (predvyplní sa ten, z ktorého tovar odišiel), dátum, kedy ste tovar prevzali, a dôvod: odstúpenie od zmluvy, reklamácia, nesprávne dodaný tovar, poškodený tovar alebo iný dôvod. Dátum nesmie byť v budúcnosti ani pred dátumom dodania z faktúry. Keď bola faktúra vystavená ešte skôr, platí dátum vystavenia. Poznámka k vratke je interná. Uloží sa k vratke a do internej poznámky dobropisu, na dobropis ani na PDF vratky sa netlačí.

Vratka a dobropis. Po uložení vznikne doklad Vratka od zákazníka. Je to príjemka so štítkom Vratka, číslo dostane z radu príjemiek zvoleného skladu a odkazuje na faktúru. Keď necháte zaškrtnuté Založiť koncept dobropisu, vznikne zároveň koncept dobropisu na vrátený tovar s dátumom opravy podľa dátumu prevzatia. Do dobropisu môžete rovno pridať riadky faktúry, ktoré sa na sklad nevracajú: dopravu, služby alebo zľavu. Keď od zmluvy uzavretej na diaľku odstúpi spotrebiteľ a vracia všetok tovar, vracia sa mu aj cena doručenia, najviac za najlacnejší bežný spôsob, ktorý ste ponúkali. Sprievodca preto pri tomto dôvode a vrátení všetkého tovaru vopred zaškrtne riadok dopravy, ak odberateľ na faktúre nemá IČO a sprievodca riadok spozná podľa názvu, napríklad Doprava alebo Poštovné. Ak zákazník platil drahšiu dopravu, sumu v koncepte dobropisu znížte. Pri firemnom odberateľovi rozhoduje zmluva, riadok dopravy prípadne zaškrtnite sami. Dobropis k vratke obsahuje celý vrátený tovar. Náhradu za zníženie hodnoty vrátenej veci si od zákazníka uplatnite samostatne, dobropis ju neznižuje. Keď od zmluvy uzavretej na diaľku odstúpi spotrebiteľ, zákon č. 108/2024 Z. z. zakazuje započítať náhradu jednostranne proti peniazom, ktoré mu vraciate. Pri firemnom odberateľovi to závisí od zmluvy. Postup vám potvrdí účtovník. Oba doklady sa uložia naraz: keď sa jeden nepodarí, nevznikne ani druhý. Potom sa otvorí koncept dobropisu, ktorý skontrolujete, prípadne upravíte, a vystavíte. Bez dobropisu uložte vratku vtedy, keď zákazník peniaze späť nedostane, napríklad pri výmene kusu za kus v reklamácii. Tovar, ktorý od zákazníka prijímate len na opravu a potom mu ho vrátite, vratkou neprijímajte: zostáva jeho a na váš sklad nepatrí. Dobropis k takej vratke je možné vystaviť aj neskôr, odkazom Vystaviť dobropis k vratke na jej detaile. Tovar vrátený na dva sklady sa uloží ako dve vratky pod jedným dobropisom.

Starší dobropis k faktúre. Keď má faktúra dobropis z obdobia pred touto funkciou, sprievodca na neho upozorní a koncept dobropisu vopred nezaškrtne. Ak ste tovar k tomu dobropisu už naskladnili ručnou príjemkou, vratku nezakladajte, inak by bol na sklade dvakrát.

Kedy vratka a kedy len dobropis. Vratka rieši tovar, ktorý fyzicky prišiel späť. Dobropis rieši peniaze. Dodatočná zľava alebo oprava ceny je len dobropis a sklad sa nemení. Vrátený tovar neprijímajte ručne príjemkou: ručná príjemka nepozná cenu, za ktorú tovar odišiel, a sprievodca ju nevidí, takže by sa rovnaký tovar dal vrátiť dvakrát.

Ocenenie. Vrátený tovar sa naskladní za cenu, za ktorú k faktúre odišiel (priemer výdajov produktu k tejto faktúre). Pri starších predajoch sa použije priemerná cena skladu. Táto cena je len skladová, zákazníkovi vraciate cenu z faktúry v dobropise. Na riadku vratky je vidieť, odkiaľ sa cena vzala.

Poškodený tovar. Založte si sklad, napríklad Reklamácie, a vracajte tovar naň. Tovar potom leží oddelene od ostatnej zásoby. Je to však bežný sklad: kus z neho sa predá, keď ho na faktúre alebo výdajke vyberiete. Tovar, ktorý sa už predať nedá, odpíšete bežnou výdajkou.

Sériové čísla. Ponúknu sa len kusy predané na túto faktúru. Keď kusy zaškrtnete, množstvo sa doplní samo. Ak sa tovar predal skôr, ako ste pri produkte zapli evidenciu sériových čísel, čísla vrátených kusov opíšete. Vrátený kus je znova na sklade na zvolenom sklade a na jeho stránke bude vidieť, komu sa predal a kedy sa vrátil.

Storno vratky. Vlastník alebo editor vratku stornuje na jej detaile. Je to možné, kým vrátený tovar a kusy ležia na sklade vratky. Storno odpíše tovar k dnešnému dňu a kusy vráti do stavu, v akom boli pred vratkou. Koncept dobropisu, ktorý k vratke patrí, sa zmaže spolu s ňou, ak k nemu nepatrí ešte iná vratka. Keď je dobropis už vystavený, stornujte na jeho detaile oboje naraz tlačidlom Stornovať dobropis aj vratku. Stornovaná vratka zostáva v dokladoch kvôli histórii kusov, zmazať ju nie je možné.

Faktúra s vratkou. Faktúru s potvrdenou vratkou nie je možné upraviť ani stornovať. Najprv stornujte vratku, alebo zvyšok vyriešte dobropisom. Vratka nemení dodané množstvo na objednávke; náhradný tovar vydáte výdajkou. Výdajku ani dodací list objednávky nie je možné stornovať, kým je k faktúre z objednávky potvrdená vratka. Najprv stornujte vratku.

Čo zatiaľ nevie: vratku k dodaciemu listu alebo výdajke, ktorá ešte nie je vyfakturovaná (tam stornujte doklad), výmenu kusu naviazanú na pôvodnú faktúru, spárovanie vrátených peňazí s dobropisom v banke a reklamačný protokol. Vratku zakladá a stornuje vlastník alebo editor.

Tieto moduly sú špecializované zoznamy partnerov (zákazníci, dodávatelia). V praxi často nadväzujú na všeobecnejší modul Kontakty.

Čo dokážu:

prehľad partnerov podľa typu,
detail, úprava, mazanie,
rýchle vyhľadávanie,
pri dodávateľoch často doplnenie dát z registrov (RPO/ARES).

Kedy použiť zákazníci/dodávatelia vs. kontakty:

keď chcete pracovať len s jedným typom partnera,
keď máte zvyk zo skoršieho rozhrania s oddelenými zoznamami,
pre novú evidenciu je obvykle pohodlnejšie držať poriadok v Kontaktoch a z nich vyberať do dokladov.

Modul Kontakty je zdieľaný adresár obchodných partnerov pre všetky doklady aktívnej firmy.

Čo evidujete:

typ vzťahu (odberateľ / dodávateľ / oboje),
názov, IČO, DIČ, platiteľ DPH,
fakturačná a prípadne doručovacia adresa,
kontaktná osoba, e-mail, telefón,
poznámky.

Čo modul umožňuje:

vyhľadávanie, zoraďovanie, filtre,
nový / úprava / zmazanie (podľa oprávnení a nadväzností),
kontrola duplicít (najmä podľa IČO) s možnosťou potvrdenia,
pri doklade rýchle doplnenie údajov odberateľa/dodávateľa,
v niektorých prípadoch napojenie na interné záznamy (napr. firma zákazníka ako kontakt).

Bez čoho nepôjde pohodlne fakturovať:

aspoň základné údaje pre tlač na doklad (názov, adresa),
konzistentné DIČ pri platiteľoch DPH.

Čo sa pri použití kontaktu deje:

Do dokladu sa prenesú aktuálne hodnoty z kontaktu v čase výberu – neskoršia zmena kontaktu nemusí spätne prepísať staré doklady.
Exporty a zostavy berú to, čo je uložené na doklade.

Portál pri kontaktoch a limity predplatného: Portál a limity.

Čo patrí do poľa DIČ / IČ DPH. Pri českej protistrane sa pole volá DIČ a hodnota má tvar CZ a osem až desať číslic. Pri slovenskej sa volá IČ DPH: platiteľ ho má v tvare SK a desať číslic, teda svoje DIČ s predradeným SK. Bez toho SK by na slovenskej faktúre chýbal údaj, ktorý na nej podľa zákona byť musí, takže aplikácia prefix platiteľovi doplní sama a iný tvar odmietne. Neplatiteľ IČ DPH nemá — zadá svoje desaťmiestne DIČ bez prefixu. Rozhoduje krajina protistrany, nie jazyk, v ktorom aplikáciu používate: pri slovenskom odberateľovi uvidíte „IČ DPH“ aj v českej verzii.

Zákaznícky portál faktúr pri kontaktoch typu zákazník alebo oboje: na detaile vygenerujete tajný odkaz do verejného náhľadu dokladov, skopírujete ho a pri úniku ho zregenerujete (staré URL prestane platiť). Verejný identifikátor firmy v adrese portálu prideľuje OmniFlow sám, nájdete ho v Nastavenia → Firma; token sa môže doplniť aj pri odoslaní faktúry e-mailom podľa Nastavenia → Fakturácia a šablón. Úplný popis správania, e-mailov a bezpečnosti: Zákaznícky portál faktúr.

Limity predplatného môžu obmedzovať počet aktívnych kontaktov – strážte plán v sekcii Zákaznícky účet.

Modul Produkty je katalóg položiek, ktoré potom používate v dokladoch a v sklade.

Čo tu nastavíte:

názov, kód, jednotku,
kategórie (strom kategórií spravujete v časti Nastavenia firmy → Kategórie produktov),
či je položka skladová alebo neskladová,
predvolené ceny,
prípadne sériové čísla a ďalšie parametre,
pri výrobku aj zloženie, teda z čoho ho vyrábate (pozri Výroba).

Údaje pre dopravu a e-shop sú v zbaliteľných častiach formulára:

Doprava a balenie: hmotnosť netto a brutto, rozmery v cm, počet v balení, menovité množstvo (napr. 500 ml), minimálna objednávka, dodacia lehota a predvolený dodávateľ,
Výrobca a e-shop: výrobca, kód výrobcu (MPN), krátky a podrobný popis, bezpečnostné upozornenia, URL, stav tovaru (nový, použitý, repasovaný) a dobrovoľná záruka,
Pôvod a colné údaje: krajina pôvodu, kód KN a kód jednotky pre elektronickú faktúru.

Vyplňte len to, čo naozaj potrebujete. Výrobcu s adresou spravujete v časti Nastavenia → Výrobcovia, založiť ho možno aj priamo z formulára produktu. E-shop si údaje o výrobcovi a bezpečnostné upozornenia stiahne cez API alebo z exportu Katalóg produktov (tlačidlo v prehľade Produktov, alebo stránka Exporty v menu pod vaším menom). Na faktúry ani dodacie listy sa tieto údaje netlačia.

Ako to nadväzuje ďalej:

pri výbere položky do dokladu sa predvyplnia údaje z katalógu,
pri skladových položkách sa pri stave dokladu vytvorí pohyb skladu,
zmena produktu neznamená automatickú zmenu na starých dokladoch.

Produkty nemusíte zakladať po jednom, nahrať ich možno aj zo súboru (pozri Import z CSV).

Nákupné balenie. Keď dodávateľ fakturuje v balení (vrece múky 25 kg, cievka filamentu 2 kg, bubon kábla 500 m), pridajte ho na karte v paneli Nákupné balenie: názov, koľko jednotiek karty je v jednom balení a prípadne EAN balenia. Karta zostáva v jednotke, v ktorej tovar spotrebúvate (kg, g, m). Na prijatej faktúre potom pri riadku vyberiete balenie a na sklad príde prepočítané množstvo aj cena za jednotku, napríklad 2 vrecia po 25 kg za 15,90 € ako 50 kg za 0,636 €/kg. Iné balenie rovnakého tovaru zakladajte ako ďalšie balenie karty, nie ako novú kartu. Karta bez balenia sa prijíma ako doteraz.

Prevod karty na základnú jednotku. Kartu, ktorú ste doteraz viedli po kusoch balenia (cievka 2 kg = 1 ks), prevedie vlastník alebo účtovník odkazom *Previesť na základnú jednotku* v paneli Nákupné balenie. Sprievodca ponúkne jednotku a koeficient podľa menovitého množstva, ukáže náhľad a po potvrdení založí novú kartu v gramoch. Zásoba sa prenesie v rovnakej hodnote dokladom *Zmena mernej jednotky*, zloženie sa prepočíta a skupina, SKU, štítky a EAN prejdú na novú kartu. Stará karta zostane archivovaná s históriou dokladov. Karty jednej skupiny zameniteľných materiálov sa prevádzajú naraz. Prevod nemožno vrátiť a nie je možný, kým má karta rozpracovaný koncept dokladu alebo prebieha inventúra.

Balenie na príjemke a v inventúre. Na ručnej príjemke vyberiete pri riadku balenie rovnako ako na prijatej faktúre. V inventúrnom súpise sa pri karte s balením zobrazí pomôcka: počet plných balení × obsah + načaté množstvo, výsledok sa zapíše do poľa Počítané.

Produkty nemusíte zakladať po jednom. Import CSV v prehľade Produktov založí nové produkty a upraví existujúce zo súboru, napríklad z exportu e-shopu, z iného programu alebo z cenníka dodávateľa. CSV je tabuľka uložená ako obyčajný text, Excel ju vie otvoriť aj uložiť.

Ako to prebieha:

nahráte súbor CSV (najviac 2 MB a 5 000 riadkov; cenník, ktorý len upravuje existujúce produkty, až 20 000 riadkov),
keď stĺpce nespoznáme, priradíte ich ručne; priradenie si môžete uložiť a nabudúce sa použije samo,
v náhľade uvidíte, čo sa založí, čo sa zmení a ktoré riadky sú chybné; zatiaľ sa nič nezapísalo,
po potvrdení sa zmeny zapíšu a pri každej upravenej karte zostane záznam o importe (v menu História akcií).

Existujúci produkt hľadáme podľa id, kódu (SKU) alebo EAN. Pri cenníku dodávateľa vyberiete dodávateľa a produkty hľadáme podľa kódu dodávateľa. Prázdna bunka hodnotu nemení. Vymazať ju možno len voľbou Prázdne bunky vymažú hodnoty, a to len pri nepovinných poliach.

Hromadná úprava: v prehľade Produktov stiahnite Export CSV (katalóg produktov), upravte ho v Exceli a nahrajte späť. Export urobte až po ručných úpravách v aplikácii. Keď niekto kartu medzitým upraví, náhľad vás upozorní.

Na čo si dať pozor:

ceny v súbore musia byť bez DPH. Stĺpec „price“ z e-shopu býva s DPH, preto ho sami nepriraďujeme. Predajná cena z cenníka dodávateľa je pre vás nákupná cena,
rozmery sú v súbore v milimetroch (stĺpce dĺžka, šírka, výška), na karte produktu ich zadávate v centimetroch,
stavy skladu import nemení, počiatočné zásoby zapíšte príjemkou,
službu a sériové čísla pri existujúcom produkte zmeníte na karte, import ich nastaví len novým produktom,
nové kategórie zakladá len vlastník firmy, nového výrobcu založí každý, kto smie upravovať produkty, a to po potvrdení v náhľade,
v Exceli pre Mac ukladajte súbor ako „CSV UTF-8“.

Modul Sklad sleduje zásoby, ceny a pohyby pri aktívnej firme. Na prehľade máte rýchle odkazy na prácu s dokladmi a stav zásob.

Katalóg položiek: názov, kód, jednotka, príznak skladová vs. neskladová, minimálne množstvo v kusoch (nejde o peňažnú sumu), nákupná a predajná cena, prípadne sériové čísla (SN), história pohybov, prehľady a export. Pri položke s SN vyberáte konkrétny kus.

Sériové čísla. Každý kus sa zapíše do evidencie, keď príde na sklad: prijatou faktúrou alebo príjemkou. Na výdajke, dodacom liste a vydanej faktúre potom vyberáte konkrétne kusy (na výdajke stačí napísať alebo naskenovať číslo kusu), čísel musí byť presne toľko, koľko kusov vydávate. Koncept faktúry nič neblokuje, kusy sa odpíšu až pri vystavení; ak ich medzitým predal niekto iný, aplikácia povie, na ktorom doklade sú. Storno faktúry alebo výdajky kusy vráti na sklad. Podľa čísla nájdete kus aj vo vyhľadávaní: jeho stránka ukáže, odkiaľ prišiel, kam odišiel a komu sa predal, čo sa hodí pri reklamáciách. Kus, ktorý zákazník vráti, prijmete vratkou k faktúre (Vrátenie tovaru). Je potom znova na sklade a jeho stránka ukáže aj to, že sa vrátil.

Všeobecné väzby na doklady: prijatá faktúra typicky po spracovaní naskladní nakúpený tovar; vydaná faktúra vyskladní predaný; dobropis sklad nemení (vrátený tovar prijme vratka od zákazníka); storno alebo oprava môže vytvoriť protismerný pohyb. Presný okamih pohybu závisí od stavu dokladu a nastavenia riadku.

Kam ďalej: pravidlá príjemok, výdajok a prevodiek (vrátane situácie „rovnaká faktúra dvakrát“) sú v podsekciách vľavo — jedna dlhá stránka by bola neprehľadná. Inventúrne listy aj rýchlu inventúru nájdete v menu Sklad → Inventúry, históriu všetkých pohybov v Sklad → Pohyby skladu.

Ocenenie zásob: zásoba sa oceňuje váženým aritmetickým priemerom, zvlášť pre každý sklad. Výdaj, prevod aj spotreba do výroby idú za priemernú cenu skladu. Výnimkou sú opravy. Storno faktúry alebo výdajky a vratka od zákazníka vracajú tovar za cenu, za ktorú odišiel; pri starších predajoch, ktorých výdaj niesol predajnú cenu, za aktuálnu priemernú cenu skladu. Storno príjemky odpisuje za cenu príjmu a výdajka z úpravy prijatej faktúry ruší časť nákupu za cenu, za ktorú tovar z tej faktúry prišiel. Metódu uveďte vo vnútornej smernici firmy.

Inventúra. Inventúrny list je doklad s číslom: pridáte produkty, zapíšete, koľko ste napočítali, a list potvrdíte. Pri zápise počtu si aplikácia uloží, koľko malo byť podľa evidencie práve v tej chvíli. Rozdiel sa preto počíta voči stavu v okamihu počítania a zapíše sa k dňu fyzickej inventúry (dátumu inventúrneho listu). Keď medzi spočítaním a potvrdením niečo predáte, neobjaví sa to ako prebytok. Manko zníži zásobu, prebytok ju zvýši za priemernú cenu skladu. Keď inventúru robíte v iný deň, ako je deň, ku ktorému zostavujete účtovnú závierku, napríklad v januári za 31. 12., vyplňte pri novom liste Stav ku dňu. Detail listu potom pri každej položke ukáže pohyby medzi oboma dňami a stav k tomuto dňu. Potvrdený list môže vlastník alebo editor stornovať. Rýchla inventúra (tlačidlo *Rýchla inventúra* v Sklad → Inventúry) vypíše produkty skladu s aktuálnym stavom. Zmenia sa len riadky, pri ktorých číslo prepíšete; prázdne pole znamená bez zmeny, nie nulu. Ako podklad k ročnej inventúre použite inventúrny list. Inventúrny súpis s podpismi a inventarizačný zápis podľa zákona o účtovníctve zatiaľ pripraví vaša účtovníčka. Kým je inventúrny list rozpracovaný, na jeho sklade nepotvrdíte výdajku, príjemku, dodací list ani prevodku, nezapíšete vratku od zákazníka, nestornujete skladový doklad ani faktúru s tovarom z tohto skladu a takú faktúru ani nevystavíte; koncepty uložiť ide. Prijatá faktúra sa neblokuje. Pravidelnú faktúru so skladovým tovarom automat nevystavuje nikdy, pripraví len koncept.

Sklady: sklad, na ktorom je zásoba, nejde deaktivovať. Najskôr tovar preveďte prevodkou inam alebo ho vyskladnite. Zmena predvoleného skladu v nastaveniach zásoby nepresúva, určuje len, ktorý sklad sa predvyplní na nových dokladoch.

Príjemka slúži na naskladnenie tovaru (v menu Sklad → Skladové doklady). Najprv ju pripravíte ako koncept, po potvrdení vznikne pohyb príjem a zásoba sa zvýši.

Prijatá faktúra vs. príjemka: Po vystavení prijatej faktúry sa z riadkov s vybraným produktom jednorazovo zapíše príjem na sklad. Príjemka je samostatný tok; k dokladu možno voliteľne vybrať prijatú faktúru, aby bola väzba vidieť v histórii pohybov.

Dvojitý príjem: nevykonávajte rovnaký fyzický príjem dvakrát (napr. raz automaticky z vystavenej faktúry a druhýkrát príjemkou k rovnakej faktúre) — množstvo by sa sčítalo. Riadky prijatej faktúry bez produktu sa automaticky nenaskladnia; ak potrebujete kusy v sklade, upravte proces (produkt na faktúre alebo príjemka).

Keď číslo nesedí: pri položke otvorte históriu pohybov a nájdite posledný doklad, ktorý menil množstvo.

E-mail: zaúčtovanú príjemku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile dokladu). Príjemca sa predvyplní z dodávateľa, predmet aj text možno pred odoslaním upraviť. Vyžaduje nastavené SMTP (inak tlačidlo vedie do *Nastavenia → SMTP*); odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Storno a zmazanie príjemky: koncept možno zrušiť alebo zmazať. Potvrdenú príjemku môže vlastník alebo editor stornovať — prijatý tovar sa odpíše protipohybom a doklad dostane stav Stornované; vlastník ho potom môže trvalo zmazať (pohyby v histórii zostávajú). Zrušený koncept, ktorý skladom nikdy nepohol, má stav Zrušené. Storno nejde, ak časť prijatého tovaru už odišla zo skladu (výdajkou, faktúrou, prevodkou alebo do výroby); detail príjemky pod lištou napíše dôvod a odkáže na doklad, ktorým tovar odišiel. Ten stornujte ako prvý. Storno nejde ani pri príjemke z prijatej faktúry vrátane opravnej príjemky z jej úpravy: zásobu riadi faktúra.

Vratka od zákazníka je príjemka so štítkom Vratka. Nezakladá sa tu, ale na vystavenej faktúre tlačidlom Vrátiť tovar (Vrátenie tovaru). Riadky berie z faktúry, takže ju nie je možné kopírovať ani upraviť. Stornuje sa na jej detaile a spolu s ňou sa zmaže jej koncept dobropisu. Stornovanú vratku nie je možné zmazať, zostáva kvôli histórii kusov.

Výdajky slúžia na vyskladnenie tovaru vlastným dokladom výdajky (v menu Sklad → Skladové doklady → Nová výdajka). Po potvrdení dokladu vznikne pohyb výdaja a zásoba klesne. Keď na sklade prebieha inventúra, výdajku potvrdíte až po jej dokončení; koncept sa medzitým uloží. Na internej výdajke môžete namiesto karty zadať skupinu zameniteľných materiálov, aplikácia ju rozpíše na karty podľa zásoby (pozri Zameniteľné materiály).

Účel výdaja a ocenenie. Pri internej výdajke vyberte účel: spotreba (výroba, prevádzka), predaj, obchodná vzorka, dar, manko, škoda alebo likvidácia, alebo iné. Nová výdajka má predvolenú spotrebu. Pri spotrebe a ostatných účeloch okrem predaja výdajka neukazuje predajnú cenu ani DPH, ale skladovú cenu: pri koncepte odhad podľa priemeru skladu, po potvrdení skutočné ocenenie, ktoré sa už nemení. Rovnaké ocenenie je v PDF ako „Ocenenie výdaja spolu“, takže účtovník vie, koľko spotreba stála. Faktúru možno vytvoriť len z výdajky s účelom predaj. Do poľa Zákazka napíšte, pre koho alebo na čo ste materiál vydali (napríklad „Novák, rozvádzač Žilina“), podľa zákazky potom výdajky nájdete v prehľade. Účel po potvrdení zmeniť nemožno, výdajku stornujte a založte novú. Pri obchodnej vzorke a dare platiteľovi DPH aplikácia pripomenie, že bezodplatné odovzdanie tovaru s uplatneným odpočtom môže byť dodaním s DPH; postup overte s účtovníkom. Manko zistené pri inventúre zapíšte inventúrou, nie výdajkou.

Väzba na predaj: často vyberáte produkt a množstvo rovnako ako pri fakturácii. Pri vydanej faktúre môže vyskladnenie prebehnúť v okamihu podľa stavu dokladu a pravidiel modulu — podrobnosti pozri sekciu Vydané faktúry a tento prehľad skladu.

Pri nezrovnalostiach použite históriu pohybov pri položke a sekciu História akcií pri doklade.

Sklad na doklade: sklad určuje, odkiaľ sa tovar odpíše, a zároveň číselný rad výdajky (číslo začína kódom skladu). Ak zakladáte výdajku z objednávky alebo vydanej faktúry, aplikácia najprv zobrazí potvrdenie s výberom skladu (pri jedinom sklade je predvybraný) a doklad založí až po potvrdení. Kým je doklad konceptom, možno sklad zmeniť aj dodatočne v bočnom paneli — doklad sa potom prečísluje z radu nového skladu. Pri potvrdenom doklade už sklad meniť nemožno. To isté platí pre príjemky.

Storno a zmazanie výdajky: koncept možno zrušiť alebo rovno zmazať. Potvrdenú výdajku (ručnú alebo z objednávky) môže vlastník alebo editor stornovať — tovar sa vráti na sklad protipohybom, pri objednávke sa zníži expedované množstvo a doklad dostane stav Stornované. Zrušený koncept, ktorý skladom nepohol, má stav Zrušené. Stornovaný doklad môže vlastník firmy následne trvalo zmazať; skladové pohyby (výdaj aj jeho storno) v histórii zostávajú. Výdajku naviazanú na faktúru stornovať nemožno — stornujte faktúru, výdajka sa od nej odpojí (pozri ďalej). Výdajka, ktorá vznikla úpravou prijatej faktúry (štítok Oprava prijatej faktúry), sa samostatne stornovať nedá. Vráti ju storno alebo zmazanie tej faktúry. Keď storno nejde, detail výdajky pod lištou napíše prečo a odkáže na doklad, ktorý bráni.

Čiastkové dodávky: z jednej objednávky možno z rovnakého skladu vystaviť viac potvrdených výdajok po sebe (každá načíta len zostávajúce množstvo); rozpracovaný smie byť vždy len jeden koncept. Výdajka nesmie vydať viac, než na objednávke zostáva. Keď by prečerpala objednané množstvo, aplikácia ju odmietne potvrdiť, a to aj pri výdajke, ktorú ste k objednávke doplnili ručne.

Faktúra s riadkami na viacerých skladoch: založte výdajku pre každý sklad zvlášť, každá odpíše tovar zo svojho skladu. Všetky výdajky k jednej faktúre spolu nevydajú viac tovaru, ako faktúra obsahuje. Ak by výdajka mala vydať viac, ako zostáva, aplikácia ju odmietne potvrdiť a napíše, koľko ešte zostáva vydať.

Faktúra na tovar, ktorý nie je celý na sklade: faktúru vystavíte, formulár len červenou označí riadky, na ktoré zásoba nestačí. Odpíše sa, čo je na sklade, a na chýbajúce kusy vznikne koncept výdajky s upozornením *Čaká na naskladnenie*. Keď tovar naskladníte príjemkou alebo výrobou, výdajku potvrďte; výdaj sa zapíše ku dňu potvrdenia. Záporný stav skladu aplikácia nepovolí. Deň dodania má zodpovedať skutočnému dodaniu, preto pri dodávke na dvakrát zvážte faktúru len na dodanú časť.

Storno faktúry a výdajka: ak vznikla faktúra z výdajky (fakturácia dodaného tovaru), jej stornom sa výdajka len odpojí — tovar zostáva vydaný a dodávku možno vyfakturovať znova. Výdajka vytvorená z faktúry sa stornom faktúry ruší a zásoba sa vracia.

E-mail: potvrdenú výdajku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile). Príjemca sa predvyplní zo zákazníka, predmet aj text možno upraviť. Vyžaduje nastavené SMTP; odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Výdajky z dodacieho listu: potvrdenie dodacieho listu založí výdajku na každý sklad z jeho riadkov. Také výdajky sa stornujú cez dodací list, nie zo skladu (Dodacie listy).

Prevodky prevádzajú tovar medzi skladmi (alebo medzi skladovými miestami, ak je vaša firma tak nastavená) vlastným dokladom prevodky. Zostavíte riadky produktov a množstvá, doklad potvrdíte — zásoby sa upravia na zdrojovom aj cieľovom sklade.

Rovnaké pravidlá ako inde: sledujte stav dokladu, oprávnenia roly a prípadné nadväzujúce doklady. Ak si neviete rady, overte si posledné zmeny v histórii pohybov pri položke.

E-mail: zaúčtovanú prevodku môžete odoslať e-mailom s PDF prílohou (akcia *Odoslať e-mailom* na detaile). Prevodka nemá väzbu na kontakt, preto príjemcu zadáte ručne. Vyžaduje nastavené SMTP; odoslanie sa zapíše do Histórie akcií.

Storno a zmazanie prevodky: koncept možno zrušiť alebo zmazať. Potvrdenú prevodku môže vlastník alebo editor stornovať — tovar sa vráti z cieľového do zdrojového skladu protipohybmi za pôvodnú cenu a doklad dostane stav Stornované; vlastník ho potom môže trvalo zmazať (pohyby v histórii zostávajú). Zrušený koncept má stav Zrušené. Storno nejde, ak časť prevedeného tovaru už z cieľového skladu odišla; detail prevodky napíše dôvod a odkáže na doklad, ktorým tovar odišiel. Prevodku, ktorá vznikla úpravou prijatej faktúry, stornuje len storno tej faktúry.

Čo prevodka nevie: produkty so sériovými číslami zatiaľ previesť nejde, aplikácia ich na prevodke odmietne. Dátum prevodky nesmie byť v budúcnosti.

Výroba je pre firmy, ktoré z nakúpeného materiálu skladajú vlastné výrobky: darčekové koše, kozmetiku, sady v krabičkách. Pri produkte napíšete, z čoho sa skladá, a potom zadáte, koľko kusov ste vyrobili. Aplikácia odpíše materiál zo skladu, naskladní hotový výrobok a vypočíta, koľko vás stál. Inde sa tomu hovorí receptúra.

Zloženie výrobku. Nový výrobok založíte v Sklad → Výroba tlačidlom *Nový výrobok*, alebo pri zakladaní produktu zaškrtnete *Vyrábam ho zo skladového materiálu*. Po uložení sa rovno otvorí stránka so zložením. Zloženie môžete napísať aj neskôr: výrobok nájdete v Produkty pod filtrom *Výrobky* so štítkom *Chýba zloženie*. Kým zloženie nemá, ponuka *Zapísať výrobu* ho ukáže sivý. Keď výrobok zakladáte z formulára *Zapísať výrobu*, tlačidlom *Uložiť a pokračovať vo výrobe* sa doň vrátite aj s počtom kusov a skladom. Pri produkte, ktorý už máte, zvoľte na karte v paneli Zloženie *Napísať zloženie*. Materiál musí byť vopred založený ako produkt. Nájdite materiál a zadajte, koľko ho ide na jeden kus. Keď miešate v dávkach, prepnite na *na dávku* a zadajte, na koľko kusov dávka vyjde, napríklad 5 l krému na 20 téglikov. Množstvo môže byť desatinné. Služby do zloženia nepatria. Materiálom môže byť aj iný výrobok: najprv ho vyrobíte zvlášť (napríklad osadenú dosku) a potom ho spotrebujete ako každý iný materiál; aplikácia stráži, aby sa výrobok nepoužil sám v sebe. Materiál so sériovými číslami sa zadáva v celých kusoch. Stránka hneď ukáže orientačnú cenu výrobku a koľko kusov zo súčasných zásob vyrobíte.

Sériové čísla vo výrobe. Keď má výrobok zapnuté sériové čísla, každý vyrobený kus dostane svoje číslo. Pri produkte si môžete nastaviť vzor, napríklad SRV-{RRRR}-{####}; číslo sa potom doplní samo. Keď vzor obsahuje rok, poradie začína každý rok od jednej. Číslo sa dá aj prepísať alebo načítať čítačkou. Pri materiáli so sériovými číslami vyberiete konkrétne kusy, a keď vyrábate viac kusov naraz, určíte, ktorý kus materiálu išiel do ktorého výrobku. Na stránke kusu potom uvidíte, z čoho je výrobok zložený a do ktorého výrobku sa materiál zabudoval. Storno výroby vráti materiál na sklad a čísla výrobku zneplatní; znova ich použijete, len keď ich výslovne napíšete.

Práca a réžia. Pod materiál môžete pridať riadky so sumou na kus, napríklad montáž alebo elektrinu. Pripočítajú sa k cene výrobku, sklad neovplyvnia. Patria sem len náklady, ktoré firma skutočne zaplatila a ktoré s výrobou priamo súvisia, napríklad mzda zamestnanca, ktorý koše skladá. Nepatria sem náklady na predaj (doprava k zákazníkovi, reklama), bežná správa firmy ani vlastná práca živnostníka, pretože mzdu si nevyplácate a nie je to náklad.

Výroba krok za krokom. V menu Sklad → Výroba zvoľte *Zapísať výrobu* a vyberte výrobok, počet kusov a sklad. Spotreba sa doplní zo zloženia. Pre túto výrobu ju môžete upraviť, pridať náhradný materiál alebo riadok odobrať; kartu produktu to nezmení. Keď namiesto materiálu zo zloženia použijete inú kartu s rovnakou jednotkou (napríklad filament inej značky), kliknite pri riadku na Vymeniť: náhrada prevezme množstvo aj normu na kus, takže sa pri zmene počtu kusov prepočíta, a na doklade je vidieť, čo nahradila. Panel Dopad na sklad priebežne ukazuje, čo sa odpíše, koľko zostane a za koľko sa výrobok naskladní. Tlačidlom *Vyrobiť* výrobu potvrdíte: materiál sa odpíše, výrobok sa naskladní a vznikne výrobný doklad s číslom z radu skladu. Z detailu si stiahnete Výrobný list v PDF. Keď na sklade prebieha inventúra, vyrobiť sa bude dať až po jej dokončení. Výrobu zapíšete aj z karty výrobku v paneli Zloženie. Tam nájdete aj *Históriu výroby* so všetkými výrobami daného výrobku.

Keď materiál nestačí. Koncept uložíte vždy, aj bez materiálu. Potvrdiť ho však nejde, pretože sklad nesmie ísť do mínusu. Panel ukáže, ktorý materiál chýba, koľko ho chýba a koľko kusov sa dá vyrobiť teraz. Menší počet vyrobíte jedným kliknutím. Druhá možnosť je *Naskladniť chýbajúci materiál*: aplikácia pripraví príjemku s chýbajúcim množstvom a po jej potvrdení vás vráti späť na výrobu. Keď je materiál na inom sklade, panel to napíše; prepnite sklad alebo urobte prevodku.

Ako sa počíta cena. Materiál sa oceňuje priemernou skladovou cenou na sklade, z ktorého vyrábate, a pripočíta sa k nemu práca a réžia. Súčet vydelený počtom kusov je skladová cena výrobku. Predajná ani cenníková cena sa do výpočtu nedostane. Kusy so sériovým číslom nemajú vlastnú cenu, aj ony sa počítajú priemerom skladu. Výrobok použitý ako materiál sa naskladní za cenu zo svojej výroby a do ďalšej výroby ide priemernou cenou ako ostatný materiál. Keď rovnaký produkt nakupujete aj vyrábate, nákupy aj výroba sa zlejú do jednej priemernej ceny. Materiál, ktorý bol naskladnený bez ceny, výroba odmietne, aby výrobok nevznikol z ničoho; naskladnite ho s cenou alebo opravte príjemku, ktorou prišiel. Pri potvrdení môžete zaškrtnúť, že sa cena za kus uloží ako vlastné náklady výrobku. Výrobky, ktoré ste vyrobili ešte pred zavedením aplikácie, zadajte pri založení výrobku ako počiatočný stav a vyplňte k nim vlastné náklady za jednotku. Materiál sa pritom neodpisuje a bez ceny by sa zásoba ocenila nulou. Ako výrobky oceňujete, je dobré opísať vo vnútornej smernici. Keď si nie ste istí, poraďte sa so svojou účtovníčkou.

Storno. Potvrdený výrobný doklad môže vlastník alebo editor stornovať. Materiál sa vráti na sklad za pôvodnú cenu a výrobok sa odpíše. Doklad zostane v evidencii ako stornovaný a zmazať ho nejde, pretože je to účtovný doklad. Keď už časť výrobku odišla faktúrou, výdajkou alebo prevodkou, storno nejde; najprv stornujte ten doklad. To isté platí, keď sa výrobok už spotreboval v ďalšej výrobe: stornujte najprv tú vyššiu. Rovnako nejde stornovať príjemku ani stornovať či zmazať prijatú faktúru, ak sa z ich materiálu už vyrábalo, kým nestornujete výrobu.

Čo výroba nerobí. Neplánuje kapacity ani operácie a nepozná rozpracovanú výrobu ani demontáž. Výroba na vlastný sklad nie je zdaniteľné plnenie, do daňového priznania k DPH ani do kontrolného výkazu nič nezapisuje. Výroba je súčasťou tarifu Profi a vyšších.

Niektorý materiál kupujete od viacerých výrobcov a vo výrobe je vám jedno, ktorý použijete: múku z dvoch mlynov, istič rovnakých parametrov od dvoch značiek, čierny filament od Prusamentu aj Polymakeru. Každá značka má svoju skladovú kartu, pretože má inú cenu, iný kód dodávateľa a pri reklamácii potrebujete vedieť, odkiaľ bola. Skupina zameniteľných materiálov tieto karty spojí. V zložení výrobku potom namiesto konkrétnej karty uvediete skupinu.

Založenie skupiny. V menu Sklad → Výroba kliknite na odkaz Zameniteľné materiály (firma bez výroby má Zameniteľné materiály priamo v menu Sklad) a potom na Nová skupina (zakladať a upravovať skupiny môže vlastník, účtovník alebo editor firmy, ostatní si ich len prezerajú). Zadajte názov, ako materiál bežne nazývate, a pridajte karty. Poradie kariet je poradie čerpania: pri výrobe sa berie najprv z prvej karty, a čo chýba, z ďalšej. Poradie zmeníte tlačidlami Vyššie, Nižšie a Na začiatok.

Ktoré karty do skupiny patria. Len rovnocenné karty s rovnakou jednotkou. Istič 6 kA a 10 kA do jednej skupiny nedávajte, aplikácia parametre nekontroluje. Surovinu na váhu alebo objem veďte v kg alebo l, balenie je len spôsob nákupu (vrece 25 kg a 20 kg môžu byť v skupine spolu). Veľkosť balenia (cievka 1 kg, Dualpack 2 kg) zadajte na karte v gramoch ako nákupné balenie, nie ako novú kartu; kartu vedenú po kusoch prevediete na karte odkazom *Previesť na základnú jednotku* v paneli Nákupné balenie. Karty vedené po kusoch musia mať rovnaké balenie: cievka 1 kg s cievkou 1 kg, nie s cievkou 0,75 kg, inak by 0,25 ks znamenalo zakaždým iné množstvo. Preto musí mať kusová karta vyplnené menovité množstvo (v časti Doprava a balenie), keď ho má iná karta v skupine; bez neho ju aplikácia do skupiny nepustí. Návrh výroby kartu s iným balením, než má predvolená karta zloženia, preskočí a napíše prečo. Do skupiny nepatria služby, karty so sériovými číslami ani výrobky, ktoré sami vyrábate. Karta môže byť len v jednej skupine a kým v skupine je, nemožno jej zmeniť jednotku ani vyplnené balenie; chýbajúce menovité množstvo doplniť možno.

V zložení výrobku vyhľadajte skupinu rovnako ako materiál, vo výbere je označená štítkom skupina. V zložení uvidíte poradie čerpania, zásobu celej skupiny a cenu ako rozpätie od najlacnejšej po najdrahšiu kartu. Keď už máte zloženia s konkrétnymi kartami, otvorte detail skupiny a použite Použiť skupinu v zloženiach. Uvidíte zoznam zložení, pri každom zaškrtávacie pole, a nič sa nezmení, kým nepotvrdíte. Hromadne to môže urobiť vlastník alebo účtovník, vrátenie je ručné.

Pri zápise výroby aplikácia sama navrhne, z ktorých kariet sa berie, podľa zásoby na sklade výroby, aj rozdelene (300 g z jednej cievky, 400 g z druhej). Keď chcete začať inou kartou (načaté vrece, cievka v tlačiarni), vyberte ju v Čerpať najskôr z. Množstvo môžete prepísať ručne, riadok potom dostane štítok upravené ručne a pri zmene počtu kusov sa neprepočíta; Navrhnúť znova vráti návrh. Výroba odpíše skutočne vybrané karty a každú ocení jej priemernou skladovou cenou. Detail aj PDF výroby ukazujú, ktorá skupina bola požadovaná a z akých kariet sa vzalo.

Na internej výdajke (bez faktúry, objednávky a dodacieho listu) kliknite pod položkami na Pridať skupinu materiálu, vyberte skupinu a zadajte množstvo, napríklad 200 ks skrutiek M6×20, ktoré kupujete od dvoch dodávateľov. Aplikácia množstvo rozpíše na karty podľa poradia čerpania a zásoby skladu výdajky. Predajnú cenu, DPH a zľavu zadáte pri skupine a platia pre všetky jej riadky; faktúra vytvorená z výdajky má riadok za každú kartu, takže zákazník vidí skutočný tovar. Rozpis môžete upraviť ručne, Navrhnúť znova ho vráti, a po zmene skladu sa automatický rozpis prepočíta. Kópia výdajky rozpíše skupinu znova nad aktuálnou zásobou. Detail aj PDF výdajky ukazujú riadok Požadované so skupinou a kartami. Na výdajke k faktúre, objednávke alebo dodaciemu listu skupinu zadať nemožno, tam vyberte konkrétnu kartu.

Na čo myslieť. Skupina nesleduje trvanlivosť ani šarže. Pri potravinách a kozmetike dajte na prvé miesto kartu, ktorú chcete spotrebovať skôr. Minimálnu zásobu nastavte na karte, ktorú dokupujete, ostatným nechajte 0. Novú značku do skupiny pridajte, inak ju výroba neuvidí; detail skupiny ukazuje karty rovnakej jednotky, ktoré v skupine nie sú, a tlačidlom Pridať do skupiny kartu rovno zaradíte na koniec poradia.

Časť Nastavenia v menu združuje všetko pre prevádzku konkrétnej firmy – líši sa od Zákazníckeho účtu, ktorý rieši len predplatné služby OmniFlow.

Obrazovky a účel:

Firma – identita pre doklady (názov, IČO/DIČ, adresa, logo, farby). Po vystavení dokladov môžu byť niektoré údaje uzamknuté alebo meniteľné len obmedzene. Slovenská firma tu vypĺňa IČ DPH (SK a desať číslic), česká DIČ; podrobnosti pri Kontakty.
Výrobcovia – výrobcovia tovaru s adresou a kontaktom, pri výrobcovi mimo EÚ aj zodpovedná osoba v EÚ. Výrobcu priradíte produktu vo formulári produktu (pozri Produkty). Archivovať a mazať výrobcov môže len vlastník, obnoviť archivovaného aj účtovník a editor.
Fakturácia – číselné rady, predvolená splatnosť, mena, jazyk PDF dokladov pre celú firmu (pri voľbe „Podľa krajiny firmy“ má slovenská firma doklady po slovensky, ostatné po česky), vzhľad tabuľky položiek v PDF, nadväznosť na účty.
Bankové účty – údaje pre blok „úhrada“ na doklade, predvolený účet. Platobný QR (SPD / PAY by square) na PDF a v detaile vydanej faktúry alebo zálohy: pri českom IBAN a mene dokladu CZK sa použije český štandard SPD, pri slovenskom IBAN a mene EUR slovenský štandard PAY by square. V ostatných kombináciách zostávajú údaje pre prevod v texte a QR sa nepridá.
SMTP – odchádzajúca pošta; bez nej neodídu e-maily s prílohami. Pri voľbe Servery OmniFlow odchádzajú doklady z adresy OmniFlow s vaším menom a odpovede zákazníkov chodia na váš e-mail. Nájdete tu aj denný limit odoslaných e-mailov a koľko z neho dnes zostáva (Exporty a e-maily). Tlačidlo Otestovať pripojenie pošle skutočnú správu — cez servery OmniFlow len na e-mail niektorého používateľa firmy, cez vlastné SMTP kamkoľvek. Keď test neprejde, hláška je vždy rovnaká a odpoveď trvá rovnako dlho; čo presne zlyhalo, sa z nej nedozviete. Skutočný dôvod máme v záznamoch a podpora ho na požiadanie dohľadá.
E-mailové šablóny – texty sprevádzajúce odoslané PDF. Predvolené texty sú v jazyku dokladov firmy, vlastný text si napíšete v akomkoľvek jazyku.
Používatelia – kto má prístup k firme, roly, pozvánky (Používatelia a prístupy).
Upozornenia (len vlastník) – predvolené kanály (v aplikácii / e-mail) pre typy udalostí pri nových členoch firmy; každý používateľ si svoje predvoľby ďalej upraví v Profil a účet.
Kategórie produktov – strom kategórií pre zoraďovanie produktov v katalógu.
Odkazy na fakturáciu predplatného organizácie vedú do rovnakých obrazoviek ako sekcia nápovedy Zákaznícky účet.

Jazyk dokladov sa nastavuje v časti Fakturácia a platí pre celú firmu. Bez nastavenia sa riadi krajinou firmy: slovenská firma má doklady po slovensky, ostatné po česky. Slovenskej firme odporúčame slovenčinu. Vystavenú faktúru si OmniFlow uloží a po zmene jazyka zostane v jazyku, v ktorom ste ju vystavili. Keď ju potom upravíte, uloží sa nová podoba už v novom jazyku. Zálohy, DDPP, dobropisy a dodacie listy sa neukladajú a pri každom stiahnutí sa vytvoria znova, takže po zmene jazyka vyjdú v novom jazyku aj tie staršie.

Pred prvou faktúrou a dôsledky zmien: Pred prvou faktúrou.

Minimálny predpoklad pred prvou faktúrou:

uložená Firma + Fakturácia (rady),
pre e-mailové odosielanie nastavené SMTP.

Výsledok zmien:

nové čísla dokladov podľa aktuálnych radov,
PDF okamžite odráža logo a farby po uložení,
pozvaný kolega sa objaví medzi používateľmi až po prijatí pozvánky.

OmniFlow má REST API pre čítanie dát firmy externými systémami (e-shop, účtovný softvér, reporting). Kompletná technická dokumentácia s testovacou konzolou je verejne na adrese /api/docs (anglicky).

Vytvorenie kľúča (len vlastník firmy, v Nastavenia → API kľúče):

zadajte názov podľa systému, ktorý sa pripája (napr. „Napojenie e-shopu“),
zvoľte oprávnenia: „Len čítanie (všetko)“ pokryje väčšinu integrácií; „Vlastné…“ obmedzí prístup podľa modulov (Kontakty / Produkty a sklad / Vydané faktúry),
zvoľte platnosť (30/90/365 dní, odporúčané 90) — „Neobmedzene“ len vedome, kľúč potom platí do ručnej revokácie,
voliteľne obmedzte kľúč na konkrétne IP adresy (výrazne sťaží zneužitie pri úniku).

Kľúč sa zobrazí len raz — hneď si ho skopírujte. Ukladáme iba odtlačok, znova ho nikto nezobrazí (ani podpora). Pri strate použite Rotovať: vznikne nový kľúč s rovnakým nastavením a starý prestane platiť za 7 dní.

Zoznam kľúčov ukazuje maskovaný kľúč, oprávnenia, kto a kedy kľúč vytvoril, koniec platnosti (blížiaci sa je zvýraznený) a posledné použitie (kedy + z akej IP) — nepoužívané kľúče revokujte. Revokácia je okamžitá a nevratná.

Bezpečnosť:

kľúč patrí firme (odchod používateľa integráciu nerozbije), oprávnenia určujú len zvolené scopes,
o vytvorení aj revokácii kľúča dostanú všetci vlastníci upozornenie (zvonček + e-mail podľa predvolieb, kanál „Udalosti API kľúčov“),
účtovník vidí zoznam len pre prehľad, editor sekciu nevidí,
API má limity 60 požiadaviek/min a 5 000/deň na kľúč.

V používateľskom menu je položka Zákaznícky účet. Rovnakú tému nájdete v Nastaveniach firmy na záložkách Predplatné (zákaznícky účet) a Faktúry za predplatné. Všetko riadi predplatné služby OmniFlow, nie vaše vlastné doklady zákazníkom.

Čo tu spravujete:

fakturačné údaje odberateľa služby (kto platí predplatné Prevádzkovateľovi OmniFlow, OmniSys s.r.o.),
aktuálny plán, licencie a limity (napr. počet firiem, kontaktov, objem dokladov podľa svojej tarify),
históriu vyúčtovania predplatného a stav platby.

Vzťah k firme z ponuky modulov:

Údaje tu sa netlačia na vašu vydanú faktúru zákazníkovi.
Limity však môžu zablokovať nový kontakt alebo zakázať akciu pri prekročení plánu – v tom prípade riešite upgrade alebo úpravu predplatného.

Koľko firiem si môžete založiť. Popri limite z predplatného platí ešte strop na jedno prihlasovacie konto a brzda na počet novozaložených firiem za deň. Oboje je proti hromadnému zakladaniu a bežného zákazníka to nepostihne. Keď na to narazíte a firmy naozaj potrebujete, napíšte na podpora@omniflow.cz.

Oprávnenia a prepis dát: Oprávnenia a prepis.

Kto môže meniť:

niektoré položky len vlastník zákazníckeho účtu,
bežní používatelia firmy sem môžu mať len čítanie.

Prepis dát:

zmena adresy platcu predplatného sa ukladá pri organizácii a môže sa prepísať do súvisiacich údajov pre vyúčtovanie služby (napr. kontaktné údaje na faktúre za OmniFlow),
operatívne doklady (faktúry zákazníkom) zostávajú v moduloch Vydané faktúry atď.

Modul História akcií je časová os udalostí vo firme.

Na čo slúži:

dohľadanie kto a kedy zmenil stav dokladu,
kontrola odoslania e-mailov a automatických krokov,
riešenie sporov „kto to zmenil“.

Ako čítať záznam:

čas,
typ akcie,
používateľ,
dotknutý modul/doklad.

Koľko z histórie uvidíte, závisí od vašej roly vo firme: vlastník vidí všetko, účtovník všetko okrem zmien v nastaveniach firmy a editor len doklady, sklad a katalóg.

Pri problémoch je to prvé miesto, kde overiť, čo sa stalo pred chybou.

Exporty a e-maily sú pri každom dokladovom module dostupné ako akcie na prehľade alebo detaile.

Formáty:

PDF – vizuálne zhodné s tlačovým výstupom (faktúra, ponuka, záloha, dobropis, prijatá faktúra a pod.); pri vydanej faktúre a zálohe môže PDF zodpovedať aj štandardu vhodnému pre import do účtovníctva (môže obsahovať vložený ISDOC).
ISDOC – samostatné XML pri vydanej faktúre a zálohe pre prenos do účtovného programu (tlačidlo na stiahnutie na detaile po vystavení).
CSV / XML / ZIP – ďalšie výstupy vhodné pre účtovníctvo alebo ďalšie programy (konkrétna ponuka závisí od modulu a tlačidla v prehľade).
Katalóg produktov (CSV) na stránke Exporty – všetky produkty a služby so všetkými poľami vrátane výrobcu, hmotností a rozmerov; stĺpce sa volajú rovnako ako polia v API.

Ako export „čo exportuje“:

berie vždy aktívnu firmu,
berie aktuálne filtre v prehľade (dátum, stav, partner…),
berie len riadky, na ktoré má používateľ právo na daný export: fakturačné exporty sú pre vlastníka a účtovníka, skladové aj pre editora.

E-mail:

používa SMTP z Nastavenia → SMTP,
často prikladá PDF rovnaké ako manuálne stiahnutie; pri faktúre a zálohe možno zvoliť aj priloženie ISDOC,
výsledok pokusu uvidíte ako krátke hlásenie nad stránkou a v Histórii akcií tam, kde sa odoslanie zaznamenáva.

Koľko adries a koľko správ. Jedna správa môže mať najviac tri adresy: polia „Komu“ a „Kópia“ sa spočítavajú dohromady. Keď doklad potrebuje viac ľudí, rozdeľte odoslanie do dvoch e-mailov. Pre firmy, ktoré odosielajú cez servery OmniFlow, platí navyše denný limit 20 odoslaných e-mailov. Keď posielate cez vlastný SMTP server, limit sa vás netýka. Koľko vám dnes ešte zostáva, vidíte v Nastavenia → SMTP. Keď vám limit nestačí, napíšte na podpora@omniflow.cz a zdvihneme ho. Správy, ktoré posiela aplikácia sama (kód na prihlásenie, obnova hesla, pozvánka kolegovi), sa do limitu nepočítajú.

História akcií v používateľskom menu zhŕňa záznamy o zmenách a odoslaniach – užitočné, keď hľadáte, kto zmenil stav alebo odoslal doklad.

Modul Pohyby na účte ukazuje platby zo všetkých vašich bankových účtov. Pohyby do aplikácie posiela banka e-mailom (upozornenie na pohyb na účte), nič nenahrávate ručne.

Pri banke, ktorú vieme prečítať, nemusíte robiť nič. Hneď ako správa príde, vznikne z nej pohyb a ten sa sám spáruje s vydanou, zálohovou alebo prijatou faktúrou, keď na jeden neuhradený doklad sedí variabilný symbol a suma. Keď sedia na viac dokladov, nájdete pohyb v záložke Návrhy na potvrdenie.

Pohyb bez faktúry v aplikácii je bežný stav. Do aplikácie chodia všetky pohyby na účte vrátane platieb kartou, poplatkov alebo prevodov medzi vlastnými účtami. Párovať ich s faktúrou nemusíte, zaúčtovať a doložiť áno: dokladom je výpis z banky (nie správa v aplikácii), pri nákupe kartou pokladničný doklad (z eKasy).

Podporované banky postupne pribúdajú: návod pre konkrétnu banku nájdete pod touto kapitolou (aktuálne Air Bank a ČSOB). Pri ostatných bankách sa správa uloží a počká, kým pre banku čítanie e-mailov nedoplníme. Prijaté správy nájdete v záložke Správy od banky: vľavo zoznam so stavom (spracované, čaká, nedá sa spracovať, neprijaté), vpravo detail správy s pohybmi, ktoré z nej vznikli. Správu od neznámeho odosielateľa tam prijmete jednorazovo, alebo odosielateľovi pri účte dôverujete. Správu nájdete podľa predmetu, odosielateľa aj podľa platby: vyhľadávanie prechádza aj pohyby, ktoré zo správy vznikli (protistrana, VS, suma, správa pre príjemcu). Kliknutím na pohyb v detaile správy ho otvoríte v Pohyboch a z detailu pohybu sa odkazom vrátite na správu. Neprijaté a čakajúce správy ešte pohyby nemajú, podľa platby ich vyhľadávanie nenájde. Obdobie vyberie správy prijaté v danom mesiaci alebo roku a aj správy s pohybom z tohto obdobia, takže platba z 30. septembra oznámená 1. októbra je viditeľná v septembri.

Ako s prehľadom pracovať: Stavy a postup párovania. Nastavenie účtu a uchovávanie správ: Nastavenia banky a správy. Konkrétne banky: Air Bank, ČSOB. Bezpečnosť prijímacej adresy: Bezpečnosť a príjem pošty.

Prehľad pohybov

Vľavo je zoznam pohybov, vpravo detail vybraného pohybu. Hore vyberiete účet a obdobie a môžete hľadať podľa protistrany, správy pre príjemcu, variabilného symbolu alebo sumy. Klávesmi ↑ a ↓ prechádzate medzi pohybmi. Na telefóne sa detail otvorí cez celú obrazovku.

Záložky podľa stavu

Návrhy na potvrdenie — aplikácia našla doklad, ale potrebuje vaše potvrdenie (typicky viac dokladov s rovnakým VS a sumou). Keď niečo čaká, stránka sa otvorí práve tu. Návrhy s jedným dokladom môžete zaškrtnúť a potvrdiť naraz.
Bez dokladu — pohyb zatiaľ k žiadnemu dokladu nepatrí. To je v poriadku, doklad môžete pripojiť, ale nemusíte.
Spárované — pohyb uhradil doklad. V detaile vidíte, s ktorým, a či sa spároval automaticky, alebo kto ho spároval. Zrušiť párovanie vráti doklad do stavu pred platbou. Keď k faktúre existuje vystavený dobropis, počíta sa s ním: faktúra zostane uhradená len vtedy, keď ju dobropis a ostatné platby pokryjú. Keď sa suma na doklade líši od banky len o zaokrúhlenie (najviac o 0,50 v akejkoľvek mene, napríklad 170,46 zaplatených ako 170), zapíše sa úhrada v skutočnej výške a rozdiel ako samostatný riadok Vyrovnanie zaokrúhlenia. Ide o drobný nedoplatok alebo preplatok, nie o zákonné zaokrúhlenie hotovosti. Ako ho zaúčtovať (napríklad ostatný náklad alebo výnos) a či je daňovým výdavkom, rozhodne účtovník. DPH sa nemení, nejde o opravu základu dane. Väčší rozdiel aplikácia sama neodpíše: doklad zostane čiastočne uhradený a v detaile pohybu ho vlastník alebo účtovník môže uzavrieť ako bankový poplatok (pri zahraničnej platbe, keď banka poplatok strhla z pripísanej sumy; najviac 50 € alebo 1 000 Kč) alebo odpísať rozdiel (najviac desatinu dokladu, s dnešným dátumom, DPH sa nemení). Väčší zvyšok je splátka alebo spor a aplikácia ho uzavrieť neponúkne. Zľava alebo reklamácia patrí na dobropis, nie do poplatku ani odpisu. Zrušenie párovania zmaže aj poplatok a odpis.
Mimo párovania — pohyby, ktoré ste tlačidlom Vyradiť z párovania vyradili, napríklad platby kartou alebo poplatky. V ostatných záložkách sa nezobrazujú a v detaile ich kedykoľvek vrátite. Zaúčtovať a doložiť ich musíte naďalej (výpisom, pokladničným dokladom), len ich v aplikácii nepárujete s faktúrou.

Ako spárovať pohyb s dokladom

1. Kliknite na pohyb. V detaile uvidíte celú správu z banky, variabilný symbol a účet protistrany.

2. Pod tým sú neuhradené doklady v rovnakej mene, ktoré k pohybu sedia. Pri každom je vidieť prečo: zhoda VS, sumy alebo protistrany.

3. Vyberte doklad a kliknite Spárovať s vybraným dokladom. Keď správny doklad v ponuke nie je, nájdete ho cez Hľadať iný doklad podľa čísla, firmy alebo VS.

Prichádzajúcu platbu možno spárovať s vydanou alebo zálohovou faktúrou, odchádzajúcu s prijatou faktúrou. Doklad musí byť v rovnakej mene ako pohyb.

Čo prebehne samo a čo nie

Správa od podporovanej banky sa po doručení rozoberie na pohyby a jednoznačná zhoda sa hneď spáruje.
Platby kartou väčšinou nemajú variabilný symbol ani účet protistrany, takže sa automaticky nepárujú. Doklad k nim pripojíte ručne cez vyhľadávanie, alebo ich vyradíte z párovania.
Skúsiť spárovať automaticky prejde pohyby bez dokladu znova. Hodí sa, keď ste doklad založili až po platbe.
Prijatá faktúra nahraná z ISDOC (český formát elektronickej faktúry) sa spáruje aj bez zhody variabilného symbolu, keď platba odišla na účet dodávateľa uvedený v ISDOC, suma sa líši najviac o 0,50 a platba prebehla najviac 3 dni pred splatnosťou alebo po nej. Pomôže to pri e-shopoch, ktoré pri platbe uvádzajú číslo objednávky namiesto čísla faktúry. Keď takto platbe zodpovedá viac faktúr, aplikácia ich len ponúkne na potvrdenie. V histórii dokladu je vidieť, že sa párovalo bez variabilného symbolu a podľa čoho. Faktúra zadaná ručne účet dodávateľa nemá, takže sa týmto spôsobom nepáruje.
V Nastavenia → Bankové účty môžete pri každom účte vypnúť voľbu Párovať aj platby s rozdielom do 0,50. Platba, ktorá sa od dokladu líši najviac o 0,50, potom počká v záložke Návrhy na potvrdenie a prijaté faktúry sa bez zhody variabilného symbolu nepárujú.
Keď pri pohybe chýba variabilný symbol, ale presne sedí suma a meno protistrany na jediný neuhradený doklad, objaví sa v Návrhoch na potvrdenie. Sám sa nespáruje a hromadne ho potvrdiť nejde, rozhodujete v detaile pohybu. Jeden doklad dostane najviac jeden taký návrh.
Nad zoznamom sú súčty príjmov a výdavkov za zvolený filter a tlačidlo Export CSV — pomôcka pre účtovníka, výpis z banky to nenahrádza. Súčty zahŕňajú len pohyby, o ktorých banka poslala upozornenie.
Pri Vyradiť z párovania môžete vybrať dôvod (platba kartou, poplatok alebo úrok, prevod medzi účtami, hotovosť, vklad alebo výber majiteľa, úver, dane, mzdy, vratka) a pripísať poznámku. V detaile pohybu je rozbaliteľná história: kto a kedy pohyb spároval, vyradil alebo vrátil.
Správu od neznámeho odosielateľa môžete v záložke Správy od banky aj zamietnuť — nič sa z nej nespracuje a dá sa vrátiť.
Správy, ktoré na spracovanie ešte čakajú, spracujete v záložke Správy od banky tlačidlom Spracovať čakajúce súbory.
V ľavom menu nápovedy pod Pohyby na účte nájdete stránku pre konkrétnu banku (napr. Air Bank) a sekciu Bezpečnosť a príjem pošty.

Ako aplikácia pozná banku

Z českého čísla účtu v tvare predčíslie-číslo/kód banky (štyri číslice za lomkou).
Alebo z českého IBAN (kód banky je v IBAN zakódovaný rovnako ako pri domácom čísle).

Podľa kódu banky uvidíte v Nastavenie → Bankové účty pri karte účtu, či pre túto banku už dokážeme z textu e-mailu automaticky doplniť údaje o platbe, alebo zatiaľ len správu uchovávame bez rozboru. Zoznam podporovaných bánk sa v čase rozširuje; každá podporovaná banka má v nápovede vlastnú stránku pod touto kapitolou.

Kde nastaviť príjem e-mailov

V Nastavenia → Bankové účty v dialógu úpravy účtu (blok o príjme správ od banky; formulár vľavo alebo karta vpravo) si nechajte zobraziť alebo vytvorte prijímaciu adresu, ak ju váš účet a nastavenia firmy ponúkajú.
V internetovom bankovníctve nastavte zasielanie upozornení alebo správ na túto adresu. Adresu nepublikujte a nezdieľajte zbytočne — pozri Bezpečnosť a príjem pošty.

Profil vzoru e-mailu: kedy ho nastavovať

Pri banke, ktorú vieme prečítať, sa vzor dopočíta sám podľa kódu banky — pole necháte prázdne a riadky platieb vzniknú hneď po doručení správy.
Vypĺňate ho len vtedy, keď vás na to vyzve hláška v záložke Správy od banky.
Pri banke, pre ktorú čítanie e-mailov zatiaľ nemáme, sa správa uloží a v prehľade zostane bez riadkov. Keď podporu doplníme, otvoríte uloženú správu a necháte ju spracovať znova.

Kde je pole „Profil vzoru e-mailu banky“

V Nastavenia → Bankové účty (záložka vnútri Nastavení firmy). Účet môže upravovať len vlastník firmy.
Pole je vo formulári vľavo v rámčeku o príjme správ od banky (pod číslom účtu, IBAN a názvom banky). V karte účtu vpravo je prehľad a odkaz Otvoriť výber vľavo.
Odkaz z výstrahy v záložke Správy od banky otvorí úpravu účtu priamo pri tomto poli.

Profil vo firme

V rozbaľovacom zozname zvoľte položku zodpovedajúcu vašej banke. Pri Air Bank a ČSOB to potrebné nie je — vzor sa dopočíta z kódu banky. Podrobnosti nájdete na stránke nápovedy pre konkrétnu banku (napr. Air Bank).

Uchovávanie prijatých správ

Správy, pri ktorých žiadna platba nie je spárovaná s dokladom, uchovávame 90 dní od prijatia. Potom sa zmaže uložený e-mail, pohyby z neho v aplikácii zostanú a dajú sa ďalej párovať aj exportovať. Správy bez jediného pohybu (neprijaté, nespracovateľné, zamietnuté) sa po 90 dňoch zmažú celé. Správy so spárovanou platbou zostávajú celé. Dokladom pre účtovníctvo je výpis z banky, nie správa v aplikácii.

Táto stránka nápovedy je len pre Air Bank (kód 3030). Všeobecné pohyby na účte, stavy návrh / spárované / zrušenie párovania a bezpečnosť popisuje Pohyby na účte a pod ňou Bezpečnosť a príjem pošty.

Air Bank má v aplikácii podporované čítanie českých textových upozornení z e-mailu (typicky pohyb na účte so sumou a variabilným symbolom). Ak má viac vašich dokladov rovnaký VS aj sumu, systém vytvorí návrh a musíte vybrať správnu faktúru alebo zálohu — pozri Stavy a postup párovania.

Čo stačí nastaviť

Prijímacia adresa — v Nastavenia → Bankové účty pri účte 3030/IBAN Air Bank; v banke nastaviť zasielanie upozornení na túto adresu.
A to je všetko. Profil vzoru e-mailu nechajte prázdny — pri Air Bank sa dopočíta z kódu banky. Doručená správa sa rozoberie a jednoznačná platba spáruje sama, bez ďalšieho kliknutia.
Zostáva vám len vybrať správny doklad v záložke Návrhy na potvrdenie tam, kde rovnakému VS a sume zodpovedá viac dokladov, prípadne doklad k pohybu nájsť ručne v jeho detaile.

Kde presne kliknúť (vlastník firmy)

Nastavenia → Bankové účty → Upraviť pri účte → vľavo dole v modrom rámčeku rozbaliť Profil vzoru e-mailu banky. Na karte účtu vpravo je odkaz Otvoriť výber vľavo, ak hľadáte pole len vpravo.

Ak sa transakcia nevytvorí

Otvorte doručenú správu v prehľade pohybov — uvidíte pri nej dôvod. Typicky ide o iný formát tela e-mailu (čakáme českú textovú notifikáciu) alebo o odosielateľa, ktorého sa nepodarilo overiť. Zo správy sa dá spracovanie skúsiť znova.

Ak v zozname profilov chýba vaša banka

Dopĺňanie vzorov e-mailov a rozšírenie podpory ďalších bánk rieši podpora OmniFlow. Napíšte na podpora@omniflow.cz.

Táto stránka nápovedy je len pre ČSOB (kód 0300). Všeobecné pohyby, párovanie a bezpečnosť: Pohyby na účte, Stavy a postup párovania, Bezpečnosť a príjem pošty.

ČSOB posiela upozornenia typicky ako HTML e-mail s tabuľkou Parametre platby (účet, protistrana, suma so znamienkom + / −, variabilný symbol, správa pre príjemcu). Aplikácia z neho načíta jeden pohyb na správu. Pri prijatom platobnom príkaze (text „prijali nasledujúci príkaz“) sa číta odchádzajúca suma a dátum splatnosti.

Čo stačí nastaviť

Prijímacia adresa — Nastavenia → Bankové účty pri účte 0300; v ČSOB nastaviť zasielanie na túto adresu (odosielateľ býva @csob.cz).
Profil vzoru e-mailu nechajte prázdny — aplikácia pozná banku z čísla účtu a parser si doplní sama.
Doručená správa sa rozoberie a jednoznačná platba spáruje bez ďalšieho kliknutia. Zostáva vybrať doklad v záložke Návrhy na potvrdenie, kde je kandidátov viac, prípadne doklad k pohybu nájsť ručne v jeho detaile.

Ak sa transakcia nevytvorí

Overte, že e-mail obsahuje tabuľku s riadkom Suma (+ alebo − a suma v CZK).
Otvorte tú správu v prehľade pohybov — je pri nej dôvod aj tlačidlo, ktorým spracovanie spustíte znova.

Ak v zozname profilov chýba vaša banka

Dopĺňanie vzorov e-mailov a rozšírenie podpory ďalších bánk rieši podpora OmniFlow. Napíšte na podpora@omniflow.cz.

Prijímacia adresa vyzerá ako bežný e-mail s dlhým náhodným názvom pred zavináčom — je to váš súkromný kanál pre správy od banky. Kto adresu pozná, môže na ňu poslať e-mail rovnako ako banka, preto ju chráňte ako heslo.

Čo z toho plynie pre vás

Adresu nepublikujte na webe, do fór ani do verejných návodov.
Nezdieľajte ju v e-maile širšiemu okruhu, ako je nutné; ideálne ju zadáte len v internetovom bankovníctve.
Ak máte podozrenie, že adresa unikla, zrušte ju v Nastavenia → Bankové účty (zrušenie prijímacej adresy) a nechajte si vytvoriť novú.
Aj podvodný e-mail s textom o platbe sám osebe neotvorí vaše prihlásenie ani nezmení doklady — riziko je hlavne v tom, že správa dorazí do aplikácie a niekto ju omylom spáruje s faktúrou. Preto pri návrhoch vždy overte doklad.

Ako aplikácia pozná správu od banky

Pošta musí doraziť na platnú adresu, ktorá patrí k vášmu účtu v OmniFlow.
Aplikácia kontroluje, či odosielateľ a predmet zodpovedajú overeným vzorom skutočných bánk — znižuje to zámeny, ale nie je to stopercentná záruka, že každá správa je pravá.
Prevádzkovateľ OmniFlow môže navyše odmietnuť správy, ktoré nevyzerajú ako dôveryhodná pošta od banky (napr. chýba im obvyklé elektronické „pečatenie“, ktoré banky používajú). Také správy sa do aplikácie vôbec nedostanú.

Praktické pravidlo

Súkromná adresa + pri návrhoch vždy skontrolovať doklad + obozretnosť pri neznámych sumách = rozumná ochrana. Pri pochybnostiach použite ručné párovanie alebo ho vyraďte z párovania.

Stav dokladu hovorí, v akej fáze sa doklad nachádza (napr. koncept, vystavené, uhradené). Podľa neho sa ponúknu správne tlačidlá a povolia sa len úpravy, ktoré dávajú v danej fáze zmysel.

Všeobecné princípy:

Každý typ dokladu (faktúra, ponuka, záloha, dobropis, prijatá faktúra…) má vlastnú sadu stavov.
Prechod medzi stavmi je možný len po splnení podmienok (vyplnené polia, evidencia platby, absencia konfliktného dokladu).
Rola používateľa môže niektorý krok úplne zakázať (napr. len vlastník smie zrušiť citlivú operáciu).
niektoré zmeny stavu prebehnú nepriamo – napr. uhradením sumy, prevodom ponuky na faktúru, vypršaním platnosti ponuky, vystavením DDPP.

Čo sa pri zmene stavu typicky stane naraz:

pri doklade sa uloží nový stav a čas poslednej zmeny,
pribudne záznam do Histórie akcií,
pri skladových položkách sa vytvorí alebo zruší skladový pohyb,
uzamknú sa úpravy hlavičky alebo položiek,
prepočítajú sa prehľady (Prehľad, sumáre záväzkov/pohľadávok).

Ako čítať „prečo nejde“:

otvorte detail dokladu a pozrite sa na aktuálny štítok stavu,
skontrolujte, či neexistuje nadväzujúci doklad (dobropis, DDPP, finálna faktúra k zálohe),
overte rolu v sekcii Používatelia a prístupy.

Zrušené, alebo Stornované? Pri skladových dokladoch (príjemka, výdajka, prevodka, dodací list, inventúrny list) ide o dve rôzne veci. Zrušené je koncept, ktorý nikdy nebol potvrdený, takže so zásobou nič neurobil. Stornované je potvrdený doklad, ktorého pohyby vrátilo storno protipohybmi; oba pohyby zostávajú v histórii. Stornovaný doklad nesie označenie aj na PDF. Protipohyby storna majú dátum dňa, keď ste storno urobili, nie dátum pôvodného dokladu. Storno sa preto v prehľade pohybov objaví k dnešku a skoršie obdobie, napríklad to s potvrdenou inventúrou, sa nezmení.

Prečo si OmniFlow pridať na plochu? Jedným klepnutím máte prehľad faktúr, záväzkov a skladu ako z „pravej“ aplikácie — v celoobrazovkovom okne prehliadača, bez rušivých líšt a záložiek, ale bez sťahovania z obchodu s aplikáciami. Vždy bežíte na aktuálnej verzii rovnako ako na počítači; nič nemusíte ručne aktualizovať.

Ako to funguje: OmniFlow je moderná webová aplikácia — dáta sú bezpečne v online úložisku, na všetkých zariadeniach vidíte rovnaký stav po prihlásení. Zástupca na ploche len rýchlo otvorí rovnakú aplikáciu v pohodlnom režime okna.

Potrebujete internet aj po pridaní na plochu. Bez pripojenia neuvidíte doklady — offline režim s plnými dátami pri tejto aplikácii nie je.

Android (Chrome)

Otvorte OmniFlow v Chrome na zabezpečenom pripojení (adresa začína https).
V menu prehliadača zvoľte napr. Inštalovať aplikáciu / Pridať na plochu (závisí od verzie).
Ikona spustí OmniFlow v okne podobnom samostatnej aplikácii.

iPhone / iPad (Safari)

Pridať na plochu nájdete cez tlačidlo Zdieľať (štvorček so šípkou nahor) → Pridať na plochu. Názov ikony môžete pred uložením upraviť.
Dôležité od Apple: žiadny odkaz z webu nemôže sám otvoriť dialóg „Pridať na plochu“ — vždy ho zvolíte vy v Safari (je to zámer kvôli bezpečnosti).
Aby sa dal zástupca vytvoriť, otvorte OmniFlow v Safari. V náhľade vnútri e-mailu, chatu alebo sociálnej siete často chýba pridanie na plochu — použite Otvoriť v Safari (v menu stránky), prípadne odkaz skopírujte a vložte do Safari.

Názov a ikona zástupcu

Prehliadač si doplní názov, farby a ikonu — nemusíte nič nastavovať.

Úvodná obrazovka (iPhone / iPad)

Po spustení z plochy môže Safari krátko zobraziť jednoduchý úvodný obrázok podľa typu zariadenia. Môže sa meniť s verziou aplikácie; na prácu s dokladmi to nemá vplyv.

Tip: zástupcu si pridajte až po prihlásení, ak chcete rovno Prehľad — inak vás prehliadač po otvorení pošle na prihlásenie.

Otvoriť v prehliadači (najprv Safari na iPhone)

Než pridáte ikonu na plochu, overte, že OmniFlow beží v normálnom prehliadači (na iPhone ideálne Safari). Tlačidlom nižšie otvoríte Prehľad v novom paneli — vhodné, keď čítate nápovedu v inom okne alebo v aplikácii, ktorá používa zúžený náhľad webu.

Otvoriť Prehľad v prehliadači

Odkaz nepreskočí krok Zdieľať → Pridať na plochu — ten v iOS systémovo nejde vyvolať z webu. Pomôže vám ale dostať sa do plného Safari alebo nového panela, kde je pridanie na plochu k dispozícii.

Kontrolný zoznam, keď „niečo nejde“:

Nesprávna firma – v prepínači máte inú aktívnu firmu ako tú, kde doklad vytvárate.
Žiadna firma – účet nemá priradenie k firme; rieši vlastník cez pozvánku (Používatelia a prístupy).
Rola – napr. účtovné operácie pri prijatých faktúrach vyžadujú vlastníka alebo účtovníka.
Stav dokladu – akcia nie je v aktuálnej fáze dostupná (pozri Stavy dokladov).
Nadväzujúci doklad – existuje dobropis, vratka od zákazníka, DDPP alebo rozpracovaný prevod, ktorý blokuje ďalší krok.
Číslo alebo dátum faktúry – číslo mimo radu alebo dátum, ktorý do radu nesedí, vystavenie zastaví (pozri Číslo a dátumy faktúry).
Chýbajúci údaj – nevyplnená firma, rad, odberateľ, alebo nesprávna DPH.
Limit predplatného – prekročili ste napr. počet kontaktov alebo dokladov podľa vášho plánu OmniFlow (pozri Zákaznícky účet).
SMTP – e-mail nepôjde odoslať bez funkčného servera v Nastavenia → SMTP.
Vypnuté odosielanie – v Nastavenia → SMTP je prepínač, ktorým sa odosielanie zapína; keď je vypnutý, doklad e-mailom neodíde a aplikácia to napíše.
Veľa adries v jednej správe – „Komu“ a „Kópia“ smú mať dohromady najviac tri adresy; skráťte zoznam a zvyšok pošlite zvlášť.
Vyčerpaný denný limit e-mailov – firma má strop odoslaných správ na deň, zvyšok vidíte v Nastavenia → SMTP. Ďalší deň sa počítadlo vynuluje, o navýšenie si povedzte podpore (Exporty a e-maily).
Prijímacia adresa pre pohyby – nepublikujte ju; pri úniku ju zrušte a vygenerujte novú (Bezpečnosť a príjem pošty).

Postup riešenia:

1) Overte aktívnu firmu.
2) Prečítajte červené/žlté hlásenie nad formulárom.
3) Otvorte Históriu akcií, či neprebehla konkurenčná zmena.
4) Skúste stránku obnoviť a akciu zopakovať.
5) Pripravte číslo dokladu a presný text chyby pre podporu alebo kolegu.